Двенадцать правил составления должностной Инструкции

Реакций на нештатную ситуацию может  быть только две: принять решение  самому или доложить «по команде». Если вы не решаетесь прямо доверить подчиненному принимать определенные решения – не стесняйтесь включить в должностную инструкцию обязанность доложить о ЧП. Избавьте подчиненного от участи буриданова осла. Особенно важно обеспечить целостность регламента операции. Не поленитесь нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую инстанцию или бросить в корзину для бумаг.

Заключение

Мы рассмотрели двенадцать правил составления нормативных документов. Мы утверждаем, что следование этим правилам сделает нормативные документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни. Что касается краткости, то приведем пример. Автору пришлось анализировать инструкцию по кредитованию коммерческого банка. Исходный текст состоял из 13,026 слов или 92,187 символов. После обработки текст сократился до 6,011 слов и 42,246 символов.

Увы, проблема составления кратких  и ясных нормативных документов не сводится к решению чисто технических  вопросов. В большинстве случаев  и заказчики и авторы документов целенаправленно, хотя и бессознательно, «размывают» и «раздувают» должностные инструкции. Тем самым они создают определенный «люфт» в отношениях. И начальники и подчиненные получают возможность маневрировать. Начальники избавляются от необходимости четко ставить задачи, подчиненные – безупречно их исполнять, и те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу.

Б.В. Бахтерев

Статья была опубликована на сайте http://www.rayter.com/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ –УСТАВЫ, ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ

 

 

Организационные документы  представлены уставами, положениями, в  том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в частности на должностных  лиц, правилами.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Например, Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог. Ветеринарный устав и т.п. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста Устава меняется в зависимости  от его разновидности. Например, устав организации включает: общие положения; цели и задачи; права; деятельность; имущество; управление; реорганизация и ликвидация.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения; акционерный капитал; порядок деятельности; права; управление; учёт и отчётность; распределение  прибыли; прочие накопления; прекращение  деятельности.

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, "Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в Российской Федерации", "Положение о документах и документообороте в бухгалтерским учёте" или "Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях". Наиболее многочисленны разновидности положений, составляемых при создании новых организаций, структурных подразделений, проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Часто индивидуальные положения создаются  на основе типовых, которые, как правило, разрабатываются и утверждаются вышестоящими органами управления.

Положения утверждаются в установленном порядке.

Уставы  и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Указом Президента

Российской Федерации

от 17.03.94 №552

ПОЛОЖЕНИЕ

о Государственной архивной службе России

1 Государственная архивная служба России (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в области архивного дела. ...

5 Главными задачами Росархива  являются:

а) формирование, обеспечение сохранности  и использование Архивного фонда Российской Федерации;

б) координация деятельности федеральных  органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации:

в) анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;

г) управление федеральными архивными учреждениями, организациями и предприятиями, обеспечение их функционирования;

д) контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области архивного дела;

е) ведение централизованного  государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и организация обеспечения информацией о его составе и содержании;

ж) осуществление международных  связей в области архивного дела и делопроизводства.

6...

Положения и уставы учреждений (предприятий) входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста, как и положения о структурных подразделениях. В организации (фирме) должны быть положения о каждом структурном подразделении. Они имеют установленную структуру текста, оформляются на общем бланке, подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются руководителем организации (фирмы).

Например:

 

 

Инструкции - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также  в целях разъяснения и определения  порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов.

Инструктивный характер носят  также такие документы, как правила, регламенты и др.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Должностная инструкция инспектору по контролю...", "Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации".

К инструкциям предъявляются  повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Очень важно учитывать последовательность, в которой пользователь должен изучать и использовать инструкцию. Текст разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92. 

 

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная  система стандартизации Российской  Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. П.4.2., 4.3. 

 

Начинается, инструкция как  правило, разделом "Общие положения", в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий  характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: "должен", "следует", "необходимо", "имеет право", "не допускается", "рекомендуется", "запрещается" и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, "Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания..."; "Годовой бухгалтерский отчет составляют предприятия и организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, независимо от форм собственности в порядке и по формам, утверждаемым Министерством финансов Российской Федерации") или в безличной форме (например: "При написании заголовка дела за основу берётся формулировка, данная в номенклатуре дел").

На каждого работника  учреждения (организации), в том числе  и на работника службы делопроизводства, составляется должностная инструкция.

Инструкция оформляется  на общем бланке и подписывается  руководителем структурного подразделения, которое его разрабатывала. Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Постановление Государственного таможенного  комитета Республики Беларусь от 29 мая 2006 г. №41 "Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения служебного расследования в таможенных органах Республики Беларусь"

         ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО ТАМОЖЕННОГО КОМИТЕТА

                         РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

                         29 мая 2006 г. № 41

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О  ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И

ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО РАССЛЕДОВАНИЯ  В ТАМОЖЕННЫХ

ОРГАНАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

 

     В  целях реализации  положений Закона Республики  Беларусь от  14

июня  2003  года  «О государственной  службе в Республике  Беларусь»,

Дисциплинарного устава должностных  лиц таможенных органов Республики

Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь  от  7

мая  2001  г.  №  243,  на  основании  Положения  о  Государственном

таможенном   комитете  Республики  Беларусь,  утвержденного   Указом

Президента  Республики   Беларусь  от  2  февраля  2000  г.   №  39,

Государственный таможенный комитет Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

     1.  Утвердить  прилагаемую Инструкцию  о порядке  организации   и

проведения  служебного расследования в таможенных органах Республики

Беларусь.

     2.   Начальникам   структурных   подразделений  Государственного

таможенного   комитета  Республики  Беларусь,  начальникам   таможен

довести  содержание  настоящего постановления  до  сведения  личного

состава и обеспечить его выполнение.

     3.    Признать   утратившими   силу   приказ   Государственного

таможенного  комитета  Республики  Беларусь  от  16  октября 2001 г.

№ 417-ОД  «Об  утверждении  Инструкции   о   порядке  организации  и 

проведения  служебного  расследования в таможенных органах Республики

Беларусь» (Национальный реестр  правовых  актов Республики Беларусь,

2001 г., № 103, 8/7432) и постановление Государственного  таможенного

комитета  Республики  Беларусь  от 27 июля 2005 г. № 49  «О внесении

дополнения  в приказ Государственного таможенного  комитета Республики

Беларусь  от  16  октября  2001 г. № 417-ОД»   (Национальный  реестр

правовых  актов Республики Беларусь, 2005 г., № 127, 8/13012).

     4.  Контроль  за исполнением  настоящего постановления  оставляю

за  собой.

    

Председатель                                          А.Ф.Шпилевский

    

                                                УТВЕРЖДЕНО

                                                Постановление

                                                Государственного

                                                таможенного комитета

                                                Республики Беларусь

                                                29.05.2006 № 41

 

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке организации и проведения служебного расследования

в таможенных органах Республики Беларусь

 

                               ГЛАВА 1

                           ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ