Стратегічне планування

Хто керуватиме процесом стратегічного  планування? Виберіть відповідального за керівництво процесом стратегічного планування. Часом краще, щоб ця особа не належала до керівництва організації. Однак керівник групи, яка займається плануванням, повинен бути достатньо компетентним у цій галузі. 

Третій крок: організуємо процес планування.

Процес стратегічного планування вимагає старанної організації. Потрібно визначити, скільки відбудеться  зустрічей та коли саме вони будуть проведені. Чи вистачить часу? Скільки  осіб та на якому етапі будуть залучені до процесу планування? Чи це не заважатиме їм виконувати інші свої обов`язки?

Для підготовки стратегічного плану  вам необхідно створити хороший  оперативний план для виконання  цього завдання. 

Четвертий крок: зберемо потрібну інформацію.

Власне кажучи, кожен етап стратегічного  планування базується на аналізі великої кількості інформації. Немає змісту шукати цю інформацію під час зустрічі групи, яка займається плануванням; вона повинна бути підготовлена заздалегідь. Окрім інших, потрібними будуть наступні дані:

Базові документи організації - Статут, найважливіші ухвали тощо.

Очікування фундаторів, очікування членів організації. У багатьох випадках варто провести дослідження потреб та очікувань членів (фундаторів) організації. Це можна зробити за допомогою  анкетування, або шляхом проведення серії розмов з конкретними особами.

Очікування та потреби клієнтів (бенефіціарів) організації. Тут також  рекомендується провести відповідні дослідження.

Очікування спонсорів організації.

Результативність дій організації. Найкраще перед процесом стратегічного планування провести грунтовний аналіз основних програм діяльності організації, який визначив би їх ефективність (рівень реалізації визначених цілей).

Інші учасники ринку, на якому ми працюємо. Навколо нас функціонують багато інших інституцій та організацій, які є чи можуть бути нашими союзниками, конкурентами або противниками. Як правило, про більшість із них ми нічого не знаємо, або знаємо дуже мало. Оскільки ми в опрацьовуваній нами стратегії не можемо оминути факт існування інших організацій на нашому ринку, а з іншого боку, під час планування важко опиратися лише на припущення та уявлення про них, варто заздалегідь зібрати якнайбільше інформації про ці організації.  

2. Визначення місії організації

Процес стратегічного планування ми починаємо з визначення місії організації.

Місія організації - це визначення “конкретної причини існування організації” - це твердження, що ідентифікує мету організації, методи її досягнення та групи адресатів, для яких працює наша організація.

Місія організації може визначатись вартостями, якими керується організація, або практичними справами, такими, наприклад, як вид послуг, які надає організація або також методи роботи організації.

Приклади місій різного  типу: “Фундація BORIS є незалежною неурядовою організацією, метою якої є підтримка діяльності товариств, фундацій та інших організацій, що займаються суспільною допомогою, конкретно з Варшави та сусідніх воєводств”. (Бюро обслуговування руху громадських  ініціатив). “Місією програми “Демократія в школі” є підтримка учнівського самоврядування та інших форм громадянської активності в школі шляхом проведення семінарів та видання друкованих матеріалів”. (Місія однієї з програм Фундації  “Освіта для Демократії”). “Прагнення отримати якісну, дешеву, швидку, загальнодоступну телефонну мережу не є рожевою мрією. Це є цілком виразний намір щось здійснити.” (Місія AT&T понад 80 років тому). “Ми хочемо бути фірмою, яка найшвидше  росте та має найвищі прибутки в такій сфері бізнесу, як прокат автомобілів без водіїв.” (Фірма AVIS) “Перетворити людей другого сорту на громадян.” (Армія Спасіння) “Метою цього товариства є не тільки, з ласки Божої, перетворити  та врятувати власні душі, а також  намагатися врятувати та вдосконалити ближніх.” (Товариство Ісусове - Орден Єзуїтів)

Формулюючи місію організації, ми відповідаємо на запитання про суспільну роль нашої організації та сенс її існування. Ми визначаємо, що є змістом та сенсом нашої роботи.

Неурядова організація не постачає на ринок власні товари та послуги  і ніким не керує. Її “виріб” - це не пара черевиків чи якийсь певний кодекс правил. Продуктом діяльності громадської організації є зміна, що відбувається в людині під впливом її роботи. Громадські організації є агентами змін, що відбуваються в людях. Їх “продуктом” є вилікуваний пацієнт, здорова дитина, молодий чоловік та молода жінка, які мають повагу до самих себе. Цей “виріб” - це зміна, що відбувається в людському існуванні. Пітер Ф. Друкер

Навіщо нам місія?

Можна стверджувати, що це організація потрібна місії, а  не місія організації. Як правило, буває так, що саме з місії і починається організація. Створення організації починається з того, що якась група людей вирішує зробити щось спільно. Перш ніж організація була створена, вже існувала певна причина, яка на думку її засновників, спонукала їх до цього. Якась невирішена суспільна проблема, ідея і т.ін. Були також певні уявлення про те, чим повинна займатись організація.

Місія впорядковує та уточнює цю “ідею створення організації”. Чітко визначена місія організації  має наступні переваги:

виразно та однозначно визначає суть організації;

надає організації напрям діяльності - виконує роль “маяка”, що допомагає  в прийнятті поточних рішень таким  чином, щоб вони вели організацію  в потрібному напрямку;

представляє собою візитну картку організації для її клієнтів, спонсорів та інших зацікавлених осіб;

полегшує самоідентифікацію з  організацією її членів та волонтерів.  

Як визначити та як записати місію  організації?

Переважній більшості неурядових організацій добре відомо, з якої причини вони існують. Може здатися, що визначення місії - це не що інше як формулювання в письмовій формі того, що і так є зрозумілим для всіх. Однак на практиці виявляється, що це зовсім не так просто, як видається.

Тут можуть виникати наступні труднощі:

Різне розуміння одних і тих самих формулювань.

Важливо, щоб під час опрацювання  місії всі користувалися спільною термінологією. Однак досягнути  цього не так легко, оскільки різні  люди мають різний досвід стосовно використання одних і тих самих  термінів.

Часом суперечки щодо термінології лише на перший погляд є суперечками про слова. В дійсності вони стосуються надзвичайно важливих справ, і необхідно вчасно це зрозуміти.

Помилки у визначенні основних та другорядних видів діяльності.

Нам часто бракує досвіду в питанні  відокремлення мети від засобів її досягнення, а також дій, котрі служать реалізації місії організації від дій, що мають на меті підтримку функціонування організації. Звичайно, набагато легше дати назву тому, що ми робимо (наприклад, проводимо навчання), ніж визначити, навіщо ми це робимо (наприклад, нашою місією є допомога безробітним членам нашої громади в пошуку постійного місця роботи).

Труднощі з визначення спільної місії.

Деякі організації функціонують так, що складається враження, наче організація  займається реалізацією різних місій. Конкретні члени організації або групи членів по-різному розуміють цілі та методи роботи організації. Як правило, це може бути причиною глибокої кризи або навіть розпаду організації. Важливо усвідомити собі це якнайшвидше.

Труднощі з написанням місії.

Трапляється, що учасники процесу  стратегічного планування є повними  однодумцями в питанні визначення місії організації. Однак виникають  труднощі з вираженням її в письмовій  формі. Нам здається, що не завжди варто  витрачати час на те, аби знайти для місії таке формулювання, яке можна було б висловити одним реченням (як це рекомендують у деяких підручниках), а тим паче відповідно до якоїсь схеми. Місія повинна бути сформульована виразно і в доступній формі (якщо це необхідно, то навіть кількома абзацами). Найважливішим є те, щоб всі розуміли її однаково.

Вирішальною перевіркою для кожної місії є зовсім не те, чи вона сформульована  в достатньо зрозумілій формі - кожна  місія підлягає остаточній верифікації  в дії. Пітер Ф. Друкер

Значення етапу визначення місії в процесі стратегічного планування

Залежно від типу організації та етапу її розвитку, абсолютно різним є значення визначення місії для  процесу стратегічного планування.

У випадку, коли місія організації  добре відома її керівництву та членам, що ідентифікують себе з нею, на цьому етапі необхідно просто замислитись, чи місія сформульована правильно і чи діяльність організації надалі їй відповідає.

У випадку, коли організація не володіє  сформульованою в письмовому вигляді  місією, або ця місія є лише мертвим записом та не передає членам організації її суті, звичайно буде інакше. У цій ситуації процес стратегічного планування варто розпочати з визначення місії. Можливо, це вимагатиме навіть декілька годин.

У будь-якому випадку на даному етапі стратегічного планування йдеться лише про актуальну місію організації. Можливо, в результаті всього процесу планування виявиться, що місію необхідно змодифікувати, а, можливо, і цілком замінити. Однак перед виконанням наступних етапів стратегічного планування, зокрема аналізу зовнішнього оточення та власних засобів організації, такі рішення приймати не варто.

3. Ідентифікація наявних  завдань та стратегій

Процес стратегічного  планування в кінцевому рахунку  повинен дати відповідь на запитання: чи потрібно внести якісь зміни в стратегію діяльності організації і якщо потрібно, то які? Точкою відліку тут, як правило, служить аналіз наявної ситуації.

У багатьох випадках може з`явитися проблема, яка пов`язана  з тим, що організація, котра ніколи раніше не проводила процесу стратегічного планування та не має чітко визначеної стратегії, впровадженої сильним керівником, немає також стратегії діяльності та цілей. У такій ситуації ідентифікація наявних цілей та завдань повинна бути здійснена на базі аналізу щоденних дій організації.

Перш за все  необхідно дати відповіді на питання:

Чим ми займаємось?

Ким є наші клієнти?

Чи те, що ми робимо веде до досягнення наших цілей?

Особливо істотним на цьому етапі буде визначення чи та якою мірою попередня діяльність організації вела до досягнення визначених цілей. Найкраще, коли ми маємо у своєму розпорядженні результати досліджень щодо ефективності попередньої діяльності організації.

4. Аналіз оточення (можливості та  загрози)

Ознайомлення  з місією та цілями організації, а  також з її теперішньою стратегією, дозволяє зробити висновок про те, які елементи оточення (тобто всього, що є поза організацією) мають значення для організації, та яке саме.

Під час цього  етапу стратегічного планування:

Створюємо список зовнішніх чинників, які можуть мати вплив на досягнення цілей організації;

Співставляємо чинники, які створюють  для нас додаткові можливості, а також ті чинники, які становлять загрозу або спричиняють труднощі;

Визначаємо, як ми можемо використати попередньо визначені можливості, а також, як ми можемо протидіяти загрозам.

Як правило, певні труднощі нам  створює визначення того, які предмети оточення організації повинні стати  об’єктом нашого зацікавлення, а які  при цьому аналізі можна оминути. Легко зауважити, що, в принципі, немає речей, які б в більшій чи меншій мірі не торкались інтересів нашої організації. Ми не говоримо тут про вплив фази місяця на якість роботи працівників організації, а лише про визначення групи найбільш істотних чинників. Можна розрізнити наступні їх категорії:

Супільно-культурні чинники.

Як ставляться мешканці до діяльності неурядових організацій, а також  до предмету вашої роботи? Чи люди готові активно підтримати вашу діяльність (участь у конкретній акції)? Які  культурні норми та традиції пов`язані з пожертвуванням коштів на благодійні цілі? Яке значення для вашої діяльності має факт розвитку місцевих засобів масової інформації (газет, радіо, телебачення)?

Правові чинники.

Які правові акти безпосередньо  стосуються вашої організації? Який вплив на діяльність вашої організації можуть мати норми, що містяться в них стосовно:

а) фінансування вашої діяльності (наприклад, чи законодавство преміює  спонсорів, скажімо, за допомогою податкових пільг? Чи є якісь обмеження у  фінансуванні вашої діяльності з закордонних джерел? Чи неурядова організація може провадити господарську діяльність і на яких умовах? Чи ви можете нагромаджувати свої кошти за допомогою фінансових операцій - банківські депозити, гра на біржі тощо? Чи ви можете отримати приміщення під офіс від міської влади на пільгових умовах?);

б) предмету вашої діяльності (наприклад, чи якісь правові норми стосуються тих моментів суспільного життя, якими займаєтесь ви - наприклад, суспільної допомоги, екології або освіти? Яку  роль для неурядових організацій, що займаються цією справою, передбачає законодавство? Чи можете ви бути, наприклад, виконавцем завдань із соціальної допомоги, де замовником виступають органи державної адміністрації?);

Економічні чинники.

Якою є економічна ситуація у вашому місті та регіоні; якими є перспективи її розвитку? Чи у вашому регіоні утворюються нові підприємства і надходять закордонні інвестиції? Який передбачається рівень інфляції та рівень росту реальної заробітної платні?