Вдосконалення обліку розрахунків з постачальниками, покупцями, підрядниками з використанням АРМ бухгалтера

Організація бухгалтерського обліку потребує певних передумов. Серед них  можна виділити наступні: 1) детальне вивчення технології виробництва, 2) висока кваліфікація головного бухгалтера.

При комп'ютеризації бухгалтерського  обліку підприємств можна виділити дві передумови, характерні для організації  комп'ютерного обліку: 1) наявність грошових коштів для інвестицій в створення  та експлуатацію інформаційної системи, 2) зацікавленість керівника та головного  бухгалтера підприємства.

 

3.2 Підготовчі заходи впровадження управлінських інформаційних систем в ТОВ «Делени»

Процес впровадження комп'ютерної  системи бухгалтерського обліку на підприємстві необхідно провести реінжирінг бізнес-процесів, тобто  переосмислення та перепроектування діяльності підприємства для досягнення суттєвих покращень в таких ключових показниках, як прибуток, якість, рівень обслуговування та оперативність.

Після прийняття рішень про реорганізацію  підприємства проводиться комплексне обстеження схеми його фінансово-господарської  діяльності та складається проект реорганізаційних заходів.

Створення та використання комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку здатне не тільки прискорити процес обробки  інформації на підприємствах, де облік  організований добре, але й суттєво  покращити його організацію на підприємствах, де у веденні бухгалтерського обліку панує безлад. Така можливість зумовлена тим. що комп'ютерний спосіб обробки облікової інформації вимагає формального та чіткого опису облікових процедур у вигляді алгоритмів, що впорядковує порядок виконання обов'язків працівниками обліку.

При комп'ютеризації бухгалтерською обліку підприємств можна виділити дві передумови, характерні для організації  комп'ютерного обліку: 1) наявність грошових коштів для інвестицій в створення  та експлуатацію інформаційної системи; 2) зацікавленість керівника та головного  бухгалтера підприємства.

Сьогодні проблема адаптації програм  до умов сільського господарства і  подальшої роботи по їх впровадженню дуже актуальна. На нашу думку найкращим  варіантом є впровадження програми „1С:Підприємство 7.7"

Процес впровадження можна розбити  на два етапи: налаштування та навчання.

Процес налаштування комплексу  програм мало чим відрізняється від налаштування інших програм і виконується за наступним планом:

• налаштування (доопрацювання стандартного; що поставляється з програмою) плану рахунків у відповідності із особливостями господарства, проведеною оптимізацією бухгалтерського обліку та поставленою задачею;
• налаштування типових проводок. У випадку впровадження великих комплексних програм налаштування кожного розділу бухгалтерського обліку в окремому модулі необхідно проводити окремо з урахуванням специфічних особливостей. Наприклад, у блоці по обліку заробітної плати необхідно настроїти алгоритми розрахунку різних утримань та нарахувань;
• налаштування первинних документів;
• налаштування форм бухгалтерської звітності у відповідності із особливостями господарства. В результаті проведення якісної автоматизації вся щоквартальна звітність повинна обов'язково складатися автоматично.

Налаштування звітності і податкових розрахунків на план рахунків та типові господарські операції, які реально використовуються у господарстві процес досить складний. Під час його проведення потрібно ввести а програму декілька стандартних господарських операцій, щоб потім перевірити правильність налаштування, звіряючи складені автоматизовані розрахунки з ручними на умовному прикладі.

Важливим для впровадження програмною забезпечення є навчання персоналу. Необхідною умовою є отримання бухгалтером  хоча б початкових навичок роботи з комп'ютером, тобто вміння виконувати елементарні операції запуску програми, копіювання файлів і інші, потрібно подолати психологічним бар'єр. Далі процес навчання можна розділити  на дві рівня:

Навчання першого рівня.

Це навчання персоналу бухгалтерії  виконувати поточну роботу; вести  господарські операції, друкувати первинні документи^ складати облікові реєстри та звітності. Ефективною є лише та автоматизація, під час якої бухгалтер працює на комп'ютері «в режимі реального часу».

Навчання другого рівня.

Коли програма налаштована і  співробітники навчені, то можна починали: працювати з програмою. Але рано чи пізно може статися один із двох фактів (або одразу обидва);

• зміниться характер господарської діяльності і доведеться перебудовувати план рахунків, форми первинної документації або автоматичні проводки за типовими господарськими операціями.
• зміняться форми бухгалтерської звітності та розрахунків за податками і потрібно буде проводити доопрацювання цих форм

Більшість франчайзерів та дилерів "1С: підприємство 7.7" слідкують за змінами  форм звітності і своєчасно пропонують користувачам вже готові нові форми. Але робота все одно залишається, оскільки, по-перше, навіть готову нову форму на практиці доводиться доопрацьовувати  відповідно до специфіки плану рахунків та типових проводок у господарстві; по-друге можуть змінитися форми  за розрахунками місцевих податків, які  київські виробники програмних продуктів  звичайно не розповсюджують.

В такій ситуації потрібні глибокі  знання програми, які дозволяють, не лише виконувати на ній поточну роботу, але і проводити доопрацювання програми на зміни, навчання цьому і є навчанням другого рівня. Звичайно, доопрацювання можна замовити ї сторонній організації, але це супроводжується зниженням оперативності змін, витратою коштів. З урахуванням того, що засоби доопрацювання в бухгалтерських програмах досить прості, розраховані на бухгалтера, а ;ш на програміста, до них існують інструкції, майже у всіх випадках доцільно пройти навчання другого рівня і потім уже не від кого не залежати. Навчання другого рівня в господарствах, де в бухгалтери працюють декілька чоловік необхідно проходити не всім, а, як правило, лише головному бухгалтеру, бо саме він приймає рішення про зміни в системі ведення бухгалтерського обліку впроваджує ці зміни.

 

 

3.3 Склад та характеристика машинної інформаційної бази з обліку розрахунків з постачальниками, підрядчиками та покупцями

Машинна (внутрімашинна) інформаційна база автоматизованої системи - це частина інформаційної бази, що є сукупністю використовуваних в автоматизованій системі даних на машинних носіях системи. Інформацію на таких носіях, на відміну від носіїв позамашинної інформаційної бази,можна прочитати переважно лише з допомогою технічних засобів.

Машинна інформаційна база — це практично  набір інформаційних масивів (файлів), тобто поіменованих сукупностей  логічно пов'язаних між собою  даних на машинночитаних носіях. Масиви можуть бути локальними, сформованими переважно для розв'язування окремої задачі, і інтегрованими у вигляді бази даних (БД).

Організація масивів у вигляді  БД дозволяє позбутися характерного для локальних масивів дублювання і можливої неузгодженості даних, значно полегшує внесення змін у дані і  забезпечує колективне їх використання незалежними програмними продуктами і користувачами, сприяє суттєвому  зниженню витрат на супровід інформаційної  бази.

Серед масивів машинної інформаційної  бази вирізняють такі основні їх види: нормативно-довідкові, оперативні, інші.

Нормативно-довідкові масиви містять  відносно сталі дані, які стабільні  протягом тривалого часу і якими  користуються при розв'язуванні задач  на ЕОМ (норми виробітку, ціни на матеріали, найменування різних об'єктів тощо).

Оперативні масиви включають регулярно  змінювані дані, що надходять у  процесі господарювання (надходження  основних засобів, щомісячне нарахування  заробітної плати і т. ін.).

До інших масивів можна віднести тимчасові масиви, що формуються у  процесі рішення задач, масиви з  результатними даними для наступного друкування тощо.

Закінчивши настроювання довідників, можна приступати до ведення обліку операцій, пов'язаних з виробничим процесом.

В комп'ютерному обліку господарські операції відображаються у вигляді  записів у журнал операцій, які  називаються проводками. Запис про  господарську операцію повинен включати дату здійснення операції, номер дебетового рахунку або субрахунку, номер  кредитового рахунку (субрахунку), суму операції, також можуть бути внесені  і інші відомості про операцію. Журнал операцій - це єдине місце, куди бухгалтер вводить дані в процесі  роботи.

В них в якості основного рахунку  вводимо, в нашому випадку, рахунок 63 "Розрахунки з постачальниками  та підрядниками" по дебету, а по кредиту використовується допоміжний рахунок 00. Для того, щоб по рахунку  були зафіксовані суми залишку на початок звітного періоду, потрібно ввести їх попереднім числом в минулому звітному періоді. Здійснити перехід  до попереднього звітного періоду можна  в режимі "Отчетность" пункт "Расчет итогов", підвести курсор до параметру "Рабочий период" та встановити квартал попередній звітному. Для  підтвердження вибраної межі слід натиснути  кнопку "Установить".

Після вводу залишків потрібно встановити звітний період через режим "Отчетность". Потім можна вносити господарські операції в журнал операцій. Для  цього ввійдемо в режим "Операції"" пункт "Журнал операций".

Програма надає можливість ввести дані за допомогою таких кнопок:

• "Новая проводка";
• "Копировать", яка дозволяє скопіювати запис попереднього рядка в інше місце
• "Удалить",використовується для видалення з журналу операцій однієї проводки, блоку проводок;

- "Ввести документ", використовується для виклику списку первинних документів програми, для їх послідуючого вибору і використання;

• "Копировать типовую", застосовується для виклику списку/типових операцій для їх послідуючого вибору і занесення в журнал операцій;
• "Запись", використовується для занесення даних.

Для запису даних в журналі  операцій використовують режими:

• ручне введення проводок;
• режим "Документы и расчеты", в ньому дані вводяться в форму первинного документу, а на основі цього документу дані заносяться в журнал;
• режим "Типовых операций", який передбачає, формування довідника типових операцій і формування групи проводок за допомогою однієї типової операції.

 

3.4 Технологічний процес обробки інформації з обліку розрахунків з постачальниками, підрядчиками та покупцями

Для ефективної роботи бухгалтерської програми потрібно мати змогу вводити, редагувати і зберігати довідкову  інформацію, яка може бути різною: деякі дані змінюються зрідка, то їх можна вважати константами; ;іншу інформацію постійно поповнюють більш-менш однотипними даними, такими як інформація про реквізити клієнтів, товар на складі тощо, тому її зберігають у вигляді довідників, що містять однотипні за структурою записи.

Всі довідники мають подібну  структуру: багато записів з однаковими реквізитами. Кожен запис відповідає певному субконто — елементу аналітичного обліку. Довідники погрібні для правильної організації аналітичного обліку, де це потрібно.

Розглянемо які довідники є в конфігурації «СПС. Агрокомплекс», їхні призначення і спосіб використання.

• Співробітники - містить інформацію про співробітників, які працюють в організації. Він використовується для аналітичного обліку на субрахунках 372, 377,661,662.
• Запаси - зберігається список ТМЦ. Дані з цього довідника використовують для заповнення різноманітна документів і для провадження аналітичного обліку на рахунках 20,22,26,27,28.
• Необоротні активи - список об'єктів основних засобів, нематеріальних активів тощо. Його використовують під час уведення і редагування низки документів, а також для аналітичного обліку на рахунках 10,11,12, 13,18,01.
• Роботи і послуги - міститься інформація про послуги, що їх надають і отримують.
• Котрагенти - зберігається список всіх постачальників, покупців та інших, тобто про всіх контрагентів підприємства ( юридичних і фізичних осіб, з якими підприємство спілкується).

Для початку роботи з конфігурацією  «СПС Агрокомплекс» необхідно підготувати дані про підприємство.

У конфігурації «СПС Агрокомплекс» можливий облік чи робіт послуг, отриманих від контрагентів чи співробітників і виконаних для контрагентів чи співробітників. Разом з цим, враховуються також роботи та послуги, виконані підрозділами господарства для інших підрозділів (послуги допоміжних виробництв). У цьому випадку, зроблені роботи чи послуги вважаються продукцією тих підрозділів, що їх виконали.

1.Одержання товарів та матеріалів

Операція проводиться при надходженні  від постачальників товарно-матеріальних цінностей на склад підприємства. Підставою для проведення операції можуть служити видаткова накладна поставщика, товарно-транспортна накладна або інші документи, які підтверджують кількість і вартість оприбуткованих ТМЦ.

Документ: «Оприбуткування запасів» (меню «Документи» - «Облік руху запасів» - «Оприбуткування запасів»).

Операція документа: «Одержання ТМЦ  від поставщика». (Закладка «Прибуткування запасів» на панелі вибору господарської  операції).

Потрібно заповнити поле «Отримано  від», «Оприбутковано на», і «Відповідальна особа» у шайці документа.

У табличній частині потрібно перерахувати найменування ТМЦ (з довідника «Запаси»), їхню кількість, одиниці виміру й  ціну. При заповненні звернути увагу  на перемикач «Ціни включають  ПДВ» й встановити його у відповідності  із цінами Вашого первинного документа.