Аудит виробничих запасів

2.3. Процедури  аудиту

 

Аудит представляє собою  сукупність дій аудитора. Такі дії  аудитора називаються аудиторськими процедурами.

Щоб скласти висновок про фінансово-майновий стан клієнта, аудитор повинен визначити конкретні цілі проведення аудиту, досягнення яких дасть йому можливість підтвердити або спростувати (виявити неузгодженість) фінансові документи клієнта. Конкретні цілі аудиту можуть бути сформульовані по-різному. Одним із можливих варіантів представлення цілей аудиту може бути такий:

• наявність і можливість виявлення викривлень;

— повнота відображення інформації;

— своєчасність відображення інформації;

— права і відповідальність;

— процеси інтерпретації  та її розподіл;

— претензійні відносини.

Встановивши конкретні  цілі аудиту, аудитор прагне одержати докази на користь кожної конкретної цілі перевірки або всупереч їй. Таким чином, аудитор визначає процедури, які дають йому можливість підтвердити конкретні цілі перевірки і підготувати позитивний висновок або виявити неузгодженість фінансових документів.

У загальному вигляді аудиторські процедури  можуть бути класифіковані таким чином:

— розуміння бізнесу, його організації, галузі, у якій здійснюється діяльність підприємства;

— вивчення і аналіз інформації про діяльність підприємства в цілому;

— вивчення форм і методів  обліку, оцінювання впливу законодавчих змін на стан обліково-аналітичного процесу;

— визначення стану об'єкта в натуральному, вартісному вираженні;

— контроль процесу відображення деяких операцій в обліку (первинні документи, аналітичні, синтетичні та звітні документи);

- розгляд питань минулих  років;

- огляд звітів керівництва  підприємства і проміжних звітів;

- аналіз важливих змін  в облікових процедурах;

- оцінка праці внутрішніх аудиторів.

Виконання процедур аудиту дає аудитору впевненість у тому, що робота буде виконана в повному  обсязі незалежно від розмірів підприємства і виду його діяльності.

Аудитор одержує аудиторські  докази, застосовуючи одну або декілька із зазначених нижче процедур: перевірку, спостереження, опитування і підтвердження, підрахунок та аналітичні процедури. Термін таких процедур частково залежатиме від часу протягом якого потрібні аудиторські докази.

Перевірка включає вивчення бухгалтерських реєстрів та документів або матеріальних активів. Перевірка бухгалтерських реєстрів та документів дає аудиторські докази різного рівня надійності, залежно від їхнього характеру і джерела отримання та ефективності засобів внутрішнього контролю підприємства. До трьох основних категорій документальних аудиторських доказів, які мають для аудитора різний рівень надійності, належать: документальні аудиторські докази, що здійснені та зберігаються у третіх осіб; документальні аудиторські докази, які виконані та зберігаються на підприємстві.

Перевірка виробничих запасів  забезпечує надійні аудиторські  докази щодо їх наявності, але не завжди стосовно права власності на них  та правильності відображення  їх вартості.

Спостереження – це нагляд з боку аудитора за процесом або  процедурами, які виконуються іншими особами, наприклад, спостереження за підрахунком товарно-матеріальних запасів працівниками підприємства або виконання процедур контролю, після яких не залишаються ознаки їх проведення.

Опитування – це пошук  інформації, котру можна отримати від обізнаних осіб на підприємстві або поза його межами. Опитування може варіюватись: від формальних письмових запитів, адресованих третім особам, до неформального усного опитування працівників підприємства. Відповіді можуть дати аудиторові інформацію, якою він раніше не володів, або підтверджувальні для аудитора докази.

Підтвердження полягає  в отриманні аудиторами підтверджувальної  інформації відносно того, що міститься  в бухгалтерських реєстрах.

Підрахунок полягає  в перевірці арифметичної точності первинних документів та реєстрів обліку або у самостійному проведенні підрахунків.

Аналітичні процедури  – це аналіз найважливіших показників і співвідношень, включаючи підсумкове дослідження відхилень і взаємозв’язків, які суперечать іншій інформації, що стосується цієї справи, або відхиляються від показників, які очікуються.

Використання аналітичних  операцій грунтується на сподіванні, що між даними існує певний взаємозв’язок  і що він продовжує зберігатись  у разі відсутності доказів протилежного. Наявність цих зв’язків забезпечує аудиторські докази щодо повноти, точності та достовірності даних, які створені системою обліку. Однак довіра до результатіваналітичних процедур залежить від оцінки аудитором ризику того, що аналітичні процедури можуть виявити саме ті взаємозв’язки, що й очікувалися, хоч насправді може мати місце істотне викривлення фінансової звітності.

Основні прийоми аналітичних  процедур: процентні порівняння, коефіцієнтний  аналіз фінансового стану підприємства, балансовий метод. Так, в процесі проведення перевірки аудитор застосовує наступні аналітичні процедури:

* порівняння фактичних  показників бухгалтерської звітності  з плановими (кошторисними) показниками  певного економічного суб'єкта – при цьому аудитор повинен оцінити методику планування, яку використовує економічний суб'єкт та переконатись, що клієнт не змінив бухгалтерських показників звітного періоду у відповідності з плановими показниками;

* порівняння фактичних  показників бухгалтерської звітності  з прогнозними показниками, самостійно визначеними аудитором, - при цьому аудитор будує свої думки на підставі тенденцій, що склались;

* порівняння показників  бухгалтерської звітності і пов'язаних  з ними відносних коефіцієнтів  звітного періоду з нормативними значеннями, що встановлюються діючим законодавством або самим економічним суб'єктом, - при цьому аудитор здійснює розрахунок і аналіз відносних показників поточного періоду; зіставлення і аналіз змін відносних показників, розрахованих для того ж економічного суб'єкта в різні періоди; порівняння змін декількох видів відносних показників;

* порівняння показників  бухгалтерської звітності з середньо-галузевими даними – при цьому аудитор повинен врахувати, що галузеві дані є середніми значеннями і можуть бути (особливо в перехідний період розвитку економіки) такими, що не відповідають показникам даного економічного суб'єкта;

* порівняння показників  бухгалтерської звітності з небухгалтерськими  даними (даними, що не входять  до бухгалтерської звітності); при  цьому аудитор повинен переконатись в точності небухгалтерських даних, що використовуватиме;

* аналіз змін протягом  певного часу показників бухгалтерської звітності і відносних коефіцієнтів, пов'язаних з ними: при цьому здійснюється просте порівняння статей бухгалтерського балансу і аналіз їх різких змін; аналіз змін, статей у порівнянні зі змінами інших статей. Аудитору слід переконатись в ідентичності методики визначення окремих статей в балансах, що порівнюються. Застосування аналітичних процедур регламентується національним нормативом № 16 "Аналітичні операції". Останнім рекомендується аналітичні операції використовувати:

* щоб допомогти аудитору  при плануванні характеру, часу  і розміру інших аудиторських  процедур;

* як процедури перевірки  на суттєвість, коли їх використання  може бути більш ефективним або продуктивним, ніж тести деталей з метою скорочення ризику невиявлення по окремих твердженнях фінансової звітності підприємства;

* як остаточний (заключний)  огляд фінансової звітності підприємства на стадії завершення аудиту.

 

3.2 Методика проведення аудиту виробничих запасів.

 

Запаси визнаються активом, якщо існує ймовірність того, що підприємство отримає в майбутньому  економічні вигоди, пов’язані з  їх використанням, та їх вартість може бути достовірно визначена.

Основними завданнями аудиту виробничих запасів є:

• перевірка збереження цінностей;
• контроль за дотриманням норм витрат матеріалів і встановлених норм запасів;
• перевірка правильності оцінки і раціонального використання матеріалів у виробництві;
• аналіз стану обліку і внутрішнього контролю за рухом матеріалів.

Основними джерелами  інформації аудиту виробничих запасів  є:

• товарно-транспортні накладні, вимоги, накладні, лімітно-забірні картки;
• супроводжувальні та розрахунково-платіжні документи постачальників, доручення, журнали реєстрації доручень;
• митні декларації;
• акти приймання матеріалів (якщо якість і кількість матеріалів, що надійшли на склад, не відповідає даним супроводжувальних документів або матеріали надійшли без документів);
• документи, що обгрунтовують купівельну ціну та первісну вартість запасів;
• матеріали інвентаризації (накази про проведення інвентаризацій, інвентаризаційні описи, акти результатів контрольних перевірок цінностей, письмові пояснення матеріально-відповідальних осіб, протоколи засідань інвентаризаційних комісій);
• розрахунки природних втрат, акти псування;
• картки складського обліку (за кожним номенклатурним номером);
• матеріальні звіти;
• журнал-ордер №5;
• Головні книги;
• баланси підприємства та форми звітності.

Необхідними умовами  збереження товарно-матеріальних цінностей є правильна організація складського господарства та контроль пропускної системи на підприємстві, а також забезпечення необхідними кадрами служб матеріально-технічного постачання та збуту продукції.

У ході аудиту необхідно  перевірити існування у відділі кадрів підприємства документації з питань підбору, прийому на роботу та звільнення матеріально-відповідальних осіб (зав. складами, експедиторів та інших). За даними трудових книжок та особових справ необхідно встановити, чи не призначаються на ці посади особи, які мають непогашені судимості за корисливі злочини, чи погоджувалось їх призначення з головним бухгалтером підприємства. Далі слід встановити, чи укладені з такими працівниками письмові договори про повну матеріальну відповідальність.

Договори про повну матеріальну відповідальність, згідно зі статею 135-1 КЗпП, мають бути укладені з усіма працівниками (які досягли 18 р.), які займають посади або виконують роботи, безпосередньо пов’язані із зберіганням, обробленням, продажем, перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей. Перелік таких посад і робіт може бути визначено у колективному договорі.

У ході аудиту слід перевірити, чи надаються щорічні відпустки  матеріально-відповідальним особам, чи проводиться інвентаризація цінностей під час передачі їх особам, які тимчасово замінюють матеріально-відповідальних осіб.

У разі спільного виконання  працівниками окремих видів робіт, коли неможливо розмежувати матеріальну  відповідальність кожного, згідно зі статтею 135-2 КЗпП власник або уповноважений ним орган за погодженням з профспілковим комітетом підприємства може встановити колективну (бригадну) матеріальну відповідальність. У цьому випадку письмовий договір укладається між підприємством і всіма членами колективу (бригади).

Аудитору слід перевірити, чи визначено на підприємстві коло посадових осіб, які мають право  підписувати документи на отримання  та відпуск матеріалів зі складів, видачу дозволів на вивіз матеріальних цінностей  з території підприємства, чи дотримується чинний порядок видачі доручень та отримання за ними матеріальних цінностей.

Бланки доручень є  документами суворої звітності, тому аудитору слід перевірити порядок  отримання, зберігання і обліку бланків  доручень, як документів суворої звітності. Під час оприбуткування бланків доручень слід вказувати місце зберігання, нумерацію, їх кількість та вартість.

Заповнюючи типовий  бланк доручення, обов’язково вказують строк його дії (10 днів). Доручення завжди повинно мати номер і дату видачі, повну назву і поштову адресу споживача товару, а потім – платника.

Доручення видається  конкретній фізичній особі, яка має  право на отримання товару. В ньому  вказується дані паспорту особи, якій видається доручення. Отримуючи  цінності, представник разом з  дорученням повинен подати паспорт. Уповноваженому працівникові покупця, який має прострочене доручення товарно-матеріальні цінності не видаються.

У доручення виписуються  повна назва постачальника, і  назви, номери і дати видачі документів, за якими отримують товар.

Зворотній бік доручення повинен містити перелік товарно-матеріальних цінностей, які отримує представник покупця, з їх нумерацією по порядку, повною назвою кожного товару, одиницею його виміру та кількістю прописом. Доручення підписує особа, яка повинна отримати товар. Підпис цієї особи завіряється керівництвом підприємства-покупця і відбитком печатки.