Информационные технологии в управлении организацией

         Управление  запасами. Всегда есть необходимость иметь запасы для обеспечения бесперебойного производства, исключения неудовлетворенного спроса. Однако превышение минимально необходимого объема запасов приводит к омертвлению средств, снижению оборачиваемости. Затраты на обеспечение запасов могут достигать 20-60% всех логистических издержек. Поэтому решение оптимизационной задачи достижения минимума затрат на обеспечение запасов при ограничениях объема запасов снизу, обеспечивающих бесперебойную работу – важнейшая функция логистического менеджмента.

         Управление  заказами включает сбор заказов, заключение и ведение договоров, определение сроков и условии поставок. Фактически обеспечение работы распределительной сети предприятия или логистических посредников. Затраты в этой деятельности не столь велики, но важность ее существенна, так как именно она определяет конечный уровень обслуживания потребителей.

         Операционный  менеджмент (управление производственными процедурами) – это комплекс мер по снижению затрат и повышению качества продукции, реализуемый в производстве путем управления потоками сырья и незавершенной продукции. При этом решаются частные задачи минимизации промежуточных запасов сырья и не завершенной продукции, прогнозирования потребности в сырье, сокращения производственного цикла и т.д.

         Ценообразование. Эта функция определяет уровень общих логистических издержек, составляющих базовую цену готовой продукции. Она определяется логистической стратегией фирмы-производителя. Важно, что отпускная цена для потребителей определится исходя из конъюнктуры рынка, уровня цен конкурентов, прогноза сбыта, т.е. уже не логистическими, а маркетинговыми факторами.

         Физическое  распределение  является комплексной функцией, предусматривающей все операции, связанные с движением готовой продукции в структурах торговых посредников и товаропроизводителей. Это – планирование распределения, управление реализацией заказов, обслуживание потребителей, транспортировка.

         Подбор тары и упаковки имеет большое значение для повышения рыночной привлекательности товара. Применение прогрессивных видов тары с улучшенными весогабаритными размерами снижает логистические затраты, типовая упаковка позволяет автоматизировать складские операции.

         Послепродажный  сервис обеспечивает возврат товаров некондиционного качества, а также снабжение запчастями и гарантий обслуживание и ремонт.

         Развитие  и формирование логистической  системы. Изменение условий рынка и организационной и финансовой политики предприятия ведет к необходимости постоянного совершенствования или даже пересмотра действующей логистической системы. Отсюда и соответствующая система автоматизации обязана быть открытой, гибко реагирующей на изменения.

         Выработка логистической стратегии предприятия в связи с рыночной политикой предприятия. Управляющий логистикой отвечает за контроль и исполнение стратегических планов предприятия по всей линейке товарного движения: направлениям закупки, транспортировки, складских запасов, продаж и т.д. А эти действия определяются

         рыночной стратегией предприятия.

         Администрирование и координация. Почти вся организационная Деятельность предприятия прямо или косвенно связана с логистикой. Поэтому служба логистики должна координировать деятельность других служб и подразделений, связанных с контролем наличия запасов и их движением, внутренним и внешним транспортом, управлением финансовыми потоками, размещением заказов.

         2. Связь логистического  менеджмента с  другими управленческими функциями

         Операционный  менеджмент. Взаимодействуя с производственным (операционным) менеджментом, логистика решает две группы задач.

         1. В области внутрипроизводственной  логистики – управление производственными запасами сырья, незавершенной и готовой продукцией в процессе производства, организация заказов на материалы в структурных подразделениях, управление технологическим транспортом, складским хозяйством и т.д.

         2. В области внешней  логистики – управление логистическими функциями, обеспечивающими снабжение и сбыт. К ней же относится группа логистических функций, обеспечивающих сервис и послепродажное обслуживание товаров и готовой продукции – доставка, сервисное и гарантийное обслуживание, обеспечение запчастями и комплектующими.

         Финансовый  менеджмент взаимодействует с логистикой по следующим аспектам.

         • Эффективность  логистических решений. Она оказывает  непосредственное влияние на объем  и оборачиваемость капитала фирмы, так как большая часть капитала вложена в материальные ресурсы и готовую продукцию.

         • Издержки во внешних  каналах. Они сопоставимы с себестоимостью продукции, а иногда и превышают ее. Поэтому важно объединить усилия логистического и финансового менеджмента в первую очередь для снижения затрат по закупке сырья и сбыту готовой продукции.

         • Именно в логистической  системе формируется первичная информация по дебиторско-кредиторской задолженности, которая используется далее в контуре бухгалтерского учета.

         • В контуре бухгалтерского учета выделяются и анализируются составляющие логистических издержек, знание которых необходимо для принятия управленческих решений.

         3. Основные принципы  построения информационной системы логистики предприятия

         • Полнота информации и пригодность ее для использования. Менеджер-логистик должен получать информацию в том виде, месте и с той полнотой, которые необходимы для обеспечения управления логистической системой.

         • Точность представления  данных. При предельно низких уровнях рентабельности (единицы процента), обусловленных высокой конкурентностью, даже погрешность 1% в оценке уровня запасов может иметь серьезные последствия.

         • Своевременность  информации. Как правило, в современных системах управления используется режим on line.

         • Проблемная ориентация. ИСЛП ориентируется именно на выявление  и уменьшение логистических издержек, экономию ресурсов, улучшение качества. Затраты на нее должны быть необходимы и достаточны именно для поставленных целей, не более того.

         • Адекватность и  адаптируемость. Циркулирующая в  ИСЛП информация, выходные формы должны полностью удовлетворять потребности  персонала и иметь возможность оперативно модифицироваться в случае необходимости.

         • Совместимость  по форматам данных. Это совершенно естественное общее требование, так  как ИСЛП является частью общей информационной системы предприятия.

         Управление  запасами. Функциональная область включает задачи, относящиеся к бизнес-процессу «Управление запасами»:

         • автоматизированное оформление документов с использованием сканера и штрих-кодов;

         • учет внешних документов – приходных накладных, накладных на возврат товаров поставщикам, накладных на возврат товаров от потребителей, входящих и исходящих счетов-фактур;

         • учет внутренних документов – приходных ордеров, актов согласования, документов на перемещение товаров  между складами, накладных на отпуск в подразделения или в производство;

         • учет ведомостей инвентаризации, формирование и учет актов списания недостач и оприходования излишков;

         • ведение единых карточек складского учета;

         • управление товарными  запасами на основании гибко настраиваемых  критериев;

         • разнесение накладных  расходов по товарам, хранящимся складах;

         • переоценка товаров  с помощью актов переоценки;

         • хранение истории  учетных цен по каждой партии товара, хранящейся на складе;

         • поддержка комплектов товара и учет актов на комплектацию и разукомплектацию товара;

         • партионный учет товаров на складе;

         • учет товаров на складе по месту хранения;

         • формирование товарных отчетов для последующей отработки  в бухгалтерском учете данных о внутренних перемещениях товаров;

         • формирование отчетов  о товарных запасах с детализацией по товарам, группам, партиям, складам и т.п.

         Управление  сбытом включает задачи, относящиеся к области «Управление сбытом»:

         • учет номенклатуры реализуемых товаров с детализацией по модификациям и упаковкам;

         • учет и контроль исполнения заказов от потребителей на товары и услуги;

         • учет и контроль исполнения договоров с потребителями;

         • учет цен реализации товаров и услуг с детализацией по модификациям, упаковкам и партиям, видам отгрузки, видам оплат и  складам, с которых отгружаются  товары;

         • формирование и  переформирование прайс-листов;

         • оформление счетов на оплату с учетом скидок, наценок  и на налогов, контроль их оплаты;

         • резервирование товаров  при оформлении счетов на оплату и снятие резерва;

         • оформление товарно-транспортных накладных и исходящих счетов-фактур для передачи их потребителям;

         • учет финансовых и  материальных трансакций по расчету  с потребителями в разрезе  лицевых счетов и договоров;

         • формирование товарных отчетов для последующей отработки  в бухгалтерском учете данных о реализации товаров;

         • формирование отчетов о деятельности, связанной с реализацией – сводных или детализированных по товарам, группам товаров, потребителям, лицевым счетам и т п.

         Тема 9. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ФИНАНСОВОМ МЕНЕДЖМЕНТЕ

         1. Организация финансового  менеджмента в  условиях рынка

         Ключевая роль финансовых ресурсов в экономике предприятий обусловливает необходимость выделения функций управления ими в самостоятельную сферу деятельности. В настоящее время организация подобной деятельности осуществляется в рамках специальной системы управления, получившей название финансовый менеджмент.

         Объектом  управления в данной системе выступают финансовые ресурсы и финансовые отношения между хозяйствующими субъектами, а также различными звеньями финансовой системы.

         Организационное обеспечение задает общую структуру системы управления финансами на конкретном предприятии, а также определяет в ее рамках функции и задачи соответствующих служб, подразделений и отдельных специалистов.

         Основу методического обеспечения финансового менеджмента составляет комплекс общеэкономических, аналитических и специальных приемов, методов и моделей, призванных обеспечить эффективное управление финансовыми ресурсами хозяйственного объекта.

         Центральным элементом  управляющей подсистемы (субъектом управления) финансового менеджмента является кадровое обеспечение, т.е. группа людей (финансовые директора, менеджеры и т.п.), которая посредством различных приемов и методов обеспечивает выработку и осуществление целенаправленных управляющих воздействий на объект.

         Программное обеспечение (ПО) управляющей подсистемы финансового менеджмента обеспечивает функционирование ее технического комплекса, решение функциональных задач и взаимодействие пользователей-специалистов с компьютером.