Деловые коммуникации в современном мире

3.1 Деловое совещание

Деловое совещание – это  общепринятая форма делового общения  по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного  осмысления и решения.

Типы совещаний можно  классифицировать в зависимости  от управленческих функций:

− совещания по планированию, на которых обсуждаются вопросы  стратегии и тактики деятельности организации, ресурсы, необходимые  для реализации планов;

− совещания по мотивации  труда, где обсуждаются проблемы производительности и качества, удовлетворенности  персонала, причины низкой мотивации, возможности ее изменения, вопросы  морального и материального стимулирования;

− совещания по внутрифирменной  организации, где предметом обсуждения становятся вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений, делегирование  полномочий и др.;

− совещания по контролю за деятельностью работников посвящены  обсуждению результатов деятельности, достижения поставленных целей, проблемам  срывов, низкой производительности;

− совещания, специфические  для организации, где обсуждаются  оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в организации, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживания, конкурентоспособности, имиджа, стиля.

При подготовке совещания  необходимо определить: цель совещания  –описание ожидаемого результата, нужного решения, желательного итога; предмет обсуждения – тема совещания, которая должна быть актуальной, конкретно  сформулированной и представляющей интерес для участников совещания.

Повестка совещания –  письменный документ, содержащий следующую  информацию: тема; цель; перечень обсуждаемых  вопросов; время начала и окончания; место проведения; фамилии и должности докладчиков, работников, ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос; место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Совещания проходят оперативно и конструктивно, когда участники  не просто информированы о правилах поведения, но и придерживаются их.

Правила поведения на совещании  для руководителя:

− начать и завершить  совещание в точно назначенное  время;

− сообщить о регламенте;

− согласовать правила  работы, уточнить повестку дня;

− назначить ответственного за регламент и протокол;

− регулировать деловитость  и направленность выступлений;

− соблюдать корректность дискуссии;

− использовать разнообразные  приемы для активизации внимания участников совещания;

− подводя итоги, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;

− в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эффективную  работу.

Правила поведения на совещании  для участников:

− не следует бояться  взять на себя ответственность за то, что вы говорите;

− не рекомендуется использовать провокационные вопросы или вопросы-ловушки, которые провоцируют конфликты, становятся причиной ухода от проблемы;

− в высказываниях быть конкретным, четким, корректным;

− оставаться естественным — самим собой, а «не играть роль»;

− выражать собственную  позицию.

После совещания необходимо направить усилия на выполнение принятых решений: проанализировать ход и  результаты; внимательно просмотреть протокол результатов; создать условия для реализации намеченных мероприятий.

3.2 Пресс-конференция

Пресс-конференция – мероприятие, направленное на информационную и рекламную  поддержку имиджа организации. Этот вид деловых контактов во многом обеспечивает эффективность взаимодействия с внешней средой. Структура пресс-конференции. В вводной части обязательны  следующие элементы: приветствие; разъяснение  причины проведения; программа; представление  выступающих; информация о материалах, представляемых прессе.

В ходе пресс-конференции: докладчик  кратко зачитывает текст заявления, в котором отмечается о причинах ее проведения; репортеров просят задавать вопросы докладчику; определяется очередность  ответов на заданные вопросы, при  этом репортеры не должны отклоняться  от объявленной темы.

Ведущий на пресс-конференции  должен: не допускать преувеличений, называть вещи своими именами; проявлять  уважение к своим конкурентам, политическим противникам; не стремиться убедить  других в том, что успех —исключительно ваше личное достижение; не вступать в  споры, не использовать «закрытые» ответы типа «Да», «Нет»; не затрагивать тем, освещение которых в прессе нежелательно; не проявлять пристрастия или  неприязни к кому-либо из участников пресс-конференции.

3.3 Деловые переговоры

Деловые переговоры – специфический  вид деловой коммуникации, имеющий  свои правила и закономерности, использующий совместный анализ проблем. Деловые  переговоры – инструмент как внутренних, так и внешних коммуникаций.

Выделяют два подхода  к переговорам: конфронтационный и  партнерский.

Конфронтационный подход к переговорам – это противостояние сторон, своеобразное поле битвы, т. е. каждая из сторон уверена, что целью  переговоров является победа, а отказ  от полной победы означает поражение.

Партнерский подход реализуется  на основе совместного с партнером  анализа проблем и поиска взаимоприемлемого  решения, при котором в выигрыше оказываются оба участника.

Цель переговоров может  состоять в налаживании связей, принятии решений, заключении различных договоров, координации совместных условий, согласовании мероприятий. Стратегическая цель переговоров  – найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы проявления конфликта.

Эффективность ведения переговоров  определяется двумя критериями:

− переговоры должны привести к разумному соглашению (максимально  отвечающему интересам каждой из сторон), если таковое возможно в  принципе;

− переговоры должны улучшить или хотя бы не испортить отношения  между сторонами.

Цели участников переговоров  могут не совпадать или даже быть противоположными, поэтому важно  правильно сформулировать цели переговоров. Для этого необходимо четко знать  и о себе, и о партнере (оппоненте) следующее: интересы; положение организации, отрасли на рынке товаров, услуг; наличие обязательств (каких и  перед кем); наличие деловых партнеров, союзников; принадлежность организации  к политико-экономической группе.

Подготовка к переговорам. Чтобы достичь успеха на переговорах, необходимо тщательно к ним подготовиться.

Задачи лучше формулировать  гибко, чтобы при необходимости можно было их подкорректировать. Как правило, любые переговоры ведут к подписанию договора – документа, юридически проработанного и выверенного специалистами.

Предметом переговоров может  стать любая информация, относительно которой нет согласия, но он должен носить практический характер и учитывать складывающуюся ситуацию.

Место проведения переговоров. Переговоры можно проводить в своем офисе или на территории оппонента. При этом в каждой ситуации есть свои позитивные моменты.

Если встреча происходит на вашей территории:

− всегда можно посоветоваться с партнерами или лицом, которому поручено вести переговоры, а если нужно — заручиться поддержкой и одобрением;

− оппонент не имеет возможности  по собственной инициативе свернуть переговоры и уйти;

− можно заниматься и  другими делами, вы окружены привычными удобствами;

− создается психологическое  преимущество: оппонент пришел к вам;

− можно организовать пространственную среду таким образом, чтобы эффективно использовать возможности невербальной информации.

Если встреча происходит на территории оппонента:

− ничто не будет отвлекать, можно сосредоточиться исключительно на переговорах;

− можно «придержать» информацию, сославшись на то, что у вас нет с собой документов;

− есть возможность обратиться непосредственно к руководителю вашего оппонента;

− организационные вопросы  решает оппонент;

− анализ окружения оппонента  даст возможность выбрать наиболее эффективный сценарий взаимодействия с ним.

Если ни тот, ни другой вариант  не устраивает стороны, можно встретиться  на нейтральной территории.

Начало переговоров является самой трудной задачей. В начале переговоров происходит взаимное уточнение  интересов, точек зрения, концепций  и позиций участников.

Процесс переговоров всегда происходит на двух уровнях: на одном  обсуждение касается существа дела, на другом сосредоточивается на процедуре  решения вопросов, т. е. на том, каким  образом вы будете вести переговоры.

Выделяют следующие стили  ведения переговоров: мягкий, жесткий, рациональный (таблица 1).

 

Таблица 1 – Стили ведения  переговоров

Мягкий стиль	Жесткий стиль	Рациональный стиль
Участники-друзья	Участники-противники	Участники – стороны, совместно  решающие проблему
Цель – достижение соглашения при сохранении отношений любой ценой	Цель – достижение своей  цели (победы) любой ценой	Цель – получение разумного  результата при сохранении отношений
Делать уступки для  сохранения отношений	Требовать уступок в качестве условий для продолжения отношений	Обдумывать взаимовыгодные варианты
Доверять другим	Не доверять другим	Вести переговоры независимо от степени доверия
Поддаваться давлению	Применять давление	Использовать доводы, а  не давление
Настаивать на соглашении	Настаивать на своей позиции	Настаивать на применении объективных критериев
Поиск решения для сохранения отношений	Поиск решения для реализации своих задач	Поиск вариантов выбора - решать позже
Легко менять свою позицию	Твердо придерживаться своей позиции	Концентрироваться на интересах, а не на позициях
Мягкий курс в отношениях с людьми и при решении проблемы	Жесткий курс: в отношениях с людьми и при решении проблемы	Мягкий курс в отношениях с людьми и жесткий –  при решении проблемы
Добиваться сохранения отношений ценой уступок, но впоследствии может появиться чувство обиды	Добиваться победы давлением, но возможна потеря отношений и перспективы дальнейшего сотрудничества	Результат, максимально учитывающий интересы обеих сторон

Выделяют четыре принципа ведения переговоров:

− разграничение – следует  разграничивать участников переговоров и предмет переговоров;

− интересы – сосредоточьтесь  на интересах, а не на позициях;

− варианты – прежде чем  решать, что делать, выявите все возможные варианты решения вопроса (ищите варианты);

− критерии – постарайтесь, чтобы результат основывался на каких-то объективных критериях (ищите критерии).

Переговоры проходят три  стадии:

− стадия анализа, на которой  необходимо собрать информацию и обдумать ее; разобраться в проблеме; определить интересы своей и другой стороны;

− стадия планирования, на которой надо обдумать все возможные варианты решения проблемы, спрогнозировать возможный алгоритм поведения другой стороны и свою реакцию;

− стадия дискуссии требует  использования четырех принципов ведения переговоров.

После завершения переговоров  необходимо проанализировать результаты и, подводя итоги, выяснить:

− какие действия способствовали успеху (неуспеху) переговоров;

− какие трудности возникали  и как они преодолевались;

− что не было учтено при  подготовке к переговорам и почему;

− какие неожиданности  возникли в ходе переговоров;

− почему не удалось диагностировать особенности партнера, его личностные характеристики;

− каково было поведение  партнера на переговорах, его причины;

− какие коммуникационные ошибки были допущены с обеих сторон;

− какие принципы ведения  переговоров можно использовать на других переговорах;

− какие уроки нужно  извлечь на будущее.

Использование этих практических рекомендаций может способствовать эффективности деловых коммуникаций.

 

Заключение

 

Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с  другими людьми. Из выше указанного можно заключить, что культура делового общения подразумевает общение, обеспечивающее успех какого-то общего дела, создающее условия для сотрудничества людей, чтобы осуществить значимые для них цели. Деловое общение  содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства  между коллегами по работе, руководителями и подчиненными, партнерами, соперниками  и конкурентами. Оно предполагает такие способы достижения общих  целей, которые не только не исключают, но, наоборот, предполагают также и  достижение лично значимых целей, удовлетворение личных интересов. Овладение навыками делового общения является необходимым  условием для успешного ведения  дел.