Стратегічне планування

СТРАТЕГІЧНЕ ПЛАНУВАННЯ

Стратегічне планування

Кожен із нас займається стратегічним плануванням, хоча, можливо, не називає  так виконувані собою дії, не використовує щоденно цього терміну, який, на думку  багатьох, використовують лише менеджери  великих корпорацій.

Рішенням стратегічного характеру  є, наприклад, вибір школи чи напрямку навчання в університеті. Щоб прийняти правильне рішення, ми повинні добре  знати свої можливості та ситуацію в нашому оточенні (наприклад, якого  типу освіта цінується та буде цінуватися в майбутньому на ринку праці). Ми оцінюємо ситуацію в довгій, багаторічній перспективі часу. Як правило, ми беремо до уваги різні варіанти і як підсумок вибираємо найкращий із них (наприклад, один серед двох напрямків навчання), беручи до уваги всі хороші та погані сторони даної стратегії. Іноді такі рішення ми приймаємо в результаті довгих розмірковувань та тривалого аналізу, а часом просто інтуїтивно, і все це належить до стратегічних рішень.  

Що таке стратегія

"Стратегія - це вид  військового мистецтва, що включає в себе підготовку до війни та ведення війни, а також підготовку конкретних військових кампаній та битв; в перен. Економічна стратегія"

Словник української  мови. 

Стратегію можна визначити як загальну програму виконання місії організації. Стратегія містить визначення пріоритетів організації та напрямки її розвитку.

Риси стратегії: Горизонт часу. Термін “стратегія” ми використовуємо для опису дій, що пов`язані з віддаленим горизонтом часу (як з точки зору часового проміжку, що потрібен для виконання цих дій, так і з точки зору часового проміжку, який мине до виявлення результатів цих дій). Результати. Хоча результати використання вибраної стратегії стануть відчутними лише через певний проміжок часу, кінцевий ефект використання буде дуже значним. Концентрація зусиль. Результативність стратегії, як правило, вимагає сконцентрованої діяльності, зусиль чи звернення уваги на умовно обмежену сукупність намірів. Концентрація на вибраних діях вже сама по собі обмежує засоби, що доступні для інших типів діяльності. Розміщення рішень. Хоча в деяких організаціях на реалізацію обраних ними стратегій вистачило б лише кілька рішень, у більшості стратегій необхідним є прийняття дуже багатьох рішень різноманітного плану. Ці рішення повинні узгоджуватися між собою, формуючи відповідну схему розміщення. Всеохоплювальність. Стратегія охоплює широкий аспект дій щодо визначення засобів поточної діяльності. Окрім того, потреба узгодженості рішень і часових рамок вимагає, щоб всі структурні одиниці всередині організації майже інстинктивно працювали на підтримку певної стратегії.

Згідно з Р. Х. Хаєсом та С.К.Віллврайтом, за Стонером, Ванкельом  “Управління”.

 
Навіщо нам стратегія

Якщо ти не знаєш куди ідеш, кожна дорога приведе тебе до мети.

Лао-Цзи 

З практики діяльності польських неурядових організацій випливає, що типовою ситуацією для багатьох із них є брак часу, людей, грошей та інших засобів. Більше того - вся діяльність організації відбувається, як правило, в поспіху, а справи залагоджуються “на вчора”. У такій ситуації дуже легко взяти на озброєння стиль діяльності, коли ми концентруємося виключно на справах та завданнях, що є терміновими і які викликані поточними потребами або зміною ситуації. Ми забуваємо про справи, що є важливими та пріоритетними для організації.

Природною схильністю людей є присвячення  більшої частини свого часу на залагодження справ, які з точки  зору їх значимості для досягнення далекосяжної мети, є не вартими  уваги. У той же час ми відкладаємо  ”на пізніше” (тобто найчастіше “на ніколи”) справи, значення яких для нашої організації в далекій перспективі є головним, але їх залагодження не здається нам терміновим. Переважна більшість з відомих нам неурядових організацій не мають, наприклад, добре опрацьованих рекламних матеріалів, хоча всі знають, що володіння такими матеріалами є для організації дуже важливим. Тільки якось постійно не бракує часу, щоб зайнятися цим.

Іншими словами, базовим (якщо не єдиним) критерієм, що вирішує, чи будемо ми займатися  якоюсь справою/завданням, дуже часто  є терміновість, а не важливість даної справи/завдання. Такий стиль роботи є дуже небезпечним для організації.

Небхідне (обов`язково повинно бути зроблене)
Важливе (повинно бути зроблене)
Потрібне (було б добре, якби було зроблене)
Малоістотне
	Час не відіграє ролі	Мало термінове	Термінове	До негайного виконання

 

 Нам здається, що найкращим рішенням (і це підтверджується  практикою) є впровадження правила  планування діяльності, опрацювання  довготермінової стратегії організації та належна її реалізація.

Позитивні риси володіння  стратегічним планом

Стратегічний план полегшує нам  визначення чіткої та виразної концепції  діяльності нашої організації. Це дозволяє нам підпорядкувати всю діяльність нашої організації визначеній місії. Окрім того це дозволяє ідентифікувати з цілями організації її членів, волонтерів та зовнішніх партнерів.

Стратегічний план допомагає випрацювати  цілісний погляд на організацію та її цілі. Ми бачимо цілий ліс, а не тільки окремі дерева.

Стратегічний план визнає пріоритети. Впорядковує цілі та завдання відповідно до їх важливості та черговості, згідно яких вони реалізовуватимуться.

Стратегічний план полегшує нам  раціональне використання наших  сильних сторін, кваліфікацій та здібностей.

Стратегічний план дозволяє нам узгодити розвиток нашої організації зі змінами, що відбуваються в зовнішньому оточенні.

Стратегічний план визначає напрямок маршруту у випадку, коли ми знаємо, куди хочемо дійти - нам легше опрацьовувати  конкретні відрізки маршруту.

Ми можемо вдатися до створення стратегічного плану також у випадках, які вимагають оперативних рішень.

Коли цілі вже узгоджені, керівник повинен бути безжалісним щодо себе та щодо інших. Якщо якась ідея, яка  прийшла йому в голову не міститься  в межах визначених цілей, потрібно без роздумів відмовитись від неї. Я взяв собі за правило стежити  за тим, щоб на моєму столі було видно напис, якого я не міг  би не зауважити, чи то розмовляючи  по телефону, чи то перебуваючи на зборах в офісі: “Чи те, що я роблю, або маю намір зробити, наближує нас до реалізації наших цілей?”. Цей напис врятував мене від багатьох непотрібних подорожей, конференцій, зборів та банкетів. Роберт Таунсенд, колишній президент та автор успіху фірми  прокату автомобілів “Авіс”.

 

 Вади  створення стратегічного плану

Можливо, що в нашій організації  буде менше спонтанності та імпровізації. А деякі з нас це, власне, і  люблять.

Щоб володіти стратегічним планом, потрібно спершу його опрацювати. 

Як опрацювати стратегію?

У неурядових організаціях є можливість опрацювання стратегії трьома методами:  

Xаризматичний метод

Сильний керівник, найчастіше один із фундаторів організації, самостійно приймає  рішення щодо стратегії її діяльності. Найчастіше він приймає ці рішення  інтуїтивно, опираючись на власний  досвід та оцінку ситуації, а також власне розуміння місії організації. Як правило, такі рішення є досить сміливими та ризикованими. 

Метод пристосування

Деякі організації використовують стратегію гнучкого реагування на зміни  в зовнішньому оточенні. Цей метод  є типовим для організацій, що не мають сильного керівного центру - стратегія діяльності є результатом певних впливів у середовищі керівництва організації. Для організацій, які для створення стратегії діяльності використовують метод пристосування, характерним є відкриття нових програм та проектів у відповідь на появу нових грантових стежок. 

 

Плановий метод

В опрацюванні стратегії організації  цей метод передбачає застосування визначеної процедури, що містить чергові  етапи: аналіз організації та її оточення, формулювання альтернативних стратегій та вибір найкращої серед них. Цей метод сприяє прийняттю раціональних рішень та створенню цілісних та добре продуманих планів. Ця методика дозволяє задіяти в процес опрацювання стратегії організації велику групу людей (членів організації).  

Залежно від типу організації та етапів її розвитку кожен з вищезгаданих методів може виявитися корисним для даної організації.

Далі в цьому розділі ми будемо займатися презентацією планового  методу опрацьовування стратегії.

Процес стратегічного  планування

Стратегічне планування - це сформалізований процес довготривалого планування в організації, що включає в себе визначення цілей організації, опрацювання програми їх реалізації та вибір методів втілення цієї програми в життя.

Стратегічний план - це документ, опрацьований у рамках процесу стратегічного планування. Він описує місію організації, бачення її розвитку на тривалу перспективу, стратегічні цілі, а також методи їх досягнення. Він створюється на досить тривалий відрізок часу (як правило, не менше ніж на 2-3 роки).

Стратегічне планування - це довготривалий  процес, що складається з багатьох етапів. Кожен черговий етап планування є точкою відліку для наступного - тому тут надзвичайно важливою є черговість дій, а також те, щоб  не пропустити жодного з етапів.

Пропонована нижче схема опрацювання  стратегічного плану не є, звичайно, єдино можливою, але ми вважаємо її найбільш відповідною. 

Етапи стратегічного планування:

Етап 1. Підготовка планування.

Етап 2. Визначення місії організації.

Етап 3. Ідентифікація сучасних завдань та стратегії.

Етап 4. Аналіз оточення (можливості та загрози).

Етап 5. Аналіз засобів (сильні та слабкі сторони організації).

Етап 6. Визначення стратегічних цілей.

Етап 7. Опрацювання альтернативних стратегій.

Етап 8. Стратегічні рішення (вибір відповідного варіанту стратегії).

Етап 9. Впровадження стратегії.

Етап 10. Вимір та контроль кроків.

1. Пiдготовка планування

Стратегічне планування, як будь-який складний процес, в який задіяне  все керівництво організації, вимагає  якісної підготовки. Успіх самого планування залежить від того, як ми підготуємось до процесу планування. 

Перший крок: визначаємо, яким повинен бути наш стратегічний план.

Для цього нам потрібно відповісти на такі запитання:

На який період ми готуємо наш  стратегічний план? Як правило, стратегічний план повинен охоплювати достатньо великий часовий горизонт: щонайменше 3-5 років, і, хоча нам відомі організації, які опрацьовують свій стратегічний план на 7 років, планування на такий довгий відрізок часу нагадує ворожіння на кавовiй гущi. Потрібно подумати, на скільки років наперед ми можемо передбачити розвиток ситуації в нашій організації та в її оточенні. Однак, з іншого боку, немає потреби витрачати час на стратегічне планування, якщо ми не зможемо сконцентруватися на майбутньому, а лише на сучасному стані справ. Ми пропонуємо прийняти щонайменше дворічний термін для стратегічного планування. У випадках організацій, що стабільно працюють протягом довгого часу, цей термін може бути більшим.

Якого формату повинен бути наш стратегічний план? Стратегічний план, який є результатом процесу стратегічного планування, є конкретним документом. Варто визначити для себе, яким буде його формат, обсяг та рівень змістовності окремих частин.

Хто є адресатом цього плану? Відповідь на це питання видається дуже простою: стратегічний план існує для нас та повинен служити нам. Однак щоразу частіше трапляється, що з стратегічним планом організації хочуть ознайомитися спонсори (подібно до того, як банк, що надає кредит якійсь фірмі, хоче ознайомитись з її бізнес-планом). Деякі організації можуть мати побоювання щодо розкриття окремих аспектів своєї стратегії (наприклад, плану боротьби з конкуренцією). Хоча ми є прихильниками повної прозорості неурядових організацій, нам зрозумілі такі побоювання. Мабуть, не потрібно визначати для себе якісь обмеження стосовно демонстрації всього, що є істотним для організації в процесі опрацювання плану. Під час стратегічного планування необхідною є повна щирість. Однак можна вирішити для себе, що стратегічний план, який ми опрацьовуємо, буде документом для внутрішнього користування організації, а для інших зацікавлених осіб ми підготуємо його в більш загальній формі. Як правило, врешті-решт виявляється, що ці перестрахування були непотрібними, але якщо вони можуть збільшити відчуття безпеки та рівень відвертості учасників процесу планування, то їх варто запровадити. 

Другий крок: визначаємо, хто це робитиме. 

Чи ми можемо зробити це самі? Організаціям, які ніколи не опрацьовували стратегічних планів, ми не рекомендуємо, щоб вони цілком самостійно опрацьовували свій перший такий план. Ви можете скористатись допомогою консультанта. Багато організацій, що допомагають третьому сектору, пропонують цей вид допомоги. Консультант, спеціаліст у галузі стратегічного планування, може брати участь у цілому процесі стратегічного планування, починаючи з підготовчого етапу. Або він може допомогти вам лише на певних етапах планування. Перед цим ви також можете підвищити свою кваліфікацію. Багато організацій та інституцій проводять навчання в галузі стратегічного планування (хоча варто придивитися, що саме пропонує дана організація). Окрім того, недостатньо скерувати на таке навчання одного-двох представників вашої організації - ідеалом у цьому випадку було б спеціальне навчання для всіх осіб, що братимуть участь у плануванні.

Хто братиме участь у процесі  планування? Ефект від стратегічного  планування є тим більшим, чим  більше членів організації залучено до цього процесу. З іншого боку, дуже велика група суттєво ускладнює (а часом і зовсім унеможливлює) саму роботу. В цій ситуації рекомендується виділити групу з 5 - 7 осіб для планування, а одночасно опрацювати такий стиль роботи, який залучав би на ключових етапах планування якнайбільше осіб із числа членів організації. Група, що займається плануванням, повинна складатись з членів вищого керівництва організації. Якщо це саме вони повинні незабаром впроваджувати нову стратегію в життя, їм необхідно брати участь в її опрацюванні. У випадку організацій з розбудованою структурою корисним є включення до групи, що займається плануванням, лідерів найнижчих організаційних структур. Їх точка зору в багатьох питаннях може бути ближчою до реальних умов роботи організації.