Анализ деятельности предприятия и разработка предложения по автоматизации работы менеджера по снабжению

Для создания хорошей системы автоматизации документооборота необходимо построить информационную модель предприятия («как должно быть»).

Рис. 2. Информационная модель предприятия

В связи с внедрением системы автоматизации, у сотрудников появятся новые функции и обязанности расписанные в таблице 6.

Таблица 6.

Новые функции менеджера по сбыту

Система будет включать 2 компьютера и 1 сервер, на котором будет храниться вся информация, с компьютеров товароведов  будут вестись базы данных, а на компьютеры товароведов выводиться необходимая для них информация. Товароведы будут вводить в базу данных информацию о поступлении товаров, а заведующие секцией – о реализованном товаре.

Система должна выполнять следующие функции:

1)     Сохранение документов.

2)     Вывод данных по указанным поставщикам.

3)     Поиск документов по ключевым словам и номерам договоров.

4)     Защищать данные от несанкционированного копирования (установление системы паролей: для каждого конкретного пользователя – свой пароль).

Система будет содержать 4 базы данных:

1.      База данных по поставщикам (Основные реквизиты, номер договора)

2.      База данных по поступившим товарам

3.      База данных по реализованным товарам

4.      База данных остатков по позициям товара.

В каждой базе данных должен быть организован поиск по строкам, номеру договора, виду страхования, фамилии клиента. Базы данных должны содержать по 500 строк каждая. В базы данных должна заносится информация по мере ее поступления. Удалением баз данных  может заниматься только  товаровед.

Как и в любой системе человек задает задачи, а система их выполняет. В список задач системы будет входить:

1.      Вывод всех данных

2.      Поиск документов

3.      Сохранение документов на сервере

Перечень автоматизированных рабочих мест:

1. Товаровед – 2 места
2. Заведующий секцией – 2 места

Среди предложенного на рынке программного обеспечения выбор пал на программу «Бизнес Люкс», так как она проста в обращении и более выгодна с позиции цены для предприятия. Данный программный продукт  включает в себя:

1)     Подсистема управления финансами

2)     Подсистема управления расчетами по договорам

3)     Подсистема управления персоналом

4)     Подсистема бухгалтерского учета

5)     Подсистема управления материальными ресурсами

Нас в основном интересует последняя подсистема, так как именно эта подсистема управления материальными ресурсами  автоматизирует управление запасами, позволяя вести складской учет материальных ценностей, учет фактического движения материалов.

При введении данной автоматизации в действие понадобиться 2 пользователя (снабженцы) и системный администратор для настройки, обслуживания системы, обучения пользователей, работы с поставщиками программного обеспечения (в дальнейшем ПО).  Требуется провести следующие работы:

-         приобретение необходимого ПО;

-         проведение необходимых кабелей для включения компьютеров в сеть;

-         установка ПО на компьютер;

-         настройка ПО;

-         обучение системного администратора поставщиками ПО;

-         обучение системным администратором пользователей;

-         формирование базы данных наработанных за время работы без автоматизированной системы (с начала отчетного периода).

При работе с компьютером снабженец при формировании отчета выбирает из списка необходимые материалы и распечатывает необходимые данные.

Предполагается установить на три рабочих места новое программное обеспечение обслуживанием, которого будет заниматься системный администратор.

С учетом всего выше сказанного представим схему расположения техники и ПО (приложение 5), и  информационную модель предприятия с наложенной схемой информационной системы (приложение 6).

СРОКИ И ЭТАПЫ АВТОМАТИЗАЦИИ, ОЦЕНКА ЗАТРАТ НА АВТОМАТИЗАЦИЮ

Для внедрения системы необходимо:

1. Локальная сеть – 100 у.е.
2. 3 компьютера, которые необходимо приобрести –3*1000 у.е.
3. Сама программа автоматизации "Бизнес Люкс" - 300 у.е.

Всего получается 3400 у.е.

Для реализации программы автоматизации требуется выполнить работы, перечень и стоимость которых представлен в таблице 7.

Таблица 7.

Перечень работ проводимых при автоматизации предприятия

В итоге получаем сумму 3660 долларов, что на  05.05.03 по курсу ЦБ составляет:

3660*32=117120 руб.

Данные по этапам и срокам представим в таблице 8.

              На основании таблицы предложений по срокам и этапам автоматизации составим сетевой график внедрения информационной системы, данные представлены в таблице 9.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Товароведы заинтересованы в автоматизации их работы и всячески стараются ускорить этот процесс, так как данный программный продукт позволит автоматизировать и упростить труд товароведов. В туже очередь обеспечит оперативность получения информация,  как для снабженцев, так и для сбытовиков, что позволит им более оперативно принимать управленческие решения.

Затраты на автоматизацию, а именно на внедрения ПО «Бизнес-люкс», не столь велики для предприятия, они составляют около 117120 рублей. Основным источником для финансирования предполагается использовать свободные денежные средства предприятия.

Использованная литература

1. Управление персоналом организации: Учебник/Под ред. А.Я. Кибанова.-2-е издание.,доп. и перераб.- М.: ИНФРА-М, 2002.

2.      Б.З. Мильнер. Теория организаций. Москва, ИНФРА-М,1998.

3.      Методические материалы по дисциплине «Экономический анализ», УДГУ, Ижевск.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1.

Информационная модель предприятия

  материальные потоки;

информационные потоки.

Приложение 2.

Схема расположения техники и программное обеспечение

Приложение 3.

Таблица 9.

Этапы и сроки автоматизации предприятия