Нормативно-правове регулювання в сфері електронного документообігу

Згідно зі ст. 13 Закону України  «Про електронні документи й електронний  документообіг», суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати  електронні документи на електронних  носіях інформації у формі, яка дає  змогу перевірити їхню цілісність на цих носіях. Термін зберігання електронних  документів на електронних носіях інформації повинен бути не менший від терміну, встановленого законодавством для  відповідних документів на папері [1].

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог  щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

Особливістю електронного документообігу на даному етапі є те, що, знищити  або зруйнувати електронний документ набагато простіше, тому суб'єкт електронного документообігу повинен вживати  певні заходи для дублювання документів на кількох електронних носіях інформації. На підприємстві мають бути розроблені два види інструкцій: інструкція щодо заходів безпеки проти помилкового або зловмисного знищення електронного документа та інструкція щодо санкціонованого знищення електронного документа і його копій.

Наприклад, в інструкції щодо санкціонованого знищення електронного документа, що здійснюється з метою  недопущення розголошення комерційної  таємниці підприємства, слід передбачити  такі пункти:

• призначення особи, відповідальної за знищення електронних документів, термін зберігання яких закінчився;
• забезпечення відповідним програмним забезпеченням, що перевіряє факт знищення електронного документа та його копій;
• стирання комп'ютерних файлів, за допомогою яких можна було б відновити тим чи іншим способом дані, що містилися в електронному документі;
• своєчасне знищення непотрібних електронних носіїв тощо [11].

 

5. Відправлення, передача та отримання електронних документів.

Особливість даного етапу  електронного документообігу також  визначається Законом України «Про електронні документи й електронний  документообіг» (ст. 10) [1]. Відправлення електронних документів здійснює автор  або посередник за допомогою:

Автор та адресат заздалегідь  можуть домовитися про час, який вважатиметься  датою відправлення електронного документа. Якщо така домовленість відсутня, то вітчизняне законодавство визначає дату і час відправлення електронного документа таким чином:

• якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовились про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила;
• у разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Фіксування факту отримання  електронного документа – дуже важлива  у підприємницькій діяльності процедура, яка допомагає усунути непорозуміння  у спілкуванні як з партнерами, так і з державними органами. Отримання  електронного документа також має  свою певну специфіку.

Вимоги підтвердження  факту одержання документа, встановлені  законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або  передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження  факту одержання електронних  документів здійснюється згідно з вимогами законодавства, відповідно до їх призначення.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження  авторові повідомлення в електронній  формі від адресата про одержання  цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між  суб’єктами електронного документообігу.

Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження  факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено  в будь-якому порядку автоматизованим  чи іншим способом в електронній  формі або у формі документа  на папері. Зазначене підтвердження  повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника  цього підтвердження.

Фіксація часу отримання  електронного документа також може здійснюватися на договірних засадах. Якщо такі засади відсутні, то законодавством передбачено, що електронний документ вважається отриманим адресатом  з моменту надходження автору повідомлення в електронній формі від адресата про отримання цього документа [1].

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання  цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом. Якщо автор і адресат  у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний  документ вважається відправленим автором  та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб – місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна  система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.

6. Порядок здійснення електронного документообігу в органах влади

 

Уряд України приділяє увагу щодо заходів для забезпечення впровадження технологій електронного документообігу. Один із основних нормативно-правових документів з цих питань є Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах влади (затверджений Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» № 1453 від 28 жовтня 2004 року) [5].

Цей Типовий порядок встановлює загальні правила документування в  органах виконавчої влади управлінської  діяльності в електронній формі  і регламентує виконання дій  з електронними документами з  моменту їх створення або отримання  до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Так, електронні документи, що надходять  на адресу органу виконавчої влади, приймаються  службою діловодства централізовано.

При цьому відправнику в дводенний  строк надсилається відповідне повідомлення за формою згідно з додатком 1 до Типового порядку [5].

Зазначена процедура для електронного документа відповідає процедурі  повернення документа на папері.

 

Рис.7. Випадки відхилення електронного документа органом виконавчої влади.

Кожен одержаний адресатом електронний  документ перевіряється на зараження  його вірусом, на цілісність і справжність  усіх накладених на нього електронних  цифрових підписів, включаючи ті, що накладені (проставлені) згідно із законодавством як електронні печатки. При цьому  необхідно, щоб:

• кожен електронний цифровий підпис був підтверджений з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
• під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
• особистий ключ підписувача відповідав відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті;
• на час перевірки був чинним посилений сертифікат відкритого ключа акредитованого центру сертифікації ключів та/або посилений сертифікат відкритого ключа відповідного засвідчувального центру.

Попередній розгляд електронного документа здійснюється у його візуальній формі.

Вхідні, внутрішні та вихідні електронні документи реєструються в одній  системі разом з відповідними документами на папері. Реєстрація вхідних електронних документів здійснюється у тому ж порядку, що й вхідних документів на папері. Для забезпечення реєстрації, обліку, пошуку і контролю виконання вхідного електронного документа заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі згідно з відповідними додатками до Типового порядку.

Після реєстрації вхідного електронного документа адресат у дводенний  строк надсилає відправнику повідомлення за формою згідно з відповідним додатком про його прийняття і реєстрацію.

Для фіксування резолюції щодо виконання  вхідного електронного документа складається  відповідний внутрішній електронний  документ "Резолюція" за підписом відповідної посадової особи, про  що зазначається в реєстраційно-контрольній  картці.

Оформлення і реєстрація електронних документів, що складаються в органі виконавчої влади, за винятком особливостей їх підписання або затвердження, здійснюється у тому ж порядку, що й для документів на папері.

Підписання або затвердження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронних цифрових підписів відповідних посадових осіб. На момент накладення останнього електронного цифрового підпису технологічно та/або організаційно забезпечується проставлення у створеному електронному документі дати і його реєстраційного номера. У разі не підписання або не затвердження електронного документа керівником органу виконавчої влади чи іншою посадовою особою реєстрація цього документа скасовується, а його виконавець інформується про відхилення документа. Проставлення електронної печатки на електронний документ здійснюється згідно із законодавством. При цьому зазначена процедура виконується лише після підписання або затвердження електронного документа.

Адресування електронних документів здійснюється з додержанням тих же вимог, що й для документів на папері. На кожний внутрішній та вихідний електронний документ заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі згідно з додатками.

Перед відправленням вихідного електронного документа проводиться перевірка його цілісності та справжності усіх накладених на нього електронних цифрових підписів з додержанням тих же вимог, що й для вхідних документів. У разі порушення цілісності вихідного електронного документа або не підтвердження справжності накладеного на нього електронного цифрового підпису (підписів) його реєстрація скасовується, а виконавець інформується про відхилення документа.

Вихідні електронні документи відправляються адресатам службою діловодства  централізовано не пізніше наступного робочого дня після їх одержання  від структурних підрозділів - виконавців.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження відправнику повідомлення про його прийняття і реєстрацію. У разі неодержання від адресата протягом двох робочих днів повідомлення про прийняття і реєстрацію або про відхилення електронного документа відправник вживає додаткових заходів з використанням інших засобів зв'язку для одержання від адресата відповідного повідомлення. У разі одержання від адресата повідомлення про відхилення електронного документа відправником вживаються заходи для усунення причин відхилення і забезпечення повторного відправлення цього документа. Якщо таке повідомлення одержане від адресата, який не має надійних засобів цифрового електронного підпису, цьому адресату надсилається відповідний документ на папері. Підтвердження факту одержання від адресата повідомлення щодо електронного документа відправником не здійснюється.

Реєстраційний номер, дата і час  реєстрації електронного документа  адресатом, зазначені у його повідомленні, фіксуються відправником у реєстраційно-контрольній  картці.

Погодження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронного цифрового підпису посадової особи.

Зауваження і пропозиції до поданого електронного документа (у разі наявності) фіксуються в окремому електронному документі, на який накладається електронний  цифровий підпис посадової особи.

Порядок внутрішнього погодження електронних документів у системі електронного документообігу органу виконавчої влади затверджується його керівником, якщо інше не встановлено законодавством.

У разі відсутності в органі виконавчої влади, яким погоджується електронний  документ, надійних засобів електронного цифрового підпису цьому органу для погодження надається відповідний документ на папері.

Усі інші дії з електронними документами  виконуються в органі виконавчої влади згідно з вимогами до дій  з документами на папері, передбаченими  інструкцією з діловодства цього органу. Дія Типового порядку поширюється на всі електронні документи, що створюються або одержуються органом виконавчої влади.

 

7. Огляд світової та національної законодавчих баз, що регламентують електронний документообіг

У розвинутих країнах електронний  документообіг вже став самостійною  цариною юридичних взаємовідносин у внутрішній і міжнародній торгівлі, що спричинило кілька принципових правових наслідків:

• з’явилася однойменна правова категорія і ціла сукупність пов’язаних із нею понять: електронна угода, електронний підпис, електронні платежі, електронні гроші тощо;
• електронні повідомлення (або електронний обмін даними), що застосовуються для укладення та виконання угод, замінюють паперову договірну документацію, традиційну для комерційних операцій. Виникла проблема в розробці критеріїв обов’язкової форми електронних угод та необхідних вимог до процедури їх укладення;
• природа угоди принципово не змінилася – іншим став тільки спосіб її укладення і здійснення;
• на рівні звичаїв ділового обороту ствердився основний правовий принцип електронного документообігу, який полягає в тому, що сторони не вправі ставити під сумнів законність і дійсність угоди лише на тій підставі, то вона здійснена електронним способом.