Нормативно-правове регулювання в сфері електронного документообігу

 

Міністерство  інфраструктури України

Державний університет  інформаційно-комунікаційних технологій

 

Кафедра українознавства

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

з навчальної дисципліни:

«Правові засади діяльності в сфері інфокомуніацій»

на тему:

«Нормативно-правове регулювання в сфері електронного документообігу»

 

 

 

 

   Виконала:

             студентка 6 курсу

             групи МНДМ-61

             Никитенко Марія

 

    Викладач:

Лобань Ольга

Олександрівна

 

 

 

 

 

Київ  2013

 

ЗМІСТ

 

1. Основні поняття та особливості електронного документу. Електронний документообіг та його організація…………………………………………………..3-10
2. Правове регулювання засвідчення копій електронних документів…...11-14
3. Електронний цифровий підпис: поняття, ознаки, правовий статус…..14-18
4. Зберігання та знищення електронного документа……………………..18-19
5. Відправлення, передача та отримання електронних документів…….19-21
6. Порядок здійснення електронного документообігу в органах влади…21-25
7. Огляд світової та національної законодавчих баз, що регламентують електронний документообіг…………………………………………………………25-27
8. Переваги електронного документообігу. Проблеми впровадження в Україні………………………………………………………………………………...27-28

Список використаних джерел…………………………………………………..29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Основні поняття та особливості електронного документу. Електронний документообіг та його організація.

Забезпечення прийняття  оперативних управлінських рішень неможливе без чітко організованої  системи збору й обробки облікових  даних, тому процес документообігу є  одним із важливих елементів системи  облікового процесу на підприємстві. Із поетапним впровадженням інформаційно-комунікаційних технологій у господарському житті  підприємств з'являється та закріпляється  нове поняття – «електронний документообіг».

Спочатку, дамо визначення терміну «документ», яке надається у ряді нормативно-правових актів. Згідно з Законом України «Про обов’язковий примірник документів» документ визначається як матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або іншому носієві [3]. В ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» дається визначення документу як інформації, що зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

Вимоги, що висуваються до документу:

1) документ  повинен містити відомості певного  характеру, зафіксовані на матеріальному  носії; 

2) в документі  повинні бути обов’язкові реквізити;

3) повинна  бути підтверджена компетентність  джерела документа. 

Електронні документи  і електронний документообіг уведено в дію у законодавчому порядку, тому вони приймаються до інформаційного забезпечення управління національною економікою.

Нормативно-правова база електронного документообігу включає:

1. Конституцію України
2. Цивільним кодекс України
3. Закони України:  «Про  інформацію»

«Про захист інформації в  автоматизованих системах» 

«Про державну таємницю» 

«Про телекомунікації»

«Про обов'язковий  примірник  документів» 

«Про Національний архівний  фонд  та  архівні  установи»

«Про електронні документи  та електронний документообіг»

«Про електронний цифровий підпис»

4. інші нормативно-правові акти.

Розглянемо два основних закони в даному питанні. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» прийнятий у травні 2003 року. Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Закон регламентує правові відносини у питаннях:

Рис.1. Основні питання, які регламентує Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»

Закон України  «Про електронний цифровий підпис» визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають під час використання електронного цифрового підпису

 

Рис.2. Напрямки державного регулювання електронного документообігу

Отже, в класичному розумінні  електронний документообіг включає: створення документів, їх обробку, передачу, збереження, вивід інформації, яка  циркулює в організації чи на підприємстві, на основі використання комп'ютерних  мереж. Під управлінням електронним  документообігом у загальному випадку  прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремими користувачами. При цьому  під рухом документів мається  на увазі не їх фізичне переміщення, а передача прав на їх застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їх виконанням. Поняття  «електронний документообіг» і «електронний документ» порівняно нові, мають  свою специфіку та особливості, серед  яких варто звернути увагу на такі:

1. Визначення поняття  «електронний документ». Поняття  електронного документа в міжнародній  практиці має дещо різні, хоча  і схожі трактування. Так, відповідно до Правил Комісії ООН з прав міжнародної торгівлі (United Nations Commission on International Trade Law – UNCITRAL),  електронний документ визначається як інформація, утворена, надіслана, отримана або збережена електронними, оптичними чи подібними засобами, включаючи електронний обмін даними, електронну пошту, телеграми чи телекопіювання [13].

Згідно зі ст. 5 Закону України  «Про електронні документи й електронний  документообіг», електронним документом називається документ, інформація у якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа [1].

Слід зазначити, що українське трактування електронного документа  має певні особливості.

Рис.2. Особливості електронного документу.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена тільки через те, що він має електронну форму.

Використання електронного документа як доказу не може заперечуватися тільки на підставі того, що він має  електронну форму.

Виходячи з понять документалістики, електронний документ треба розглядати як фіксацію на спеціальному матеріальному  носії інформації про факти, події, операції господарської діяльності.

Електронний документообіг – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Електроні дані – інформація, яка подана у формі, придатній для її оброблення електронними засобами.

Електронний документообіг  на противагу паперовому має свої особливості та відмінності, що, на противагу паперовому, дає можливість більш якісно реалізувати принцип  економічності у господарському житті підприємства, установи, організації.  Розглядаючи документообіг як системне явище, умовно виділимо шість основних етапів, які допоможуть повністю відобразити  відмінності (табл. 1).

Таблиця 1.

Основні відмінності електронного та паперового документообігу

№	Етапи документообігу	Паперовий документ	Електронний документ
1	Створення	Оформлений лише у паперовому вигляді	Оформлення в електронному вигляді, а за необхідності і у  паперовому вигляді
2	Оброблення	Лише ручна обробка  даних і фіксація у регістрах  обліку	За допомогою інформаційних  систем і фіксація у регістрах  обліку
3	Відправлення	Через відділення пошти або  кур’єрами	Через телекомунікаційно-інформаційні системи або через електронні носії інформації, що можуть бути відправлені через пошту тощо
4	Одержання	Може займати декілька хвилин, годин, днів	Доставка за декілька хвилин, не враховуючи відправку через електронні носії інформації
5	Зберігання	Згідно зі строками встановленими  законодавством в спеціально відведених архівах	Згідно зі строками встановленими  законодавством, на спеціальних електронних  носіях (в окремих випадках –  у паперовому вигляді) в спеціально відведених архівах
6	Знищення	За актом відповідною  комісією	Згідно інструкції, знищення відбувається спеціально призначеною  особою, яка також відповідальна  за програмне забезпечення, що перевіряє  факт знищення документів

 

 

Суб'єкти електронного документообігу – автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу.

Рис.3. Визначення суб’єктів електронного документообігу

У процесі дослідження  документообігу доцільно виконати такі процедури:

Код показника складається  з двох частин: перша – код документа, в якому він міститься; друга – порядковий номер показника в документі. Кодування показників здійснюється безпосередньо в бланках форм документів, а їх порядковий номер проставляється у тому місці, де має бути значення показника.

Формування документів проводиться на основі певних правил добору джерел початкових показників та послідовності записів їх у бланк документа.

Маршрут руху документів визначається від місця формування до передавання на збереження або виходу за межі підприємства.

Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПК інформації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматизовано з використанням інформації класифікаторів. Відпадає необхідність у ручному веденні журналів, різних накопичувальних відомостей – їх замінює пам’ять ПК.

Умовою реалізації такої  комп’ютерної технології підготовки первинних документів є наявність в інформаційному фонді файлів з формами первинних документів на магнітному диску, файлів незмінних текстових фрагментів, що включаються в документи.

Порядок оформлення електронних первинних документів повинен забезпечувати встановлення персональної відповідальності за їх юридичну правочинність, вірогідність і точність первинної інформації, що міститься в них. Умови оформлення таких документів повинні допомагати:

• однозначно визначати осіб, відповідальних за санкціонування, здійснення та реєстрацію відображених у документах господарських операцій;
• запобігати можливості оформлення документів особами, не наділеними відповідними правами;
• контролювати правильність інформації документа в процесі його створення і виправляти виявлені помилки.

Електронний первинний документ повинен містити відомості, що дозволять однозначно ідентифікувати документ (найменування, форму, номер), умови його складання (дату, місце), зареєстровані в ньому господарські операції; осіб, відповідальних за складання документа, і зафіксовану в ньому інформацію.

Завданням контролю електронного документообігу є забезпечення ритмічного руху документів між структурними підрозділами підприємства, які виконують господарські операції, бухгалтерією та зовнішніми користувачами. Метою ритмічного документообігу є своєчасна розрахунково-аналітична обробка обліково-економічної інформації з використанням ПК для виконання бухгалтерією фінансових операцій (подання документів у банк, отримання коштів за продану продукцію, сплата податків та ін.), тобто забезпечити нормальний обіг капіталу.

Організація електронного документообігу залежить від того, які носії інформації застосовуються на підприємстві, способів фіксації початкової інформації на матеріальних носіях, використання обчислювальної та організаційної техніки в обробці  інформації. Крім того, на організацію  документообігу впливають структура  підприємства, організація виробництва, його складність, наявність технологічних  переділів, кількість матеріально  відповідальних осіб та інші фактори.  Кожному виконавцю повідомляється перелік документів, які належать до його функціональних обов’язків, строки їх подання до контролю та обробки.

Важливими критеріями оцінки схем електронного документообігу є  критерії оцінки ступеня надійності і захищеності різних схем документообігу від виникнення збоїв у роботі програмного забезпечення та несприятливих  зовнішніх впливів:

• надійність систем електронного документообігу – обумовлюється безвідмовністю й оперативністю відновлення їх функціонування у випадку виникнення збоїв у роботі програмних і апаратних засобів (що прямо залежить від кількості ланок у ланцюзі передачі документів суб’єкта господарювання);
• захищеність системи документообігу від несанкціонованого доступу;
• наявність засобів розв’язання конфліктних ситуацій у випадку різних трактувань змісту переданої інформації (фінансової чи податкової звітності) і дати її передачі;
• захищеність від зовнішніх впливів, здатних сповільнити чи цілком паралізувати функціонування засобів забезпечення документообігу.

Отже, організація електронного документообігу на підприємстві, організації, установі є головною передумовою активного сприяння його успішній фінансово-господарській діяльності, підвищує оперативність обробки інформації, необхідної для управління.

 

2. Правове регулювання засвідчення копій електронних документів