Организация и проведение презентации

       Покомпонентное  сравнение показывает размер каждого  компонента в процентах от некого целого и демонстрируется с помощью круговой диаграммы. Рекомендуется использовать не более шести компонентов в круговой диаграмме. Если надо отразить больше, чем шесть компонентов, то надо выбрать пять наиболее важных, а остальные сгруппировать в сегмент «прочие». Наиболее важный компонент надо располагать на линии 12 часов (т.к. человеческий глаз движется по часовой стрелке). Если нет необходимости выделять какой-нибудь один сегмент, компоненты можно расположить по убыванию или использовать для всех одинаковую штриховку. (Смотрите Приложение №3)

       Если  надо сравнить компоненты нескольких целых, имеет смысл использовать линейчатую диаграмму или гистограмму, нормированные на 100%.(Смотрите Приложение №4). В чем преимущество гистограммы, нормированной на 100%, показанной на рисунке?

Во-первых, меньше надписей; во-вторых, нет легенды (слушателю не надо смотреть то на легенду, то на рисунок, чтобы уловить взаимосвязи), ну а в-третьих, соединяющие линии наглядней показывают взаимосвязи.

       Далее - позиционное сравнение показывает, как объекты соотносятся друг с другом, и изображается с помощью линейчатой диаграммы. По вертикали располагается не шкала, а обозначения сравниваемых объектов (отрасли, названия подразделений). Ширина пространства между столбцами должна быть меньше ширины самых столбцов. Для обозначения количественных величин можно использовать шкалу вверху (внизу) или цифры на концах столбцов, но никогда и то, и другое. Также возможен вариант сочетания шкалы и цифры на том столбце, на которой вы хотите обратить внимание. А можно вообще без цифр и шкалы, если от этого смысл не теряется. (Смотрите Приложение №5)

       Существует 6 видов линейчатой диаграммы:

       Линейчатая  диаграмма отклонений разделяет, например, убыточные и прибыльные подразделения (Смотрите Приложение №6)

       Диапазонная линейчатая диаграмма иллюстрирует разницу между самым низким и самым высоким параметром внутри одного значения; (Смотрите Приложение №7)

       Совмещенная линейчатая диаграмма сравниваются различные аспекты одного и того же параметра. Например, с новой системой планирования и без. (Смотрите Приложение №8)

       Скользящая  линейчатая диаграмма иллюстрирует соотношение двух различных компонентов; (Смотрите Приложение №9)

       Линейчатая  диаграмма с накоплением отражает вклад каждого параметра в  общую сумму; (Смотрите Приложение №10)

       Двусторонняя  линейчатая диаграмма отражает корреляцию между двумя параметрами.

       Существует ряд особенностей, не все статистические данные можно показать в виде диаграммы. Например, временное сравнение показывает, как объекты изменяются во времени, и изображается с помощью гистограммы или графика, если данных больше семи.

       Проанализируем 5 видов диаграмм:

       Гистограмма отклонений разделяет, например, годы, когда компания имела прибыль  и когда терпела убытки. (Смотрите Приложение №11)

       Диапазонная гистограмма показывает разницу  между самым высоким и самым  низким значением отдельного параметра о времени; (Смотрите Приложение №12)

       Совмещенная гистограмма показывает значения двух параметров на определенный момент времени и показывает, как изменяется их соотношение с течением времени; (Смотрите Приложение 13)

       Гистограмма с накоплением показывает, как со временем меняется вклад каждого параметра в общую сумму; (Смотрите Приложение№14)

       Ступенчатая гистограмма используется, когда  необходимо продемонстрировать изменение показателей, которые меняются резко и нерегулярно. (Смотрите Приложение №15)

       Давайте рассмотрим ещё один наглядный способ предоставления статистической информации. Графики используются, когда количество показателей больше семи. Линия тренда на графике должна быть жирнее осей и линий сетки.

       Обратим внимание на самые распространённые виды графиков.

       Совмещенный график показывает сравнение двух и  более параметров; (Смотрите  Приложение 16)

       График  с областями, где заштриховано пространство между осью и линией тренда; (Смотрите Приложение №17)

       График  с областями с накоплением, где  заштрихованное пространство разделено на несколько участков, показывает, как со временем меняется вклад каждого параметра в общую сумму. (Смотрите Приложение №18)

       Как и для совмещенного графика, так  и для графика с областями  с накоплением характерна перегруженность слайда. Не всегда есть необходимость помещать много графиков/областей на один рисунок. Иногда лучше будет сделать несколько слайдов.

       Для совмещенного графика неправильно  будет (Смотрите Приложение №19),а правильно (Смотрите Приложение №20).

       Для графика с областями с накоплениями неправильным вариантом будет (Смотрите Приложение №21), а правильным (Смотрите Приложение №22).

       Частотное сравнение показывает, сколько объектов попадает в определенный интервал, изображается с помощью гистограммы (Смотрите Приложение №23) или графика, если количество объектов больше семи. (Смотрите Приложение №24).

       Нижняя  ось (ось OX) должна удовлетворять следующим  условиям:

       Размер  и количество диапазонов должно быть достаточным, чтобы продемонстрировать зависимость. Рекомендуемое количество диапазонов – от 5 до 20;

       Интервалы должны быть одинакового размера. Исключением  является тот случай, когда информация по определению находится в неравных интервалах (например, уровни образования) или неравные интервалы помогают лучше усвоить информацию;

       Границы интервалов должны быть четко обозначены. Рекомендуемый формат границ – менее 10,10-19, 20-29 и т.д. Гистограммы и графики можно совмещать. (Смотрите Приложение №25).

       Корреляционное  сравнение показывает наличие или  отсутствие между переменными и  изображается с помощью двусторонней линейчатой диаграммы (Смотрите Приложение №26) или точечной диаграммы, если количество объектов более 15.(Смотрите Приложение №27).

       Можно использовать один из трёх видов  точечной диаграммы:

       Совмещенная точечная диаграмма показывает между двумя разными показателями или состояниями одного и того же показателя в разное время; (Смотрите Приложение №28).

       Пузырьковая диаграмма вводит третью переменную, обозначаемую разной величиной точек; (Смотрите Приложение №29).

       Временная точечная диаграмма показывает изменение корреляции с течением времени. (Смотрите Приложение №30)

       Типичная  ошибка при создании временных точечных диаграмм – это их усложнение. Следует придерживаться общих правил оформления диаграмм. Используйте диаграммы без легенды, если возможно. Использование легенды чрезвычайно неудобно, так как заставляет слушателя «метаться» от каждого сектора диаграммы к списку в легенде, чтобы понять содержание рисунка. Надписи делаются прямо на диаграмме. С диаграмм также можно удалить лишние элементы. Лишними элементами я называю те элементы, отсутствие которых никак не сказывается на содержании. Это могут быть границы диаграммы, оси, шкалы. Нет смысла выделять все области на диаграмме отдельным цветом. Достаточно выделить тот сегмент, на который слушатель должен обратить внимание.

       Величины  в шкалах не указываются, т.к. это  не существенно для передачи идей. Наоборот, если при отсутствии шкал и наличии только заголовка и диаграммы человек понял основную идею слайда, значит, слайд составлен качественно. Неправильные шкалы могут ввести аудиторию в заблуждение.

       Презентация со слайдами – это большая нагрузка на слушателя: ему нужно прочитать  заголовок, изучить рисунок, а потом все это «сложить» в голове. И на это ему отводится несколько секунд. Не надо гнаться за модой под названием «публичное выступление, располосованное изощренными слайдами». Подумайте, нужны ли вам слайды. Может быть, вы лучше выступите и без них. Но если вам действительно необходимо показать слайды, воспользуйтесь вышеперечисленные рекомендациями.

 

      Глава 2. Важные аспекты в  проведении презентации

2.1. Работа с аудиторией  или первые 90 секунд, которые решают  всё 

       Первые 90 секунд всякого выступления –  самые важные. Слушатели, вероятно, видят вас в первый раз в  жизни. Они вглядываются в вас, составляют о вас свое мнение.

       Как говорит профессор Ралф Подрайан, "слушатели будут внимательно  разглядывать вас в малейших подробностях, пытаясь обнаружить ключ к вашему характеру и темпераменту". Поройтесь в памяти – сколько раз вам приходилось слышать, как кто-нибудь из публики говорит: "Я с первых же минут понял, что ничего хорошего ждать не приходится". Или наоборот: "Как только она начала, с самой первой минуты, я почувствовал, что это будет что-то из ряда вон выходящее".

       Непременно  дайте слушателям понять, как вы рады, что они здесь. Скажите им это прямо, с первых же слов. "Я давно ждал этого момента..." Что это им говорит? Это говорит им, что вы готовились. Что вы уверены в себе. Что вам не терпится приступить к делу. Вы счастливы, что можете поговорить именно на эту тему именно с этими людьми. Тут есть только одна загвоздка: все это должно быть на самом деле!

       И вот Вы уже на сцене в предвкушении выступления. И возникает вопрос «Сидеть или стоять?»

       Если  вы имеете дело только с одним слушателем, можете сидеть. Лицом к лицу, глаза в глаза. И если разговор происходит в свободной, непринужденной атмосфере, говорить сидя часто лучше всего.

       А когда идет свободное обсуждение, в котором участвуют пять-шесть  человек, вы будете выглядеть довольно глупо, если вздумаете вскакивать всякий раз, когда вам захочется что-то сказать. Однако во всех остальных случаях говорите стоя. И ни на что не опирайтесь.

       Обращаясь к большому числу людей, вы должны встать, потому что это придает  вам вес – мгновенно и непроизвольно. Это сигнал для остальных – умолкнуть и начать слушать. Это беззвучная команда: "Смирно!".

       Но  вот самая главная причина, почему нужно говорить стоя. Когда вы стоите, вы служите для себя самым лучшим техническим средством. Вы можете передвигаться. Можете ходить по всей комнате, чтобы все следили за вами, не сводя глаз. Если говорящий неподвижен, всякому нормальному слушателю трудно внимательно следить за тем, что он говорит. Неподвижный оратор – это невнимательная публика.

       Когда вы сидите неподвижно, глаза у них так и норовят закрыться. Вы можете встречаться взглядом с любым из слушателей. Переходя от одного к другому, вы можете вступить с ними в такой непосредственный контакт, какой невозможен, когда вы сидите. Вы можете сами работать со вспомогательным оборудованием – вам не придется говорить что-нибудь вроде "Будьте добры, кто-нибудь, включите видео". Вы просто подойдете и включите его сами. Вы можете посылать слушателям более четкие сигналы. Один мой коллега недавно сказал: "Я люблю, когда выступающий стоит. Это означает, что он не собирается говорить чересчур долго. А когда он садится, я уж знаю, что он кончил". Вы лучше запоминаетесь.

       Когда вы двигаетесь, люди все время мысленно фотографируют вас. И каждый снимок открывает в вас что-то новое. Если вы сидите, вы статичны. Вы что-то говорите, но это далеко не так интересно. Вы упускаете больше половины возможностей запомниться. Вы сами себе наилучшее аудиовизуальное оборудование, какое только может быть. Вы – кинофильм. Вы – звуковая дорожка. Вы – указка. Вы – живая инсценировка того, что вы хотите внушить слушателям. Вы можете мгновенно реагировать (как компьютер).

       Подумайте еще вот о чем. Вы лишены недостатков, которые есть у всякого вспомогательного оборудования. Чтобы вас было видно, не надо затемнять комнату. Вы никогда не перегораете. Вас не заедает. Вы не ломаетесь. Вы не однообразны. Вы дешевы (во всяком случае, дешевле большинства технических устройств). Вы не можете упасть со стены, и вам не требуется техник, чтобы вами управлять.

       Очень важно "разогреть" слушателей. Это означает всего лишь смягчить ощущение отчужденности, обезоружить людей и преодолеть их естественное нежелание открыто выражать свои чувства.

       Размораживать публику – это целое искусство. Это что-то вроде эмоционального массажа, от которого на лицах появляются улыбки, обостряются все чувства, расширяются сосуды. Любой эстрадный комик или заводила группы болельщиков способен сделать это за считанные минуты.