Организация и проведение презентации

       Конечно, если в вашей свите нет ни авторов-юмористов, ни своих болельщиков-энтузиастов, разогревать слушателей придется вам самому. Но тут возникает еще один вопрос. А кто разогреет вас? Ведь вы и так волнуетесь. И кстати, вопреки распространенному мнению, волнение полезно для вас и способствует успеху вашего выступления – вплоть, до определенного момента. Вернёмся к вопросу о публике. Ответ кажется невероятным, но в действительности довольно прост.

       Чтобы разогреть публику, вы должны разогреться  сами. Прежде чем отмахнуться от такого ответа как от явной нелепости, вспомните одну прописную истину, которая не раз поможет вам в трудную минуту выступления: Публика – как зеркало, в котором отражается отношение к ней оратора и его манера держаться. Поэтому разогревайтесь сами, и слушатели лишь ненамного от вас отстанут.

       Есть  две вещи, которые вы в состоянии сделать самостоятельно (то есть без помощи профессиональных комиков или болельщиков-энтузиастов), – и обе их вы можете сделать на протяжении этих решающих первых девяноста секунд.

       Для начала сосредоточьте внимание на каком-нибудь своем стороннике – человеке, чья поддержка вам обеспечена. (Супруги, родственники и платные зазывалы не считаются.) Это должен быть кто-то из тех, к кому вы адресуетесь, а не член вашей команды. (Если вы будете смотреть на свою маму и увидите, что она вам улыбается, это вам мало чем поможет. Здесь нужен хотя бы минимум объективности.)

       Если, оглядев зал, вы не обнаружите там  ни одного такого своего сторонника, можете собирать свои стенды и плакаты и  отправляться домой. Вы не потрудились  познакомиться заранее со своей публикой – или же имеете дело с самой враждебной аудиторией, какая только может быть.

       Как только вы установили контакт с этим единственным вашим сторонником, –  не теряйте его. Пусть об этом говорит  ваш взгляд. Пусть этот человек  поймет по вашему выражению лица, что он (или она) имеет для вас огромное значение. С этого момента между вами устанавливается взаимопонимание, которое может перерасти в дружбу.

       Большинство ораторов полагают, что, выходя на трибуну, они всего лишь собираются изложить кое-какие факты. В действительности это лишь половина дела. Они должны установить с каждым сидящим в зале определенные взаимоотношения.

       Завязав дружбу с одним из слушателей, вы можете перевести взгляд на другого, установить контакт с ним, посмотреть на его реакцию. Прямой, открытый обмен взглядами, может быть, даже улыбка или кивок – и у вас появился еще один друг. Ваша публика уже "разогревается" – вы добились этого сами, а прошло всего лишь семь секунд. Это немного похоже на перекличку, – только глазами. "Да, вы здесь. Спасибо, что пришли". "Да, вы на моей стороне. И правильно". "Вы за меня? Я еще вернусь к вам попозже, посмотрю, как у вас дела". Тем самым, вы наладите отношения с публикой и создадите атмосферу непринуждённого дружеского общения.

       Итак, следует отметить, что самым важным моментом в вашем выступлении являются первые 90 секунд, это своего рода самопоказ, это нечто вроде хорошей рекламы, которая либо захватит дух сразу, либо не произведёт никакого впечатления. Помните, вы пришли не только рассказать всё изученное вами, но и донести до своих собеседников основную идею, при этом устанавливая взаимоотношения.

       Что хочется отметить далее, наладив  контакт со слушателями, можно приступать к показу презентации. Конечно, здесь  также присутствуют свои требования. Когда вы повествуете публике информацию, не оглядывайтесь постоянно на экран, чтобы прочесть написанное. Это создаст впечатление, что вы не знаете того, о чём говорите. По возможности приобретите пульт и сами перещёлкивайте слайды. При этом прислушайтесь к тону своего голоса.

       С тех пор как шумовое загрязнение  окружающей среды стало проблемой  для общества, люди более осознанно  относятся к громкости. Обращаясь  к аудитории, ораторы должны регулировать громкость голоса в зависимости  от таких факторов, как комнаты и посторонние шумы.

       Скорость, или темп, в котором говорит  оратор также влияет на слушателей. Из-за нервозности некоторые неопытные  ораторы говорят слишком быстро, и это существенно мешает аудитории  понять смысл сказанного. Кроме того, слишком быстрая речь вызывает трудности в контроле дыхания, и часто все мысли произносятся с одинаковым ударением. Чрезмерное замедление речи приведет к потере внимания.

       Разнообразие - это ключ к успешному использованию  лучших качеств своего голоса. Варьируя громкость, темп и высоту оратор в состоянии сделать так, что его будет интереснее слушать, а сообщение его будет более запоминающимся.

       По  окончании презентации гостям вручаются  рекламные издания, памятные сувениры. Секретарь должен заранее рассчитать необходимое количество информационных материалов, с тем, чтобы хватило на всех приглашенных и вместе с руководителем определить какие сувениры понадобятся для презентации

 

      III. Заключение

       Анализируя  проблему организации и проведения презентации можно подвести итоги.

       Презентация – это подготовленное выступление с целью донести до аудитории необходимую информацию и направить слушателей на определенные действия. Очень важно хорошо подготовиться для успешного выступления перед публикой. Здесь надо учитывать все возможные факторы, влияющие на результат. Лучше подготовиться, заранее начиная от изящного галстука заканчивая оснащением техническим оборудованием места, где собственно будет происходить ваше публичное выступление.

       Хорошо  подготовленная устная речь, делает её проще воспринимаемой на слух, доступной и интересной, чтобы заинтересовать слушателей. Используйте возможности своего голоса, меняйте интонацию, от тона вашего голоса может зависеть результат.

       Презентация, кроме того, включает в себя серию  мероприятий. Здесь и показ продукции (демонстрация услуги), и подробный рассказ о её свойствах, как правило, подкрепленный дополнительными визуальными средствами и раздаточным материалом. Презентация часто включает (а порой и подразумевает собой) пресс-конференцию. Вошло в традицию проводить фуршеты, обеды, ланчи во время презентаций. Это может быть даже бал или другое яркое, зрелищное мероприятие – например, демонстрация фильма, концерт, аукцион (настоящий или шуточный). То есть все делается для того, чтобы мероприятие было интересным, запоминающимся, позитивным.

       Чётко отработайте саму презентацию, а  именно правильное оформление слайдов. А именно, меньше текста, так как  презентация – это, прежде всего, наглядность. Равномерно распределяйте  текст и изображения. Позаботьтесь и о возможности демонстрации статистических данных. Правильное использование диаграмм, графиков, гистограмм упрощает эту возможность. Вашей аудитории визуально легче будет воспринимать информацию, которую вы хотите донести. Сочетание видеороликов и аудиозаписей благотворно влияют на усвоение и запоминание информации.

       По  окончании презентации гостям вручаются  рекламные издания, памятные сувениры. Секретарь должен заранее рассчитать необходимое количество информационных материалов, с тем, чтобы хватило  на всех приглашенных и вместе с руководителем определить какие сувениры понадобятся для презентации.

       Подводя итоги, стоит подчеркнуть проведение презентации - это самый оптимальный и эффективный способ привлечь внимание потенциальных клиентов, партнеров и сотрудников к вашей компании, ее товарам или услугам. Правильно продуманная и организованная презентация способна  повысить узнаваемость компании и создать позитивный имидж. 

 

      IV. Список литературы 

       1. О. Воронин «Правила оформления слайдов для бизнес-презентаций». Программы повышения квалификации руководителей низового и среднего звена. Методическое пособие.

       2. Ковалев, С.М., Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура / С.М. Ковалев, В.М. Ковалев / М.: Бизнес-инжиниринговые технологии, 2005

       3. Почепцов Г.Г. Паблик рилейшнз, или Как успешно управлять общественным мнением. – М.: Центр, 1998. – С. 264.

       4. Д. Желязны «Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению», М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2004;

       5. Хофф. Р. Я вижу вас голыми: Как подготовиться к презентации и с блеском её провести/Пер с англ. А.Д.Иорданского. – М..:Независимая фирма «Класс», 1996. - …с.-153 
 
 

      Интернет - ресурсы: 

1. http://www.adbusiness.ru/content/document_r_1781435D-4353-4CE4-A55E-806E100410B9.html
2. http://www.nlp.ru/center/c/effect_present.html
3. http://www.proart.by/prezentacii/organizaciya-prezentacii-v-minske.html

 

      V.Приложение 

      Приложение  №1

        
 

      Приложение  №2

        

 

       Приложение №3

        
 

      Приложение  №4

      

 

       Приложение №5

        
 

      Приложение  №6

      

 

       Приложение №7

        
 

      Приложение  №8

      

 

       Приложение №9

        
 

      Приложение  №10

      

 

       Приложение №11

        
 

      Приложение  №12

      

 

       Приложение №13

        
 

      Приложение  №14

      

 

       Приложение №15

        
 

      Приложение  № 16

      

 

       Приложение №17

        
 

      Приложение  №18

      

 

       Приложение №19

        
 

      Приложение  №20

      

 

       Приложение №21

        
 

      Приложение  №22

        
 

      Приложение  №23

      

 

       Приложение №24

        
 

      Приложение  №25

      

 

       Приложение №26

        
 

      Приложение  №27

      

 

       Приложение №28

        
 

      Приложение  №29

      

 

       Приложение №30