Вдосконалення обліку розрахунків з постачальниками, покупцями, підрядниками з використанням АРМ бухгалтера

Сучасна автоматизована система обліку на основі нових засобів обчислювальної техніки повинна забезпечувати:

• повне і своєчасне задоволення інформаційних потреб споживачі^;/
• виконання конкретних та аудиторських задач з метою отримання інформації про існуючі відхилення;
• здійснення аналізу і прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства.

В Україні поширилась концепція  децентралізованої обробки облікової  інформації, яка знайшла своє відображення в широкому і масовому створенні  АРМ бухгалтера (далі-АРМБ), котрі  є засобом автоматичної праці  зайнятого обліком персоналу. Це утворення являє собою функціональну  спеціалізовану людино-машинну систему, що включає програмно-технічний комплекс, інформаційне і додатково інструктивно-методичне і організаційно-технічне забезпечення. Вона призначена для автоматизованого виконання операцій конкретної стадії облікового процесу^ При цьому зберігається розподіл обов'язків між персоналом бухгалтерії за функціональною ознакою, АРМБ є структурною складовою автоматизованих систем управління, персональними засобом облікового працівника для планування, управління, обробки даних, підготовки і прийняття рішень.

Розвиток комп'ютерної інформаційної  технології нерозривно пов'язаний з  розвитком інформаційних систем, які в економіці використовуються для автоматизованого розв'язування економічних задач.

Задача в комп'ютерній інформаційній  системі або задача обробки даних  визначається як функція чи її частина, що являє собою формалізовану  сукупність автоматичних дій, виконання  яких приводить до результатів заданого виду.

До функцій, що належить реалізувати  в розглядаємій задачі, належить облік  розрахунків з постачальниками, підрядчиками та покупцями

Одною із проблем при веденні  обліку розрахунків з постачальниками, підрядчиками та покупцями є своєчасне  та достовірне визначення і обчислення вартості реалізованої або придбаної  продукції чи матеріалів, що є необхідною інформацією для керівництва  підприємства. Своєчасне отримання  інформації про готову продукцію  та її собівартість, придбані продукцію  та матеріали шляхом автоматизації  рішення розглядаємої задачі дозволяє оперативно реагувати на зміни на ринку продукції і приймати необхідні рішення.

Для ефективного контролю за обліком розрахунків з постачальниками, підрядчиками та покупцями необхідно ввести автоматизований облік придбання матеріальних цінностей для виробництва та розрахунків з контрагентами.

Автоматизований облік розрахунків  з постачальниками, підрядчиками та покупцями повинен здійснюватися  на основі даних рахунків-фактур, накладних, податкових накладних, виписок з  рахунків у банку та інших документів, що використовуються при розрахунках з покупцями та постачальниками.

Вихідною інформацією будуть оборотно-сальдові відомості по рахункам, картки рахунків, журнали-ордери по рахункам, головна  книга по рахункам. Вхідними документами  для розв'язку задачі виступатимуть  рахунки-фактури, накладні, податкові  накладні, виписки з рахунків у  банку, накопичувальні відомості. Вартість транспортних робіт при придбанні  чи реалізації продукції та матеріалів відносять на відповідні об'єкти обліку на підставі нагромаджувальних відомостей.

3. Організація розрахунків на ЕОМ

3.1 Обґрунтування вибору програмного забезпечення автоматизації бухгалтерського обліку в ТОВ «Делени»

По кількості створених та розроблених  програм комп'ютерізації бухгалтерського  обліку бухгалтерські програми займають одне із відповідних місць. Але незважаючи на велику кількість програм тут навряд чи можна виділити лідерів.

Це зумовлено тим, що значні складності виникають в процесі створення універсальних програм, які б задовольняли вимоги різних підходів та методів організації і формалізації бухгалтерських задач. Бухгалтерські програми бувають різні: спеціалізовані і універсальні;

• які складаються з декількох окремих модулів і які дозволяють обробляти всю бухгалтерську інформацію в одному середовищі;
• які працюють з розділеними за напрямами обліку базами даних і які дозволяють вести облік в єдиній базі даних;
• які дозволяють аналізувати стан фінансових справ на підприємстві в реальному масштабі часу і які дозволяють одержувати підсумки тільки після закриття звітного періоду;
• розраховані на роботу в комп'ютерній мережі і тільки на персональну роботу;
• масові і одиничні;
• надійні і ненадійні;
• ті, що адаптуються, і ті, що не адаптуються.

В літературі всі програми комп'ютерізації бухгалтерського обліку діляться на три класи:

1. Великі програмні комгщекси;
2. Малі та інтегровані системи;
3. Автоматизаціяокремих ділянок обліку.

Створення комп'ютерної системи  бухгалтерського обліку в загальному випадку вимагає вирішення таких  питань: і

• співвідношення вигоди і витрат. Це означає, що переваги, які очікуються від використання системи, повинні бути більшими ніж витрати, пов'язані з її коригуванням, створенням і впровадженням. Крім виконання конкретних бухгалтерських задач, які вирішує комп'ютерна система обліку, підприємство бажає отримувати від системи дані аналітичного обліку, які необхідні для прийняття рішень;
• співвідношення контролю та безпеки даних. Тобто система повинна виконувати всі функції внутрішнього контролю, необхідні для захисту активів підприємства та для забезпечення безпеки інформації в системі;
• захист активів фірми від нераціонального використання припускає, що кожна операція, яка пов'язана з витратами, повинна бути схвалена посадовою особою до того, як операція буде проведена. Забезпечення безпеки даних в системі допускає упередження втрати бухгалтерських даних в цілях забезпечення комерційної таємниці, забезпечення надійності і збереження даних;
• питання гнучкості системи. Тобто повинна забезпечуватися можливість відображення постійно змінюваних внутрішніх іта зовнішніх факторів.

Кожна програма бухгалтерського обліку містить певний набір інструментів, необхідних для роботи користувача з програмою. До них належать довідники, що застосовуються для збереження однотипної інформації. Відповідно до класу програми вони використовуються у різних її модулях та програмою в цілому при здійсненні операцій з елементами довідника. Іншим прикладом може бути робочий план рахунків, що використовуються для складання бухгалтерських проводок В усіх програмах. Кожна програма містить початково вбудовані сервісні механізми, які використовуються при виконанні будь-яких облікових операцій.

В практиці найбільш розповсюджені  програми "1С:Бухгалтерія" (версія 7.7) та "Парус-Предприятие" (версія 7.20).

Набір програм "1С:Предприятие 7.7" є універсальною програмою автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі і різних ділянок бухгалтерського обліку. Програма "1С:Предприятие 7.7"має компонентну структуру.

"1С:Бухгалтерия 7.7" є складовою  частиною системи програм "1С:Предприятие  7.7" - її компонентою. Всього  існує три основні компоненти:

"1С:Бухгалтерия 7.7",

"1С:Оперативный учет 7.7",

"1С:Расчет 7.7".

"1С:Бухгалтерия 7.7" - це програма  для ведення бухгалтерського  обліку, що може застосовуватись  на підприємствах різних форм  власності та видів діяльності. Дана програма є універсальною,  призначена для ведення бухгалтерського  обліку. Споживачами являються невелика  чисельність працівників бухгалтерії.  Об'єктами обліку є малі та  середні за розміром підприємства  різних галузей діяльності. Перевага  надається введенню операцій  за шаблонами та за допомогою  документів.

В програмі також реалізовані можливості ведення на одному робочому місці  бухгалтерського обліку декількох  підприємств, ведення обліку паралельно в декількох робочих планах рахунків, багатовимірного та багаторівневого  аналітичного обліку, кількісного та валютного обліку.

Програма має користувацьку  і мережеву версії. Для користувачів програми є декілька режимів роботи, набір яких різний залежно від  розміру програми.

Програма "Парус-Предприятие" є  комплексною програмою автоматизації  бухгалтерського обліку підприємств  малого і середнього бізнесу. Після  встановлення програми немає необхідності проводити будь-які серйозні налагодження, однак користувач має право налагодити програму відповідного умов функціонування підприємства та організації обліку: переналагодити План рахунків, номенклатуру запасів, створити бланки, зразки заповнення документів, правила їх обробки в  обліку тощо.

Модуль "Администратор" призначений  для використання головним бухгалтером  або програмістом.

Модуль "Реализация и склад" є  самостійним програмним компонентом. Цей модуль може використовуватись  і без програми бухгалтерського  обліку, однак повною мірою його переваги реалізуються при роботі разом  з бухгалтерським модулем на одній  базі даних. Характерна особливість  модуля полягає у використанні механізму  особових рахунків контрагентів, що передбачає відкриття для кожного контрагента особового рахунку, на якому ведеться облік фінансових і товарних взаєморозрахунків з контрагентами^

Модуль "Бухгалтерия" призначений  для ведення обліку господарських  операцій, роботи з первинними документами  та для складання бухгалтерської звітності. Водночас в програмі "Парус- Предприятие" даний модуль є об'єднуючою ланкою для всіх інших функціональних модулів, що дозволяє програмі працювати  злагоджено та органічно.

Дана програма відноситься до класу  програм як комплекс пов'язаних АРМ. Споживачами є працівники бухгалтерії, в якій здійснено чіткий розподіл функцій між ними. Об'єктами обліку вважаються малі та середні за розмірами  підприємства різних галузей діяльності. Перевага надається веденню операцій за шаблонами.

Інформація, яка вводиться в  програму, надходить в базу даних, що є єдиною для всіх модулів програми. База/даних може знаходитись на жорсткому  диску комп'ютера, або на жорсткому  диску окремого комп'ютера в мережі за умови користування програмою  кількома користувачами у мережі.

В сучасних умовах господарювання теорія організації має велике значення для вдосконалення обліку і управління. Більш повне використання досягнень  даної теорії дозволяє створити досить самостійну дисципліну про конкретні  функції і задачі бухгалтерського  обліку і тим самим далі розвинути  їх організаційні аспекти.

На фоні організаційних принципів  стають більш наглядними ті недоліки в організації обліку, на які в  загальній масі проблем не зверталось досить уваги. Тільки при глибокому  організаційному підході вдається розкрити консерватизм і негнучкість  апарату бухгалтерії, нечіткий розподіл і виконання обов'язків, дублювання в роботі, відсталий рівень організації  праці бухгалтерів на підприємствах.

Перед впровадженням комп'ютерної  системи бухгалтерського обліку на підприємстві необхідно провести ре інжиніринг бізнес-процесів, тобто  переосмислення та перепроектування діяльності підприємства для досягнення суттєвих покращень в таких ключових для  сучасного бізнесу показниках, як прибуток, якість, рівень обслуговування та оперативність.

Після прийняття рішення про  реорганізацію підприємства проводиться  комплексне обстеження схеми його фінансово-господарської  діяльності та складається проект реорганізаційних заходів. Підприємство повинно налаштуватись на систему, а система, яка несе в собі технологію управління та досвід попередніх впроваджень, адаптується до конкретного бізнесу.

Застосування комп'ютерних технологій в бухгалтерському обліку значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Але при організації бухгалтерського  обліку на конкретному підприємстві постає питання про доцільність  створення/,на підприємстві комп'ютерних  систем бухгалтерського обліку (КСБО). Це питання дуже важливе, оскільки вибір  способу обробки облікової інформації є ключовим в організації бухгалтерського обліку, яка повинна відповідати особливостям конкретного підприємства, його цілям та інтересам, а також сприяти планомірному та раціональному веденню господарства. В принципі на підприємствах можна організувати облік і без застосування комп'ютерів, але за умови належної організації управління підприємством в цілому. Бухгалтерія великого підприємства/може бути організована порівняно задовільно навіть у тому випадку, якщо вона ведеться з використанням застарілих технічних прийомів, але обов'язковою при цьому є наявність раціональної організації управління підприємством в цілому. Створення та використання комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку здатне не тільки прискорити процес обробки інформації на підприємствах, де облік організований добре, але й суттєво покращити його організацію на підприємствах, де у веденні бухгалтерського обліку панує безлад. Така можливість зумовлена тим, що комп'ютерний спосіб обробки облікової інформації вимагає формального та чіткого опису облікових процедур у вигляді алгоритмів, що впорядковує порядок виконання обов'язків працівникам обліку.