Нормативно-правове регулювання в сфері електронного документообігу

Доцільно  звернути увагу на те, що в правовій практиці важливою особливістю документа  є можливість створювати його копії. Можливість створення копій і  чіткий розподіл за правовим статусом на оригінал і копію документу  має велике значення при роботі з  електронними документами, а також  при розгляді спорів у суді.

Як і  паперовий, так і електронний  документи повинні мати обов’язкові  реквізити. Тому доцільно звернути увагу  на склад реквізитів паперових копій  електронного документу, враховуючи особливості  останнього.

В законодавстві України  визначено поняття «оригінал  електронного документу» та «копія електронного документу». Згідно зі статтею 7 Закону України «Про електронні документи  і електронний документообіг» оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора [1].  При використанні електронного документа різними користувачами або його зберігання на кількох електронних носіях інформації, кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. При його перетворенні у паперову форму у кількох примірниках кожний з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

2. свідоцтва про право на спадщину;
3. документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
4. в інших випадках, передбачених законом. Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.

Відповідно до Правил ЮНСІТРАЛ, документ визнається оригіналом, якщо є достатня впевненість у цілісності інформації, починаючи відтоді, коли вона вперше створена в остаточній формі у вигляді електронного документа або іншим способом [13]. Тобто Правила ЮНСІТРАЛ визнають оригіналом будь-який документ, якщо він повністю зберігає цілісність інформації первинно створеного електронного документа. Цілісність підтверджується електронно-цифровим підписом (ЕЦП) та означає збереження інформації в повному та незмінному вигляді після підписання документу.

Електронна  копія електронного документа засвідчується  у порядку, встановленому законом. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання  електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому  законодавством. Але законодавством України не визначено склад обов’язкових реквізитів копії електронного документу, не регламентовано яким чином необхідно  засвідчувати ці копії, а також хто  саме має їх засвідчувати, що є важливим з точки зору надання юридичної  сили копіям електронних документів.

Згідно зі ст. 7 Закону України  «Про електронні документи й електронний  документообіг», оригіналом електронного документа вважається електронний  примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним  цифровим підписом автора [1]. Аналізуючи вищесказане, варто зауважити, що українське законодавство уникає питання фіксації часу створення електронного документа, тоді як у міжнародній практиці дата виникнення електронного документу  підлягає фіксуванню. Відповідно до вітчизняного законодавства, всі електронні документи  з обов'язковими реквізитами й  електронним цифровим підписом вважаються оригіналами незалежно від часу створення.

У разі такого стану справ  порушення на будь-якому етапі  обігу цілісності раніше створеного документа може ввести в оману  адресата, що вважатиме отриманий  електронний документ істинним. Кабінет  Міністрів України виправив цей  недолік законодавства, затвердивши  Порядок засвідчення наявності  електронного документа (електронних  даних) на певний момент часу [5]. Кабінет Міністрів України пропонує всім охочим скористатися послугою фіксування часу – процедурою, що полягає у засвідченні наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу шляхом додавання до нього або логічного поєднання з ним позначки часу.

Послуги фіксування години надаються акредитованими центрами сертифікації ключів або центрами сертифікації ключів. Таким чином, автор електронного документа, підписант або посередник мають можливість зафіксувати на визначену дату наявність електронного документа, щоб можна було у разі необхідності переконатись у його цільності[9].

Електронний документ має відмінності від  паперового документу, тому для визначення юридичного статусу паперової копії  електронного документу необхідно  передбачити в порядку щодо роботи з цими копіями надання додаткового  складу реквізитів.

В електронному документі функцію печатки виконує  електронний цифровий підпис, спеціально призначений для таких цілей, але при візуалізації на паперовій  копії печатка не відображається. Не завжди в електронному документі  зазначається повна назва посади особи, яка його підписала. Відповідно до особливостей автоматизованих систем електронного документообігу не завжди в тексті електронного документу  зазначається дата його реєстрації, а  це призводить до того, при візуалізації на паперовій копії дата також  не відображається.

В таблиці  2 наведено склад реквізитів паперових копій паперового та електронного документів. Запропоновані реквізити дозоляють забезпечити юридичну легітимність паперових копій електронних документів.

Таблиця 2

Порівняльна характеристика реквізитів паперової  копії документів

Реквізити паперової копії паперового документа	Реквізити паперової копії електронного документа
відмітка про засвідчення копії	відмітка про засвідчення копії
зазначення найменування організації, посади, ПІБ особи, що завірила паперову копію	зазначення найменування організації, посади, ПІБ особи, що завірила паперову копію
дата засвідчення копії	дата і час друку паперової копії
реєстраційний номер та дата видачі засвідченої копії	реєстраційний номер та дата видачі засвідченої копії
	помітка про номер і дату реєстрації електронного документа
		помітка про посаду та ПІБ особи, що підписала електронний документ
помітка (при необхідності) про наявність печатки із зазначенням її реквізитів

Таким чином, в паперовій  копії електронного документа необхідно зазначати про те, що це є копія, зробити помітку про посаду та прізвища (ПІБ) особи, що підписала електронний документ, при необхідності зробити помітку про наявність печатки із зазначенням її реквізитів, а також особливі реквізити, що допоможуть вести облік видачі цих копій, до яких слід віднести: помітку про номер і дату реєстрації електронного документу, дату і час друку паперової копії електронного документа із зазначенням найменування організації, ПІБ особи, що завірила паперову копію електронного документа.

3. Електронний цифровий підпис: поняття, ознаки, правовий статус

Електронний підпис – дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних [2].

Накладанням електронного підпису  завершується створення електронного документа. Використання інших видів  електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах.

Електронний цифровий підпис – вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного (закритого) перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Особистий ключ – параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу.

Відкритий ключ – параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису.

 

Рис.4. Приклад підписання електронного документа та його перевірка після отримання.

Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

• електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
• під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
• особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Він використовується фізичними та юридичними особами – суб'єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі.

Також, слід зазначити, що виділять шість суб’єктів відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису, які маю певні права та обов’язки, визначені в Законі України «Про електронний цифровий підпис» [2].

 

Рис. 5. Суб’єкти відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису

Використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для вчинення правочинів у письмовій формі.

Нотаріальні дії із засвідчення  справжності електронного цифрового підпису на електронних документах вчиняються відповідно до порядку, встановленого законом.

Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної  форми власності для засвідчення  чинності відкритого ключа використовують лише посилений сертифікат ключа. Інші юридичні та фізичні особи можуть на договірних засадах засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом ключа, сформованим центром сертифікації ключів, а також використовувати електронний цифровий підпис без сертифіката ключа.

Сертифікат ключа – документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу. Сертифікати ключів можуть розповсюджуватися в електронній формі або у формі документа на папері та використовуватися для ідентифікації особи підписувала. Посилений сертифікат ключа – сертифікат ключа, виданий акредитованим центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром, центральним засвідчувальним органом.

 

Рис.6. Обов'язкові дані, що повинен містити сертифікат ключа

Розподіл ризиків збитків, що можуть бути заподіяні підписувачам, користувачам та третім особам, які користуються електронними цифровими підписами  без сертифіката ключа, визначається суб'єктами правових відносин у сфері  послуг електронного цифрового підпису на договірних засадах. Захист прав споживачів послуг електронного цифрового підпису, а також механізм реалізації захисту цих прав регулюються цим Законом та Законом України "Про захист прав споживачів".

У випадках, коли відповідно до законодавства  необхідне засвідчення дійсності  підпису на документах та відповідності  копій документів оригіналам печаткою, на електронний документ накладається ще один електронний цифровий підпис юридичної особи, спеціально призначений  для таких цілей.

Порядок застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності визначається Кабінетом Міністрів України.

 

4. Зберігання та знищення електронного документа.