Совершенствование системы муниципального менеджмента на основе применения информационных технологий

                                                                                                                 Таблица 1

Этапы модернизации в МУ «Комитете управления имуществом ЗГО» 

 

       Из  таблицы видно, что общее количество компьютеров увеличивалось из года в год на 170 и на 300 процентов соответственно. При этом общее количество современных компьютеров увеличивалось в 2005 году в четыре раза, а в 2007 году в более чем два раза. Соответственно величина морально устаревших компьютеров сокращалась. Общее количество персональных компьютеров росло не значительно, а вот модернизация шла высокими темпами. Это значит, что происходила замена в устаревших компьютерах материнских плат, процессоров, добавлялась дополнительно оперативная память.

       В следующем подразделе мы рассмотрим как повлияло внедрение информационных технологий, модернизация персональных компьютеров на работу муниципального учреждения, на примере одного из отделов МУ «КУИ ЗГО».

       Для примера возьмём «Отдел по управлению муниципальной собственностью». Его работа более всего связана с новейшими компьютерными технологиями. Определим перечень решаемых задач, порядок их осуществления и определим как повлияло внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении.

       Этот  же отдел в качестве примера будем использовать в следующей главе, где мной будут предложены мероприятия по улучшению муниципального менеджмента с точки зрения внедрения новейших информационных технологий. 

2.4. Анализ эффективности  от применения  информационных технологий  в работе «Отдела  по управлению  муниципальной собственностью  ЗГО» за 2005-2007гг. 

       Одним из подразделений МУ «Комитета по управлению имуществом ЗГО» выступает  Отдел управления муниципальной  собственностью.

         К обязанностям Отдела относится:

       1.Проводить  инвентаризацию муниципального  имущества с целью контроля за наличием, сохранностью, ведением учета.

       2.Заключать  договоры по закреплению муниципального  имущества за муниципальными  предприятиями и учреждениями  на праве хозяйственного ведения  и оперативного управления, а  также передачи имущества в  безвозмездное пользование, доверительное управление, на хранение, в аренду.

       3.Назначаеть  аудиторские проверки деятельности  муниципальных унитарных предприятий и учреждений, а также иных юридических лиц в части контроля  использования по назначению и сохранностью объектов муниципальной собственности.

       4.Принимаеть  решение по списанию муниципального  имущества, по передаче от одного  пользователя другому в соответствии  с действующим законодательством.

       5.При  необходимости организует охрану  муниципального имущества.

       6.Вести   реестр муниципальной собственности на территории города в соответствии с Положением «Об учете муниципального имущества и ведении реестра муниципального имущества МО г. Златоуста».

       Почти во всех видах деятельности сотрудников  «Отдела» используются современные  информационные технологии. Проанализируем динамику управленческих затрат. Определим как повлияло внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении.

       В «Отделе по управлению муниципальной  собственностью ЗГО » у начальника в непосредственном подчинении находится три человека:

• Главный специалист.
• Специалиста 1 категории.
• Ведущий специалист.

       Для успешного осуществления управленческих функций в «Отделе» необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены  ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени. Затраты времени получены в результате изучения годовых и квартальных планов, отчетов о проделанной работе, специфики выполняемых работ. Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.

       В таблице указаны не все работы, а только лишь основные, самые затратные во времени.

Таблица 2

Анализ  применения информационных технологий в работе «Отдела по управления муниципальным имуществом ЗГО» 2005-2007г. 

 

       Из  таблицы выберем итоговые значения по каждому сотруднику и на основе этих данных построим график. Ниже на рисунке этот график представлен. 

Рисунок 2. Динамика управленческих затрат 

       Исходя  из данных можно сделать вывод, что при грамотном   использовании информационных технологий идет существенная экономия времени, снижение управленческих затрат, что позволит в свою очередь повысить производительность сотрудников муниципального учреждения. Больше времени остаётся у руководителей на стратегическое планирование своей деятельности,  на более скрупулезное изучение проблем, вопросов, принятия управленческих решений.

       .В результате анализа применения информационных технологий в

« Отделе по управлению муниципальной собственностью ЗГО» я определила, что  в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты. Для совершенствования муниципального менеджмента  необходимо:

       1) формирование соответствующей технологической базы (с      применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

       2) использование интернет-технологии;

       3) внедрение системы автоматизации  управления;

       4) внедрение современные  программные  обеспечения;

       5)улучшению сетевой инфраструктуры комитета по управлению имуществом МО г. Златоуст. 
 

 

     3. Рекомендации по совершенствованию муниципального менеджмента на основе применения информационных технологий

3.1. Внедрение автоматизированной информационной системы

       Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.¹¹

   Основные  проблемы и задачи, требующие особого  внимания при их решении вМУ « Комитете управления имуществом ЗГО»:

- отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

- необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

- необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

 - сопротивление сотрудников предприятия;

- временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

 - необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

   Теперь  опишем эти пункты подробнее. Отсутствие постановки задачи менеджмента  является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

   Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

   К сожалению, на настоящий момент в  России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.

   Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.