Организация и проведение презентации

       Отправившись  на ваше выступление, просто появившись на нем, ваша публика выражает свою потребность в помощи, в совете, в мудром слове, в идее, которая ее воодушевит, – может быть, даже в чем-то таком, что изменит ее жизнь. Нет, не общую жизнь всей публики, а личную жизнь каждого слушателя.

       Конечно, и у выступающего есть свои потребности. Их много. Но главная – это потребность в одобрении. Только слушатели могут ее удовлетворить – множеством способов, от простого голосования (поднятием рук) до подписания документа (например, долгосрочного контракта) или взрыва аплодисментов.

       Вы  хорошо подготовились к выступлению. Вы проверили аудиторию. И вот вы сидите в одиночестве, а время 7 часов вечера – накануне. До выступления еще шесть часов, не считая времени на сон. Что вам делать?

       Переключите свою нервную систему на свободный  ход. Начиная с этого момента, вы всего лишь плывете по течению. Какие бы ни случились внезапные несчастья, – если только они не угрожают вашей жизни, до десяти часов завтрашнего утра вы о них не думаете и спокойно откладываете все на потом. Все ваши мысли заняты только выступлением.

       Пообедайте  в мирной обстановке с каким-нибудь спокойным человеком. Приятным, но спокойным. Не говорите о делах, если это возможно. А если вы одни, – плывите по течению.

       Если  у вас есть пленка с записью  выступления, прослушайте ее в одиночестве. Пропитайтесь его словами и мыслями. Вы слушаете не для того, чтобы критиковать, а только чтобы все впитать и запомнить.

       Если  вы еще не записали свое выступление  на пленку, воспользуйтесь свободным временем, чтобы это сделать. Просто наговорите его в микрофон. Не обязательно, чтобы оно звучало идеально. Но как только кассета с записью окажется у вас в руках, вы почувствуете себя лучше. Вы будете знать, что выступление существует, что оно ощутимо, вещественно.

       Теперь  прослушайте его и засеките время. Если оно длится слишком долго, не говорите себе: "Ладно, завтра буду говорить побыстрее", – из этого ничего не выйдет. Выкиньте какой-нибудь самостоятельный раздел. Вы будете точно знать, на сколько минут сокращено выступление, если засечете, сколько времени занимал этот раздел. Не трогайте других разделов, не пытайтесь выкинуть одно слово здесь, одну фразу там. Сокращать нужно чисто, просто, как работает хирург, – одним куском. Вырежьте этот кусок, и вы будете уверены, что уложитесь в отведенное время.

       Устройте  воображаемую репетицию. Прислушиваясь к своему голосу, впитывая его всем своим сознанием, попробуйте представить себя в зале, на трибуне. Слова и созданный вашим воображением зрительный образ начнут сливаться, подкрепляя друг друга. К тому же таким способом вы уменьшаете риск всяких сюрпризов. Вы слышите, как звучит ваше выступление. Вы видите, как выглядите на трибуне. А с местом действия вы уже знакомы. Так о чем вам беспокоиться? Расслабьтесь. Плывите по течению.

       Вечер перед выступлением – самое подходящее время, чтобы вжиться в текст. И не подходящее для того, чтобы вносить в него какие-нибудь серьезные изменения.

       Ложитесь  спать не поздно – и примите несколько разумных решений.

       Итак, презентация – это эффективное  средство представления организации, лица, услуг. Позаботьтесь заранее о  помещении, в котором будет проходить мероприятие, а также о его техническом оснащении. Не менее важным атрибутом в проведении презентации являетесь-Вы. Отнеситесь к вопросу о своём внешнем виде серьёзно. Здесь нужно учитывать всё, начиная от выбора цвета костюма, заканчивая выбором фасона.

       Не  поленитесь заранее ознакомиться с  вашей целевой аудиторией, это  поможет вам понять их язык общения. И помните, что ваши слушатели  пришли к Вам, чтобы услышать что-то очень важное и интересное для  них самих. И поэтому, заранее продумайте свой текст, а главное - основную идею своего выступления.

 

1.2. Правила оформления слайдов для бизнес-презентаций

       Так каких же правил необходимо придерживаться, чтобы сделать свою презентацию  успешной?

       Во-первых, оформляйте слайды проще. Использование различных направлений шрифта, большого количества рисунков, градиентной заливкой, многообразия цветов, теней, трехмерных объектов не делает слайд лучше, а только усложняет восприятие. Глазу требуется время и энергия, чтобы разобрать, что вы там «наклепали».

       Презентация со слайдами – это не экзамен  по информатике. Не нужно показывать, как хорошо вы знаете программные пакеты. Для закрепления информации в сознании слушателя достаточно минимума графических возможностей.

       Во-вторых, помещайте на слайд только один тезис. Распространенная ошибка – это размещение на слайде более чем одной мысли.

       В-третьих, пишите в заголовке основную мысль слайда. Слушателю надо подсказать, что именно он должен понять из слайда. Из одного слайда можно вынести много смыслов. И тезис в заголовке делается для того, чтобы слушатель понял, что именно он должен понять.

       И помните, главной ошибкой является громоздкий текст. Используйте минимум текста, так как он не является визуальным средством. Чтобы читать текст, есть презентатор. Правда, использование текста не избежать, когда нужны поясняющие подписи к рисункам или предъявление перечня чего-либо. Используйте горизонтальное направление текста.

       Проверьте, достаточно ли крупный шрифт. По выражению Джина Желязны, в прошлом директора по визуальным коммуникациям компании McKinsey: «Никто не пожалуется на крупный шрифт, но все будут недовольны мелким». Шрифт должен быть читаем для человека, сидящего в самом дальнем углу. Если вы не можете побывать в зале перед выступлением, придите пораньше, сядьте на задний ряд и посмотрите, виден ли оттуда ваш текст.

       Используйте жирный шрифт, курсив и CAPS LOCK только для  выделения. Не надо на них писать! Можно выделить слово, цифру, заголовок. Но попробуйте прочитать на CAPS. Используйте только черный цвет для текста Собственно, не черным текст может быть только в заголовке. Да и то, не черный – это темный вариант какого-нибудь цвета. Зеленого, например. Почему? Большинство проекторов осветляет изображение. Ваш оранжевый текст будет просто не виден на нем. Плюс не все цвета хорошо сочетаются с белым фоном.

       Также следует помнить о том, что  лучше не ставить знаки препинания в конце предложений. Имеется в виду, что в крайнем предложении точки, точки с запятой ставить не имеет смысла. Толку от них никакого, а без них – эстетичней.

       Очень часто приходится работать со статистическими  данными, и если вы решили указать  в своей работе числа, то лучше  округляйте цифры. Если нет принципиальной разницы, то лучше округлить. Цифру 13,5% намного проще запомнить, чем 13,543%.

       Сокращайте  предложения. Чем меньше фраза, тем она быстрее усваивается. Существуют полезные способы сокращений:

       Удаление  слов, без которых смысл не потеряется; замена слов на более краткие; использование аббревиатур (ОАО, ROI, KPI); использование символов вместо слов ($ - доллар, % - процент), используйте структурные слайды вместо текстовых.

       Текстовый сайт – где пункты перечислены  в столбик. В структурном слайде к каждому пункту добавляется значок, блок-схема, рисунок – любой графический элемент, позволяющий лучше запомнить текст. Например, над словом внедрение вставить рисунок человека, схватившегося за голову.

       Далее, не менее важным атрибутом успешной презентации является наличие пустого  слайда. Зачем нужен пустой слайд? Он нужен, чтобы сконцентрировать внимание аудитории на том, что вы говорите. Если на слайде будет какое-либо изображение, внимание будет отдано этому изображению, а не вашим словам. Поэтому пустые слайды можно вставлять перед слайдом с изображением, чтобы, сначала аудитория выслушала вас, а потом увидела нужное изображение.

       Очень распространённой ошибкой является наличие всех цветов радуги в презентации. Это придаёт некую дешевизну  вашему выступлению. Поэтому используйте только 3 цвета в слайдах. Возможности человеческого восприятия ограничены. Больше 3 цветов трудно воспринимать.

       Используйте однотонный фон. Картинки на заднем плане, полоски, клеточки – это лишняя нагрузка для глаза. Чем сложнее объект, тем больше времени требуется, чтобы его рассмотреть и понять. Оптимальный цвет фона – белый. Откажитесь от градиентной заливки, тени и объема. Градиентная заливка, объемные объекты или объекты с тенью – это, конечно, красиво. Но быстро утомляет. Чем больше деталей в слайде, тем больше энергии требуется, чтобы его понять.

       Используйте фото и рисунки в серой гамме. Аргументация такая же. Объекты становятся проще. Легче воспринимать. При необходимости нужную деталь на слайде можно обвести маркером. Рисунки и фото преобразуются в серые с помощью «Формат рисунка → Рисунок → Оттенки серого».

       Сделайте «раскадровку». «Раскадровку» - когда вы отмечаете, после каких ваших слов идет определенный слайд.

       Если  хотите произвести хорошее впечатление  на аудиторию, то лучше откажитесь от таблиц. Хуже, чем таблица, может быть только мелкий текст во весь слайд. В таблицах есть информация. Чтобы показать эту информацию, используют диаграммы. Об этом пункте хотелось бы рассказать по подробнее.

 

        Существует алгоритм выбора диаграммы, состоящий из трёх шагов:

формулирование идеи;

Определение типа сравнения данных; выбор типа диаграммы; рассмотрим каждую составляющую алгоритма.

       Первой  составляющей является формулирование идеи, это определение того, что вы собираетесь сказать аудитории с помощью диаграммы.

       Второй, сформулированная идея, которая может содержать в себе один из пяти видов сравнения: покомпонентное, позиционное, временное, частотное и корреляционное. Подробнее о них:

       Покомпонентное  сравнение – когда мы показываем размер каждого компонента в процентах  от некого целого. Пример: Доля рынка в 2007 г. уменьшилась до 5% .Кабель ВВГнг составляет 30% продаж по Центральному региону .Ключевые слова: «доля», «составило Х %».

       Позиционное сравнение – когда мы выявляем, как соотносятся объекты друг с другом: одинаковы, больше или меньше. Пример: В мае продажи КГ превысили продажи ВВГ и АВВГ ЭКЗ находится на третьем месте в отрасли по переработке меди. Ключевые слова: «равно», «больше, чем», «меньше, чем»

       Временное сравнение – когда мы выявляем, как объекты изменяются во времени: возрастают, снижаются, колеблются, остаются неизменными. Продажи ТППэп в 2005 году неуклонно падали. Цена на медь за 2007 г. постоянно колебалась. Ключевые слова: «изменяться», «расти», «падать», «колебаться», «оставаться неизменным».

       Частотное сравнение – когда мы показываем, сколько объектов находится в том или ином диапазоне. Пример: Большинство работников службы продаж получают зарплату от 500 до 1000 долларов. 2/3 наших сотрудников имеют высшее образование. Ключевые слова: «в диапазоне от x до y», «распределение», «концентрация».

       Корреляционное  сравнение – когда мы показываем наличие или отсутствие зависимости  между переменными. Пример: Объем продаж не зависит от размера скидок. Цены на кабель возрастают при росте цен на медь. Ключевые слова: «возрастает в случае», «меняется в случае», «не изменяется в случае».

       Третьей, и последней составляющей алгоритма  является выбор типа диаграмм. 90% диаграмм используют следующие пять видов (Смотрите Приложение №1). Каждому из типов сравнения данных соответствует свой вид диаграммы/диаграмм. (Смотрите Приложение №2).

       Покомпонентному сравнению соответствует круговая диаграмма, позиционному – линейчатая, временному - гистограмма или график, частотному – также гистограмма или график, корреляционному – линейчатая диаграмма или точечная.

       Для временного и частотного сравнения мы используем гистограмму, если значений не больше семи, если больше семи, то график.

       Для корреляционного сравнения используется двусторонняя линейчатая диаграмма, если значений не больше пятнадцати и точечная диаграмма, если значений больше пятнадцати.

       А теперь следует разъяснить суть каждого.