Построение коммуникационных связей в муниципальном учреждении культуры

В процессе обмена (рис 1.4.) информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель — лицо, генерирующее  идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов. Смыслом и значением сообщения являются принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. Сообщение посылают с использованием передатчика в передающий канал, доводя его до получателя. В качестве передатчика возможно использование, как самого человека, так и технических средств.

3. Канал — средство передачи информации. Каналом передачи может быть сама среда, а также технические устройства и приспособления. Выбор канала должен быть совместим с типом символов, используемых при кодировании.

4. Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

 

 

 

 

 Отправитель       Сообщение                         Канал

 Кодирует Отбирает Передает

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                     Получатель

 

 

 

               Передает         Отбирает                            Кодирует

Цепь обратной связи

Рис 1.4 Процесс обмена информацией как система с обратной связью

 

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это  трудно, так как каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

Указанные взаимосвязанные этапы  таковы:

1. зарождение идеи;
2. кодирование и выбор канала;
3. передача;
4. декодирование;
5. обратная связь;

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках.

Зарождение идеи.

Обмен информацией начинается с  формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в проектировании и кодировании информации с последующей передачей другим участникам процесса. Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, с тем, чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Предварительно отправитель должен осуществить свою идентификацию в рамках коммуникационного процесса. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. Существует связь между восприятием и коммуникацией. У руководителя, который считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего, найдутся дельные позитивные идеи для обмена информацией на указанную тему по существу. Управляющий, который воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего, заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.[13, С.122]

Кодирование и выбор  канала.

Прежде чем передать идею, отправитель  должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна.

Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два  или большее число средств  коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.[13, С.122]

Передача.

На третьем этапе отправитель  использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица. Передача информации осуществляется с использованием знаковых систем. Существует несколько знаковых систем, используемых в коммуникационном процессе. При классификации коммуникативных процессов условно можно выделить вербальную коммуникацию, где в качестве знаковой системы используется речь, и невербальную коммуникацию, когда используются различные неречевые знаковые системы. Хотя речь является универсальным средством общения, она приобретает значение только в совокупности с использованием невербальных символов для трансляции сообщений. Проведенные исследования показали, что 55 % сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, а 38 % - через интонацию и модуляции голоса. Это говорит о важности и необходимости изучения невербальных сигналов.[13, С. 126]

Декодирование.

После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование  — это перевод символов отправителя  в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно  такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться. [13, С.122]

С точки зрения передачи и восприятия смысла сообщения коммуникативная схема асимметрична. По ряду причин получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель. Для отправителя смысл сообщения предшествует процессу кодирования, поскольку определенная мысль воплощается в систему знаков. Для получателя смысл сообщения раскрывается одновременно с декодированием.

Обратная связь.

Точность понимания получателем  смысла высказывания станет очевидной  для отправителя только тогда, когда  произойдет смена коммуникативных  ролей и получатель превратится  в отправителя и своими высказываниями даст знать о том, как он понял смысл принятой информации. В этом проявляется суть еще одного важнейшего элемента коммуникационного процесса - обратной связи.

Эффективный обмен информацией  должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы  понять, в какой мере сообщение  было воспринято и понято. Руководитель, который не наладит обратную связь для получателя информации, обнаружит, что эффективность его управленческих действий резко снижена. Аналогичным образом, если обратная связь с работниками заблокирована, руководитель, в конце концов, окажется изолированным или обманываемым.

Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности  обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен  информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее, эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. [13, С.123]

В процессе общения в различных ситуациях и между разными участниками коммуникационного процесса всегда присутствуют барьеры на пути эффективных коммуникаций. Рассмотрим некоторые возможные из них в таблице 1.

Таблица 1. Коммуникативные барьеры

Примеры коммуникативных барьеров. Тип барьера	Примеры проявлений
Личностные	психологическая несовместимость отправителя и получателя. Различия в ценностных суждениях; компетентность отправителя и получателя (знания, квалификация, навыки, опыт); негативный прошлый опыт коммуникаций; селективное восприятие информации; неумение слушать собеседника; фильтрация информации; вредные вербальные привычки (слова и звуки-«паразиты»: «так сказать», «э-э», «это самое» и т.д. вредные невербальные привычки (жесты, мимика и т.д.)
Физические	отвлекающий шум, временно заглушающий голос, передающий сообщение; расстояние между людьми во время общения; «Стены»; помехи во время радиопередачи .
Семантические	Различное понимание слов, рисунков, действий (мимики, жестов, пантомимики).
Языковые	различное понимание одних и тех же слов и выражений; жаргон, используемый в данной группе; слэнг.
Организационные	многоуровневость; рарушение нормы управляемости; излишняя централизация, что приводит к информационной перегрузке центра; излишняя дифференциация подразделений, в результате чего их сотрудники замыкаются на решении проблем собственного подразделения и обмен информацией между ними ограничивается; неопределенность обязанностей и прав.
Культурные различия	Культурные различия, проявляющиеся, например, в: пунктуальности, точности начала совещаний, переговоров и т.п.; дистанции между общающимися людьми; использовании вульгаризмов в деловой беседе; приверженности своему языку при проведении переговоров; манерах держаться, например, при японцах нельзя держать руки в карманах; использовании различных жестов; тоне, громкости голоса при переговорах  и т.п.
Временные	Дефицит времени общения .
Коммуникационные перегрузки	часть сообщений отсеивается, даже не декодируется трудность или невозможность упорядочить информацию, содержащуюся на многообразных носителях.
Различия в статусе	Один из участников коммуникации боится высказать свое мнение, боится задать вопрос, не желая выглядеть некомпетентным.

 

Таким образом, из рассмотренного выше можно сделать вывод, что коммуникации осуществляются в различных видах и формах, исследование которых позволяет определить способы повышения их эффективности.

Особого внимания заслуживают межличностные  коммуникации, которые зависят от множества факторов. Изучение влияния  различных факторов, таких, как, обратная связь, статусные различия, компетентность, доверие и совместимость работников, культурные различия и многие другие, позволит изучить процессы межличностных коммуникаций.

 

1.3. Коммуникационные сети, их виды

 

Между индивидами в процессе коммуникации с помощью информационных потоков определенным образом происходит соединение, которое называется коммуникационной сетью (рис. 1.5). В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а отношения коммуникации между индивидами [6, С. 426].

Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя  или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков. Однако коммуникационная сеть может  влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением. Создаваемая руководителем коммуникационная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организации. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает реальную структуру организации.

Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте.

 

 

 

 

 ВНЕШНЯЯ КОММУНИКАЦИОННАЯ СЕТЬ

Рис 1. 5 Межличностная коммуникационная сеть руководителя группы в организации

Отсюда коммуникационная сеть в  группе из 12 человек более разнообразная  и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как  построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей  или меньшей эффективностью. Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей для групп одной и той же или разной численности (рис 1. 5.).

В сетях типа «кружок» члены группы могут коммуницировать только с  теми, кто расположен рядом с ними. В сетях типа «колесо» представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре «колеса», имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы [6, С. 428].

Аналогичная картина наблюдается  в сетях типа «Y». Такие сети называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые  проблемы. Другой тип властной иерархии представляют сети типа «цепочка», в которых появляются горизонтальные связи — элемент децентрализации. «Всеканальные» сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис 1.6 Образцы коммуникационных сетей в группах

 

Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания  отношений власти и контроля в  организации. Известно, что сокрытие или централизация информации поддерживают властные отношения. Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

Таким образом, значение коммуникаций трудно переоценить, они важны для руководителей организаций по следующим причинам:

1. Коммуникации необходимы для эффективности управления;

2. Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

3. Хорошо налаженные коммуникационные сети содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

4. Коммуникации имеют сложную  и гибкую структуру. Только  знание закономерностей построения  коммуникаций может принести  успех.

 

ГЛАВА 2.Анализ коммуникативного процесса и его элементов в организации (НА ПРИМЕРЕ мбу кц «Айыллаан»)

 

2.1 Организационно-экономическая характеристика

 

Наименование муниципального образования  – «Чурапчинский улус (район)».

Сокращенное наименование муниципального образования - МО "Чурапчинский улус (район)".

Основным нормативно-правовым актом  МО «Чурапчинский улус (район) Республики Саха (Якутия)» является Устав МО «Чурапчинский улус (район) Республики Саха (Якутия)», принятый Решением Улусного собрания депутатов МО «Чурапчинский улус (район)» 06 июня 2005 года. Данный Устав разработан в соответствии с положениями Конституции Российской Федерации, Конституции Республики Саха (Якутия), Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Закона Республики Саха (Якутия) "О местном самоуправлении в Республике Саха (Якутия)", он определяет общие правовые, территориальные, организационные, экономические, финансовые основы местного самоуправления и закрепляет формы, а также механизмы осуществления народовластия как непосредственно гражданами, так и формируемыми ими органами местного самоуправления.