Организация внутреннего аудита

При последующих  проверках должны быть даны анализ и оценка выполнения или исправления  замечаний по фактам предыдущих проверок. 
Письменная информация подписывается всеми аудиторами, кто проводил проверку. На основании письменной информации составляется отчет в СВА, который по структуре в основном повторяет письменную информацию.

Помимо этого  отчет должен содержать раздел посвященный  анализу платежеспособности и финансовой устойчивости организации, а также  прогнозной оценке её финансового состояния  на будущее. 
Отчет составляется в трех экземплярах (первый передается руководителю, второй адресуется вышестоящей организации, третий направляется в архив) и подписывается руководителем СВА, при этом все экземпляры являются первыми.

В соответствии с аудиторским стандартом аудиторский  отчет должен состоять из вводной, аналитической  и итоговой частей.

Вводная часть  аудиторского заключения содержит: название документа в целом, дату и место  составления, основание проведения проверки (приказ руководителя предприятия, протокол решения учредителей), проведение проверки, фамилии, имена и отчества лиц, принимавших участие в проверке, фамилии, имена и отчества должностных  лиц, ответственных за деятельность подразделения, период проверки, какие  вопросы были подвергнуты документальной и фактической проверке.

Аналитическая часть адресуется должностному лицу, назначившему проверку и должна включать: наименование подразделения, объекты  аудита, изложение результатов проверки, общую оценку соблюдения законодательства и установленного порядка ведения  бухгалтерского учета, оценку оформления хозяйственных операций и их отражение  в бухгалтерском и оперативном  учете, существенные нарушения конкретных нормативно-правовых актов, арифметические, логические, документальные и вещественные доказательства установленных нарушений; фамилии, имена, отчества и должности  лиц, допустивших нарушения, денежное и количественное выражение негативных последствий нарушений.

Итоговая часть  аудиторского документа содержит оценку аудитора производственно-финансовой деятельности подразделения и ведения  бухгалтерского учета, а также предложения  по устранению выявленных нарушений, рекомендации подразделению по устранению недостатков  до принятия решения по проверке должностным  лицом, назначившим проверку.

При изложении  своего мнения аудитор должен соблюдать  строгую объективность, не допускать  необоснованных утверждений, выводов  и оценок деятельности отдельных  лиц или проверяемого подразделения  и записывать обвинительные формулировки. Замечания о недостатках и  нарушениях, полученных из устных или  письменных заявлений отдельных  лиц, в отчет включать нельзя. Каждый отраженный в нем факт должен быть всесторонне проверен аудитором. Если руководитель подразделения или  другое должностное лицо подразделения  имеет возражения или замечания  по материалам проведенной проверки, он должен подписать документ о проверки и одновременно приложить к нему свои письменные возражения или замечания. К заключительному документу  о проверке прилагаются также  объяснения других должностных лиц  проверяемого подразделения, непосредственно  осуществляющие хозяйствующие операции, по мнению аудитора, выполненных с  нарушением действующих нормативно-правовых актов.

В тех случаях, когда необходимо принять срочные  меры к устранению выявленных нарушений, составляются промежуточные аудиторские  отчетные документы, направляемые руководителю, назначившему проверку, с последующим  включением этих сведений в общий  документ о проверке.

Промежуточные отчетные документы аудитора составляются непосредственно в ходе аудиторской  проверки на тех участках работы предприятия, где вскрыты наиболее значимые нарушения, требующие немедленного принятия мер, и подписываются проверяющими и  должностными лицами подразделения.

3.2.Принятие мер  к устранению выявленных аудитором  недостатков и нарушений.

Проверка считается  законченной, когда выявленные нарушения  устранены, а финансово-хозяйственная  деятельность проверяемого подразделения  обеспечивает полный хозяйственный  расчет и рациональное использование  материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Выявленные в  ходе проверки недостатки, не требующие  существенных изменений в деятельности подразделения и входящие в компетенцию  руководителя подразделения, необходимо устранить по ходу проверки. Об их устранении в процессе проверки делается соответствующие  записи в отчете.

Если при проверке выявлены серьезные нарушения законодательства РФ и 
(или) иных нормативно-правовых актов, недостачи, хищения денежных средств или материальных ценностей, нарушения налогового законодательства, требующие внесения изменений в бухгалтерскую отчетность предприятия и возмещения потерь (т.е. имеется основание для отстранения от работы виновных должностных лиц и взыскания с них причиненного ущерба), материалы проверок передаются в юридический отдел предприятия. Последний, дает правовую оценку записям в материалах проверки, и готовит исковые документы для передачи в суд с целью возмещения материального ущерба. Размер причиненного ущерба определяется по рыночным ценам. После выявления причиненного ущерба в материалах проверки, инвентаризации или иным способом, меры по его возмещению должны приниматься немедленно.

При нарушениях и злоупотреблениях необходимы меры по сохранности отельных документов. Для этого их изымают как в  процессе проверки, так и по ее окончании. В первую очередь, изымаются документы, имеющие следы подчисток, исправления  цифр и текста, и содержащие неправильные и (или) подложные сведения. На этих документах нельзя делать какие-либо пометки. В делах проверяемых структурных  подразделениях вместо изъятых документов отставляют их копии с указанием  на обороте кем и когда они  изъяты. 
Возмещение материального ущерба осуществляется также по всем уплаченным подразделением штрафам, неустойкам, иным санкциям. При этом администрация должна возложить имущественную ответственность в соответствии с законодательством на конкретно виновных лиц.

Повышению эффективности  проверок способствует обсуждение их итогов с учредителями, руководителями и ответственными работниками предприятия. При необходимости вопросы сохранности  собственности обсуждаются с  персоналом подразделения, вносятся их предложения по организационно-техническим  мероприятиям и утверждаются планы  по устранению выявленных недостатков  и меры по повышению эффективности  работы данного подразделения. Отчетные документы по аудиторским проверкам, проект решения по проверке (приказ), приложение, другие документы по проверке и перечень принятых мер представляются на рассмотрение должностному лицу, назначившему аудиторскую проверку.

Четко налаженный контроль за выполнением принятых решений  по результатам аудиторских проверок обеспечивает эффективность мероприятий  по устранению выявленных проверкой  недостатков. Контроль за исполнением  приказа осуществляется путем рассмотрения докладов руководителя проверенного подразделения  о выполнении указаний руководителя предприятия, анализа данных отчетности и документальной проверке работы подразделения  на месте.

Для учета и  контроля за исполнением решений  по аудиторским проверкам служба аудиторского контроля или аудитор  ведет книгу учета аудиторских  проверок и принятых по ним мер. В  книге вводятся следующие графы: наименование подразделения, на котором  проведена проверка; организационный  метод проверки; дата отчетного документа  о проверке; дата приказа по результатам  проверки; номер приказа; сроки представления  информации о выполнении решения  по отчету о проверке; дата фактического представления отчета о выполнении приказа; сумма ущерба денежных средств; сумма ущерба в результате налоговых  нарушений; сумма ущерба материальных ценностей и ценных бумаг; передано в суд; сумма восстановленных  денежных средств, материальных ценностей  и ценных бумаг; сумма взысканного  ущерба с виновных лиц добровольно; сумма дополнительно начисленных  и внесенных платежей в бюджет.

Вывод по главе. Глава раскрывает состав и содержание итогового документа, по результатам  проведения внутреннего аудита, на основании которого определяется комплекс мер для устранения выявленных недостатков  и нарушений. Работа службы внутреннего  аудита считается наиболее эффективной  лишь тогда, когда выявленные и отраженные в отчете негативные моменты будут  устранены, а положительные, могут  в дальнейшем позитивно повлиять на успех в работе организации.

Глава 4. Оценка эффективности системы внутреннего  контроля при планировании аудита.

Одним из начальных  этапов процесса планирования общего аудита является оценка СВК, основная цель которой - уточнение вида, времени  проведения и объема аудиторских  процедур, поскольку структура или  функционирование определенных элементов  СВК могут увеличивать или  уменьшать вероятность наличия  существенных ошибок или искажений  в проверяемой финансовой отчетности.

Основными компонентами СВК являются: 
- контрольная среда – характеристики, определяющие служебные взаимоотношения, благоприятные для контроля в компании, включая процедуры контроля – специальные проверки, выполненные персоналом; 
- система бухгалтерского учета - организованный процесс регистрации хозяйственных операций; 
- система налогового учета – организованный процесс выявления налогооблагаемой базы (с 01.01.2002 в связи с принятием 25 главы НК РФ).

Поскольку процедура  оценки эффективности СВК организации  выполняется в первую очередь  с целью обоснования величины аудиторской выборки, что предполагает определение вероятности не обнаружения  ошибки системой внутреннего контроля организации, основой для оценки является тестирование контрольной  среды организации. Процедура оценки контрольной среды предприятия  начинается с изучения общей системы  организации внутреннего контроля в организации. СВК, существующую в  организации, положительно характеризуют  следующие моменты: 
- наличие службы внутреннего аудита, подразделений методологии бухгалтерского учета, юридической службы, финансовых аналитиков; 
- наличие утвержденных схем документооборота, разделения обязанностей и ответственности, должностных инструкций, положений об отделах и т.д. 
- наличие утвержденных бизнес- плана, смет представительских и прочих расходов; 
- наличие оформленных результатов инвентаризаций, плановых и внезапных внутрифирменных проверок, внутреннего аудита, актов проверок государственных органов, распорядительных документов по организации по результатам таких проверок; 
- получение консультаций от налоговых органов, юридических, консультационных и аудиторских фирм; 
- проведение аттестаций работников, организация обучения и повышение квалификации персонала; 
- наличие внутрифирменных методологических разработок; 
- наличие адекватных систем компьютерной обработки данных, информационных систем и технического обеспечения.

Далее оценивается  фактическое соблюдение всех перечисленных  выше положений. В первую очередь  обращается внимание на наличие таких  фактов, как совмещение контрольных  и административных функций, когда  работник контролирует сам себя и  даже при наличии процедур контроля может скрыть ошибку, допущенную им при выполнении своей основной работы.

Следует выяснить, имела ли место в организации (на конкретном участке учета) смена  управленческого и руководящего персонала, так, как, например, частая смена  бухгалтеров на отдельном участке  учета ведет к тому, что функции  учета и контроля выполняются  людьми, не имеющими достаточного опыта.

Определяется, установлен ли в организации контроль, за сохранностью активов. Реальный доступ к активам, документам, важным записям и бланкам  должен быть разрешен только уполномоченным на то лицам. Кроме того, происходит не только ознакомление с результатами инвентаризации, но и производится оценка её достоверности. Для этого  сроки проведения инвентаризации оцениваются  с точки зрения их реальности; состав инвентаризационной комиссии проверяется  с точки зрения уполномоченности её членов; бланки строгой отчетности, денежные документы, бланки векселей проверяются  на их фактическое наличие, на местах хранения.

С точки зрения оценки эффективности системы бухгалтерского учета, оценивается полнота и  правильность регистрации хозяйственных  операций в бухгалтерских регистрах. Минимальные требования к системе  учета на определенном ее участке  является наличие соответствующего раздела в учетной политике, а  также правильное ведение регистров  синтетического и аналитического учета. Так, например, отсутствие или несоответствующее  заполнение книги учета векселей говорит не только о не соблюдении требований нормативных документов, но и об отсутствии элементов контроля, за поступлением и выбытием векселей. Следовательно, при проверке регистров  аналитического учета и первичных  документов необходимо обратить особое внимание на реальность и оценку хозяйственных  операций, полноту, точность и своевременность  их записи.

Кроме проверки учетных процедур необходимо выяснить, применяются ли в организации  процедуры контроля, направленные на предотвращение, выявление и исправление  ошибок и искажений. Такими процедурами  являются: сверка учетных данных между  отделами, подразделениями; составление  исполнителями отчетов; проведение внезапных проверок и плановых инвентаризаций и др. Проведение или отсутствие в организации соответствующих  мероприятий характеризует саму СВК.

Для оптимизации  работы при проведении процедуры  оценки эффективности 
СВК можно использовать опросный лист, стандартный вариант которого может быть разработан аудиторами и применяться при проведении аудиторских проверок предприятий. Собранные результаты ответов по опросному листу, могут существенно повлиять на объем выборки, а утвердительная в целом форма опроса положительно характеризует состояние системы внутреннего контроля, и наоборот. Чем больше количество положительных ответов будет получено, тем ниже вероятность не обнаружения ошибки системой внутреннего контроля, следовательно, тем выше степень доверия и меньше аудиторская выборка. В случае если вопрос напрямую не характеризует СВК, в примечаниях дается комментарий, таким образом, данный факт влияет на величину аудиторского риска и соответственно может повлиять на величину выборки. 
Стоит также заметить, что на практике аудиторы обычно больше полагаются на сведения, полученные благодаря многочисленным тестам и различным видам анализа, чем на детальное документирование различных операций.