Виды делового общения

    Эмоции  и чувства  мы легко передаем без  слов. Без  слов мы можем попросить  исполнить  несложные действия, например, подозвать  кого-нибудь. Передача же сложной информации, равно как  и выполнение совместной непростой  работы, требует общения  при помощи слов.

    Словесное общение  опирается на язык и грамматику и  может заключаться как в  устной, так и письменной речи.  

    Свои  чувства  и эмоции мы можем передавать без  слов. Невербальный язык используется и при словесном общении, и  с его помощью мы подтверждаем, поясняем или опровергаем передаваемую словесным путем информацию; передаем информацию сознательно или бессознательно; выражаем свои эмоции и чувства; регулируем ход разговора; контролируем и воздействуем на других лиц; восполняем недостаток слов.

    Разговаривая  с партнером, мы видим его мимику, жесты, которые нам говорят, что  действительно думает и чувствует  наш собеседник. Невербальный язык помогает нам составлять более четкое и адекватное мнение о партнере: так, постукивание пальцами по рукоятке кресла свидетельствует о нервном  напряжении, а сжатые в замок руки – о закрытости.

    В общении приходится не только излагать свою точку зрения письменно или  устно, но и воспринимать мнения других людей. При этом часто именно умение воспринимать чужую точку зрения и показать собеседнику, что его  поняли, становится критичным для  организации конструктивного диалога.

    При получении  информации на ней следует  сконцентрироваться, интерпретировать, оценить и выделить смысл, чтобы  затем его воспринять. Воспринятый  смысл полезно перефразировать  собеседнику как сигнал того, что  мы его поняли и ему нет необходимости излагать свою мысль еще раз. Только после этого в рамках конструктивной беседы целесообразно сообщить собеседнику, что в его идее мы поддерживаем, в чем сомневаемся и с чем  решительно не согласны.

    Противоречивые  сообщения часто идут по вербальным и невербальным каналам одновременно. Мимика, положение и разворот тела, тон голоса, жесты – все это  подтверждает или опровергает вербальное сообщение. В случае возникновения  противоречия доверять следует невербальным сигналам.    

      В деловом общении  чуть менее половины времени приходится на слушание, немного менее трети  – на высказывание своих мыслей и одна четвертая – на чтение и составление документов.  

  

  

  

    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.Структура  и функции общения 

      К структуре  общения можно  подойти по-разному, в данном  случае будет охарактеризована  структура путем выделения в   общении 

    трех  взаимосвязанных  сторон: 

    1)коммуникативной, 2)интерактивной и 3)перцептивной. 

    I.Коммуникативная сторона общения (или коммуникация в узком смысле слова) состоит в обмене информацией между общающимися индивидами. 

    II.Интерактивная сторона заключается в организации взаимодействия между общающимися индивидами (обмен действиями). 

    III.Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия и познания друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.

    Употребление этих терминов условно.  

    I.Коммуникативная сторона общения: 

    В коммуникативном общении выделяют три функции:

    1)информационно-коммуникативная, 2)регуляционно-коммуникативная, 3)аффективно-коммуникативная. 

    Во время акта общения имеет место не просто движение информации, а взаимная передача закодированных сведений между двумя индивидами – субъектами общения. Следовательно, имеет место обмен информацией. Но люди при этом не просто обмениваются значениями, они стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно лишь в том случае, если информация не только принята, но и осмыслена.

    В условиях человеческой коммуникации могут  возникать коммуникативные барьеры. Они носят социальный или психологический  характер.

    Сама  по себе исходящая от коммуникатора  информация может быть побудительной (приказ, совет, просьба – рассчитана на то, чтобы стимулировать какое-либо действие) и констатирующей (сообщение  – имеет место в различных  образовательных системах).

    Для передачи любая информация должна быть соответствующим образом закодирована, т.е. она возможна лишь посредством  использования знаковых систем.

    Самое простое деление средств коммуникации на:

    1)вербальные                     и                    2)невербальные,

      использующие разные знаковые  системы. 

1)Вербальная коммуникация.

Использует  в качестве таковой человеческую речь. Речь является самым универсальным  средством коммуникации, поскольку  при передаче информации посредством  речи менее всего теряется смысл  сообщения.

Модель  вербального коммуникативного процесса включает 5 элементов:

* КТО? (передает  сообщение) – Коммуникатор

* ЧТО? (передается) – Сообщение (текст)

* КАК? (осуществляется  передача)– Канал

* КОМУ? (направлено сообщение)– Аудитория

* С КАКИМ  ЭФФЕКТОМ?– Эффективность. 

    Можно выделить три позиции коммуникатора во время коммуникативного процесса:

* открытая (открыто объявляет себя сторонником излагаемой точки зрения);

* отстраненная (держится, подчеркнуто нейтрально, сопоставляет противоречивые точки зрения);

* закрытая (умалчивает о своей точке зрения, скрывает ее).

    В современной коммуникации принято  выделять 3 вида речевых актов, в зависимости от ожидаемой реакции адресата:

    1)вопросы              2)побуждения            и                            3)сообщения 

    Если  со стороны собеседника не предполагается никакой реакции, кроме "принятия к сведению" информации, то высказывание принадлежит к классу сообщения. Они должны формулироваться ясно, кратко, быть правдивыми.

    Если  ожидаемой реакцией на реплику является какое-то действие вне рамок диалога, то говорящий побуждает речью. Особенностью деловых взаимоотношений является то, что приказы, распоряжения отдаются вежливым тоном. Лучше использовать такой вид побуждения, как просьба, совет.

    Высказывание, направленное на то, чтобы получить ответ (вербальную реакцию), относится  к классу вопросов. В зависимости  от установки говорящего различают  собственно вопросы (спрашивающий сам  не знает правильного ответа) и  т.н. "учительские" вопросы (говорящий  хочет проверить адресата речи).

    Любое утверждение, особенно категорическое, вызывает дух противоречия. Если придать  сообщению форму вопроса, то можно  смягчить, нейтрализовать протест собеседника. Вопросная форма снижает вероятность  спора, конфликта в служебном  общении.

    Вопросы позволяют деловому человеку направить  процесс передачи информации в нужное русло, перехватить и удержать инициативу, активизировать слушателя. На основе этих функций выделяют

    5 типов вопросов:

    1. "Закрытые" - это вопросы, на которые можно ответить "да" или "нет". Доверие собеседника можно завоевать, задавая в начале контакта вопросы, требующие утверждения "да". "Закрытые" вопросы лишают другого высказать свое мнение, им нельзя злоупотреблять.

    2. "Открытые" вопросы требуют какого-либо объяснения, задаются для получения дополнительных сведений, выяснения реальных мотивов. Они начинаются словами "Что, кто, как, сколько, почему, каково ваше мнение ..." 

    3. Риторические не требуют ответа, их цель - вызвать новые вопросы, указать на нерешенные проблемы, обеспечить поддержку позиции говорящего путем молчаливого одобрения. 

    4. Вопросы для обдумывания вынуждают размышлять, комментировать сказанное, вносить поправки в изложенное. 

    5. Переломные вопросы удерживают беседу в строго установленном направлении или поднимают новые проблемы, переключают на другое. 

2)Невербальная коммуникация

    Установлено, что в процессе взаимодействия людей 60-80% коммуникации осуществляется путем  применения невербальных выражений. Они  развиваются как общественные знаки  коммуникации, хотя некоторые элементы, составляющие их, врожденны. Жесты и  мимика, позы наделены семантико-экспрессивной  окраской, подчиняются этическим  нормам. В условиях служебного взаимодействия тональность невербального поведения  должна оставаться нейтральной. Чрезмерная жестикуляция при деловом разговоре  может быть расценена как проявление фамильярности.

Невербальные  выражения делятся  на четыре группы: 

    1. Экстра- и паралингвистические - различные околоречевые добавки, придающие общению определенную смысловую окраску: тип речи, интонирование, паузы, смех, покашливание и т.д.

    2. Оптико-кинетические - это то, что человек "прочитывает" на расстоянии: жесты, мимика, пантомимика.

    1)Жест – это движение рук или кистей рук, они классифицируются на основе функций, которые выполняют:

* коммуникативные (заменяющие речь)

* описательные (их смысл понятен только при  словах)

* жесты,  выражающие отношение к людям,  состояние человека.

    Одни  жесты являются произвольными (ритмические, указательные и т. п.), другие - обусловлены  импульсами подсознания.

    2)Мимика – это движение мышц лица.

    Владение  мимикой, умение передавать эмоции (радость, гнев, удивление, отвращение, страх, грусть ...) является профессиональным требованием  для менеджеров, политиков, педагогов, всех, работающих с людьми. Считается, что наиболее экспрессивны - рот, губы.

    3)Пантомимика (кинесика) – совокупность жестов, мимики и положения тела в пространстве (позы).

    4)Проксимика - организация пространства и времени коммуникативного процесса). 

Выделяют  четыре основные дистанции  общения: 

* интимная - от 0 до 0,5 метра. На ней общаются люди, связанные, как правило, близкими доверительными отношениями. Информация передается тихим и спокойным голосом. Многое передается с помощью жестов, взглядов, мимики.

* межличностная - от 0,5 до 1,2 метра. На ней осуществляется общение между друзьями.

* официально-деловая или социальная - от 1,2 до 3,7 метра. Используется для делового общения, причем, чем больше расстояние между партнерами, тем более официальны их отношения.

* публичная - более 3,7 метров. Характеризуется выступлением перед аудиторией.

При таком  общении человек должен следить  за речью, за правильностью построения фраз.

    Визуальный  контакт - визуалика, или контакт глаз. Установлено, что обычно общающиеся смотрят в глаза друг другу не более 10 секунд.

    С помощью глаз мы получаем самые точные и открытые сигналы, поэтому во время  делового разговора важно контролировать выражение глаз, встречаться взглядом с коммуникантом не менее 60 - 70% времени контакта. Взгляд рекомендуется направлять на воображаемый треугольник на лбу собеседника и не отпускать ниже его глаз.