Форми бухгалтерського обліку

     Щодо  контролю відповідності аналітичного обліку рахункам синтетичного обліку, то ця відповідність забезпечується за допомогою оборотних та сальдових відомостей. Сума записів за синтетичним рахунком має збігатися із підсумками оборотної відомості за його аналітичними рахунками. Якщо в регістрах бухгалтерського обліку поєднані дані синтетичного й аналітичного обліку (наприклад, у деяких журналах-ордерах і відомостях), то процедура контролю стає зайвою, оскільки підсумки аналітичних рахунків і синтетичного збігаються, тобто є однаковими. Перевіркою правильності облікових записів та виправленням допущених помилок завершується процедура облікової реєстрації. Зведені дані облікових регістрів використовують для складання звітності з метою здійснення контролю й  економічного аналізу.

     При заповнені облікових регістрів можливі помилки. Помилки виникають з різних причин: внаслідок втоми недбалості працівника,несправності облікового пристрою або комп'ютера. Однак у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчищення й необумовлені виправлення не дозволяються. А в документах, якими оформлено касові, банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються, документ оформляють заново.

     Помилки можуть бути локальні перекручування інформації тільки в одному обліковому регістрі (наприклад, неправильно поставлена дата) і транзитні — помилка автоматично проходить через декілька облікових регістрів, наприклад, перекручування запису будь-якої суми в журналі реєстрації операцій веде до помилок на рахунках, в оборотній відомості й балансі. Найчастіше помилки трапляються в тексті операцій, тоді вони призводять до неправильної кореспонденції рахунків бухгалтерської проводки. Помилки часто трапляються при записах сум. Записавши суму в дебет одного рахунка, бухгалтер забуває записати  її в кредит другого рахунка і навпаки. Інколи, записавши суму до журналу, він забуває рознести її за бухгалтерськими рахунками. Інколи, записавши суму в регістри синтетичного обліку, бухгалтер забуває про аналітичний облік. Цю групу помилок можна легко проконтролювати шляхом правильного ведення методу подвійного запису.

     Усі допущені помилки необхідно своєчасно  виявити та належним чином виправити. Якщо в результаті перевірки виявлено помилку, то необхідно з'ясувати  величину помилки, її місце (за дебетом чи кредитом відповідного рахунка), встановити об'єкти, де помилки є найбільш імовірними, порівняти дані взаємозв'язаних регістрів.

     Порядок виправлення помилок залежить від  їхнього характеру і часу виявлення. Чинним Положенням про документальне  забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88, передбачено виправлення помилок такими способами: коректурним, "червоним сторно" і додаткових записів. Кожен із цих способів використовують для виправлення певного виду помилок.

     Коректурний спосіб виправлення помилок полягає в тому, що неправильний запис закреслюється однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильну суму або текст. Виправлення помилки має супроводжуватися надписом "Виправлено" і підтверджене підписом у документі особи, що підписала документ, в обліковому регістрі особи, що зробила виправлення із зазначенням дати. Цей спосіб може застосовуватися тоді, коли ще не складено бухгалтерські проводки і звіти, тобто це в основному арифметичні помилки й описки.

       Спосіб "червоне сторно" полягає в тому, що неправильний бухгалтерський запис роблять повторно в тій самій кореспонденції  рахунків, що і помилковий запис, але червоним кольором, що означає від'ємні числа. У цьому випадку суми, записані червоним чорнилом, віднімаються (анулюються). Одночасно звичайним чорнилом роблять другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків і суми. У результаті одержують правильне відображення операції в обліку. При комп'ютерній обробці даних суму "червоного сторно" беруть у дужки або рамку. Виправлення помилок способом "червоного сторно" супроводжують оформленням бухгалтерської довідки, в якій робиться посилання на номер і дату помилкового запису, що підлягає виправленню, а також документа, який став підставою такого виправлення. У практиці облікової роботи даний спосіб використовують у випадках коли допущено помилку в кореспонденції рахунків, записана операція повністю не відбулася, відображена в регістрах сума господарської операції більша, ніж фактичний розмір її виконання.

     Спосіб  додаткових записів застосовують у тих випадках, коли бухгалтерську кореспонденцію рахунків складено правильно, але в меншій сумі, ніж фактично виконана господарська операція. Для виправлення такої помилки необхідно додатково провести дану операцію на різницю між правильною і помилковою (проведеною) величиною. Додаткові записи використовують при коригуванні планових показників (незавершеного виробництва, собівартості виготовленої і реалізованої продукції тощо) до рівня її фактичного значення, коли Фактичні показники перевищують планові. Кожен із розглянутих способів виправлення помилок забезпечує правильне відображення економічної сутності господарських операцій, сприяє здійсненню контролю й отриманню достовірної облікової інформації для потреб управління. 

      РОЗДІЛ 2

ХАРАКТЕРИСТИКА  ОСНОВНИХ ФОРМ БУХГАЛТЕРСЬКОГО  ОБЛІКУ

2.1  Журнал-головна форма обліку

       Журнал - головна форма обліку рекомендована  для застосування в бюджетних  установах наказом ДКУ №68 від 27.07.2000 р., яким затверджено «Інструкцію про форми меморіальних ордерів бюджетних установ і порядок їх складання». Цим наказом визнано такого, що не застосовується в Україні у частині меморіальних ордерів, Інструкцію з бухгалтерського обліку в установах і організаціях, що фінансуються з Державного бюджету СРСР, затверджену наказом МФ СРСР від 10.03.1987р. №67. Цією інструкцією користувалися бухгалтери бюджетних установ України багато років. Нова інструкція про форми меморіальних ордерів передбачає використання у бюджетних установах 15 основних меморіальних ордерів у формі накопичувальних відомостей, кожна з яких мас спеціальне призначення і специфічну будову, та одного меморіального ордера типової форми, призначеного для оформлення інших операцій, які не охоплені основними меморіальними ордерами [12, с.32].

       Дана  форма обліку – різновидність  синхронної форми бухгалтерського  обліку, де хронологічний і систематичний  записи збігаються в часі й місці  їх відображення. Це робить її, компактною, простою і наочною [18, с.45].

       Розглянемо  склад, будову та призначення  на прикладі одного меморіального ордера, дані по інших ордерах наведено в додатку А. Меморіальний ордер № 1 «Накопичувальна відомість за касовими операціями» типової форми (т. ф.) № 380 (бюджет) застосовується при обробці звітів касира з метою систематизації дебетових і кредитових оборотів у касі за поточний місяць. Кожен звіт касира заноситься в накопичувальну відомість одним рядком за відповідними кореспондуючими рахунками як за дебетом, так і за кредитом відповідних субрахунків рахунка 30 «Каса». При цьому для кожного виду іноземної валюти складається окремий меморіальний ордер з додатковими номерами (№ 1-1, № 1-2, № 1-3 і т. ін.), записи до яких здійснюють у два рядки (перший —в іноземній валюті, а другий — в національній валюті). Підсумки меморіального ордера переносяться у Журнал-головну книгу, але при цьому обороти і надходження грошей в касу з реєстраційних (спеціальних реєстраційних, поточних) рахунків та з внесення готівки з каси наці рахунки виключаються, тому що вони відображаються також у меморіальних ордерах № 2 або №3 і звідти заносяться у Журнал-головну книгу.

       Журнал-головна  форма обліку застосовується в централізованих  бухгалтеріях установ освіти, культури, охорони здоров’я, у профтехучилищах, органах законодавчої та виконавчої влади, дослідних установах АМН України тощо. Ця форма обліку багато в чому подібна до меморіально-ордерної, тому її часто вважають різновидом або спрощеним варіантом останньої, з чим важко погодитися. Суттєва відмінність Журнал-головної форми обліку від меморіально-ордерної полягає у суміщенні хронологічного і систематичного записів на синтетичних рахунках (субрахунках 1-го порядку) в одному процесі і в одному обліковому регістрі — Журнал-головній книзі.

       Суть  меморіально-ордерної форми полягає  в тому, що на підставі первинних  документів складають меморіальні  ордери, в яких вказують кореспонденцію рахунків за здійсненою операцією та її суму з обов’язковим посиленням на документ, що служить підставою для записів. Меморіальні ордери складають на спеціальних бланках або безпосередньо в документі, якщо на ньому відтворена форма ордера.

       Ця  форма обліку передбачає подальшу реєстрацію меморіальних ордерів у реєстраційному журналі, де ведеться хронологічний облік господарських операцій. Аналітичний облік ведеться в регістрах аналітичного обліку, за даними яких складається оборотна відомість за аналітичними рахунками. Синтетичний облік ведеться у Головній книзі, на основі якої складається оборотна відомість за синтетичними рахунками, бухгалтерський баланс та інші звітні форми приклади документів наведено в додатку Б.

       Схему меморіально-ордерної форми бухгалтерського  обліку подано на рис. 2.1.

                                         Накопичувальні відомості

                                                                                                                   Регістри

Реєстраційний                   Меморіальні ордери                                   аналітичного

                                                                                                                     Обліку

                                                Головна книга 

                                          Оборотна відомість за                            Оборотні відомості

                                          синтетичними рахунками                          за аналітичними 

                                                                                                                    рахунками

                                                        Баланс  

Рис. 2.1 Схема меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку.

При застосуванні журнальної форми обліку усувається дублювання  і паралелізм у відображенні господарських операцій, тут зменшується кількість застосовуваних реєстрів, що забезпечує скорочення витрат часу на ведення бухгалтерського обліку [13, с.11].

2.2 Спрощена форма обліку 

       Згідно  затвердженими Міністерством Фінансів методичними рекомендаціями із застосування регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами які призначені для ведення обліку суб’єктами малого підприємництва-юридичними особами, які мають право ведення спрощеного обліку доходів і витрат тобто  ті підприємства, які підпадають під критерії п. 154.6 ПКУ (для яких на період з 01.04.2011 р. до 01.01.2016 р. установлені податкові канікули) та які не зареєстровані платниками ПДВ [1, с.1].

       Коментований  наказ визначає систему регістрів, порядок і спосіб реєстрації та узагальнення інформації в них без застосування подвійного запису для складання Спрощеного фінансового звіту.

       Документування  господарських операцій може здійснюватися  як з використанням типових і  спеціалізованих форм первинних  документів, так із використанням самостійно виготовлених бланків (із зазначенням обов’язкових реквізитів документа).

       Обсяги  господарських операцій відображаються у регістрах в гривнях (з копійками), а операції в іноземній валюті – в гривнях, шляхом перерахування суми в іноземній валюті на дату здійснення операції (хоча про копійки не згадано, вважаємо що такі операції мають теж показуватися в гривнях з копійками).

       Підприємства  самостійно обирають періодичність  складання регістрів. Варіантів  два: місяць або квартал залежно від обсягу господарських операцій.

       Систематизація  господарських операцій здійснюється в:

• Журналі 1-мс обліку активів;
• Журналі 2-мс обліку капіталу і зобов’язань;
• Журналі 3-мс обліку доходів;
• Журналі 4-мс обліку витрат.

       Інформація  з Журналів 1-мс і 2-мс використовується для складання Балансу (ф. N 1-мс), а з Журналів 3-мс і 4-мс - Звіту про фінансові результати (ф. N 2-мс) Спрощеного фінансового звіту.

       За  потреби можуть використовуватися додаткові відомості обліку господарських операцій, затверджені коментованим наказом (для обліку: необоротних активів, нарахування амортизації, обліку розрахунків з постачальниками, розрахунків з працівниками та обліку витрат на ремонт та поліпшення основних засобів) або ж самостійно виготовлені.