Организация производства

Инспектор по кадрам ведет  учет списочной и явочной численности  персонала, следит за соблюдением трудовой дисциплины, отвечает за прием и  увольнение работников.

Главный менеджер организует работу администратора и нижестоящих  подразделений и контролирует их работу. Главный менеджер также контролирует работу одела закупок.

Работники склада не должны ничего отпускать без заявки.

 

2.4 Уточнить специализацию и особенности функционирования каждого элемента (службы) организационной структуры предприятия

 

Определение качественных характеристик  организационной структуры представлено в табл. 1.

Таблица 1

 Определение качественных  характеристик организационной  структуры

Критерии организационной  эффективности	Параметры	Весовые оценки
1. Быстрота распознавания  ситуации (реакция на изменения)	- степень разнообразия  организационных целей, - соотношение формальных, неформальных связей, - соотношение горизонтальных, вертикальных связей	0,10 0,10 0,00
2. Глубина анализа ситуации (качество проектов решения)	- степень централизации  работ, - жёсткость контроля	0,20 0,10
3. Скорость принятия решений	- степень централизации  решений, - характер оформления  правил и процедур	0,10 0,10
4. Эффективность в увеличении  конкурентоспособности	- инновационность и гибкость  в управлении, - возможности выявления  и культивирования талантов работников	0,20 0,10
Итого:		1,0

 

Особым направлением анализа  организационной структуры является изучение организации работ службы управления персоналом (отдела кадров). Схема функциональных взаимосвязей службы управления персоналом отражает горизонтальные связи функциональных подразделений аппарата управления. Её можно представить в виде таблицы, с левой стороны которой по вертикали формируются основные виды деятельности, выполняемые службой  управления персоналом, а вверху по горизонтали перечисляются все  функциональные подразделения аппарата управления и должности высших руководителей (табл. 2).

 

Таблица 2

Схема функциональных взаимосвязей службы управления персоналом (отдела кадров) с другими подразделениями  организации

Основные виды деятельности	Должностные лица
	1	2	3	4	5	6	7
Подбор и расстановка  кадров	О	У
Составление плана потребности  в персонале	У		У	У
Оформление приёма, перевода, увольнения работников	Р		П
Изучение причин текучести  кадров	У		У
Осуществление контроля за правильным использованием персонала			У
Создание резерва кадров и его обучение	П		С
Введение учёта личных дел	О	П	У
Осуществление работы по профессиональному  продвижению кадров	Р	У
Рассмотрение писем, жалоб, заявлений	У	У		П	П	П
Осуществление трудовой мотивации  персонала	У	О		У	У	У
Совершенствование стиля  и методов работы с персоналом	О	У		У

 

Условные обозначения:

О – отвечает за выполнение данной функции, организует её исполнение, подготавливает и оформляет окончательный  документ;

П – представляет исходные данные, информацию, необходимые для  выполнения данной функции;

У – участвует в выполнении данной функции;

С – согласовывает подготовленный документ или отдельные вопросы  в процессе выполнения функций;

Р – принимает решения, утверждает, подписывает документ.

Номенклатура должностей:

1 – Директор.

2 – Управляющий магазином.

3 – Бухгалтер

4 – Продавцы-консультанты

5 – Кассиры

На пересечении строк  и столбцов проставляются символы, отражающие степень участия отдельных  функциональных подразделений и  руководителей в выполнении конкретных функций данного подразделения. Анализ полного охвата функций управления структурными подразделениями аппарата приводится при помощи матричной  таблицы, в которой перечень работ  сопоставляет с номенклатурой действующих  структурных подразделений. Перечень работ сопоставляется на основе типового их классификатора для объектов определенного  класса с дополнением его специальными работниками, обусловленными специфическими задачами и особенностями данного  объекта и его взаимоотношениями  с другими звеньями общественного  производства. Это сопоставление  выявляет круг работ, не закрепленных ни за одним подразделением, закреплённых за несколькими подразделениями  одновременно (дублирование) и отнесённых по частям к компетенции разных подразделений.

 

2.5 Определить направление информационных потоков между службами и порядок их взаимодействия

 

Внутренние информационные потоки образует информация, которая  циркулирует внутри предприятия. Эти  потоки содержат как поступившую  извне, так и порожденную внутри предприятия информацию.

Таким образом, для обеспечения  информационных потребностей различных  групп потребителей информации предприятия  могут использоваться регулярные входящие нерегулярные входящие и внутренние информационные потоки.

Четкое разделение информации на потоки и определение того, какие  потоки могут удовлетворить потребности  каждой группы потребителей информации на предприятии, является очень важным.

Такое разделение позволяет  установить, какая именно информация нужна каждой группе потребителей и  какова целесообразность предоставления конкретным сотрудникам доступа  к тем или иным источникам информации. В общем виде можно выделить три  уровня информационных потребностей работников предприятия и соответствующие  им три вида информационных потоков:

 внутренние;

 внутренние и регулярные  входящие;

 внутренние информационные, регулярные и периодические входящие12.

Общее разделение потребителей информации по отношению к трем видам  информационных потоков - это первый шаг для определения информационных потребностей сотрудников. Дальнейшее структурирование этих потоков необходимо для того, чтобы предоставить каждому  работнику тот объем информации, который ему действительно необходим  для работы, поскольку избыток  информации так же опасен, как и  ее недостаток. Практически каждый работник предприятия является одновременно и потребителем информации, и ее поставщиком для других сотрудников. Поступающая извне или порождаемая  на предприятии информация обязательно  должна иметь своего потребителя, т.е. быть адресной. В то же время информация должна быть необходимой и достаточной  для выполнения работником своих  функций. Анализ структуры информационных потоков на соответствие критерию необходимости  и достаточности получаемой потребителями  информации позволяет минимизировать как сами информационные потоки, так  и нагрузку на потребителей и внутренних производителей информации.

 Информационные системы,  обеспечивающие производство, обработку,  хранение и использование информации  внутри предприятия, подробно  описываются в следующих главах. А пока рассмотрим цели мониторинга  внешней среды предприятия и  существующие для этого возможности.

В данной организации происходит непрерывный обмен информацией  между  всеми сотрудниками магазина.

 

2.6 Определить направление внешних информационных потоков

 

В настоящем документе  представлено решение для автоматизации  учета и управления сетью  магазинов  спортиными товарами. Все используемые программы предназначены для  решения широкого круга задач, не обязательно связанных с торговлей  обувью. Однако совместное их использование  с определенным набором настроек позволяет успешно применять  их на практике в компаниях, занимающихся оптовой поставкой и/или производством  обуви, и обладающих распределенной сетью розничных магазинов для  реализации обуви и сопутствующих  товаров. Целью описываемого проекта  является построение системы автоматизации, в рамках единого информационного  пространства которой выполняют  свои функции сотрудники всех подразделений  компании, ограничиваясь лишь правами  доступа к различным разделам и функциям системы.

Дополнительными требованиями к возможностям системы при создании единого информационного пространства в компании «Adidas» стали:

Возможность исключения оператора  из управления обменом.

Использование любых каналов  связи между подразделениями. Решение  работоспособно как при наличии  быстрых каналов связи, так и  в условиях отсутствия постоянного  подключения к Интернету.

Возможность удаленной настройки  различных параметров системы.

Автоматическое администрирование  баз данных в соответствии с настройками.

Автоматическая верификация  и синхронизация данных при обмене.

Возможность консолидации данных при передаче между структурными единицами компании различных уровней.

Сквозная доступность  всех видов информации для всех подсистем  с учетом разделения прав доступа.

 Представленное решение  построено с учетом следующих  предположений и ограничений  относительно автоматизируемой  компании:

компания занимается производством  или оптовой поставкой обуви  и других сопутствующих товаров  и реализует их через собственные  розничные магазины и магазины - франчайзи. Кроме того, возможна мелкооптовая продажа товаров или передача на реализацию;

компания обладает головной структурой (в.т. числе складами для  хранения товаров) и распределенной сетью розничных магазинов;

 

с точки зрения организации  торгового процесса на головную структуру  возложены следующие функции:

формирование коллекций  или ассортиментной матрицы (в т.ч. с учетом заказов, поступающих от магазинов сети и магазинов-франчайзи),

централизованное размещение заказов на производство или поставку товаров,

централизованное заключение договоров на поставку и контроль их выполнения,

контроль доставки товаров  до складов предприятия в случае, если приемка товара производится на складах поставщика (например, закупка  у иностранных производителей/поставщиков),

приемка и хранение товаров  для всех магазинов сети на центральных  складах компании (или арендуемых складах),

контроль взаимоотношений  с поставщиками/производителями, а  также с  мелкооптовыми покупателями  и реализаторами,

распределение товаров по магазинам сети и доставка товаров  до магазинов,

контроль работы магазинов,

формирование и контроль ценовой политики для всей сети и  для отдельных магазинов/групп  магазинов, в т.ч. проведение скидочных  акций на отдельные 

перечни товаров,