Вдосконалення обліку розрахунків з постачальниками, покупцями, підрядниками з використанням АРМ бухгалтера

Приймання готівки касою підприємства проводиться за прибутковим касовим  ордером, підписаним головним бухгалтером  або особою, ним уповноважено. Квитанція  до прибуткового касового ордера (що є  відривною частиною ПКО), засвідчена підписом головного бухгалтера та печаткою підприємства, видається на руки особі, яка здала гроші.

На поточний рахунок ТОВ «Делени» зараховують кошти, що надходять за реалізовану продукцію від покупців у погашення заборгованості. Кожна операція за цим рахунком у хронологічному порядку відображається у виписці банку, яка передається банком підприємству щодня.

Облік розрахунків з іноземними покупцями та замовниками на ТОВ  «Делени» здійснюється на підставі первинних документів зовнішньоекономічної діяльності:

1. комерційний договір (контракт);
2. товаросупроводжувальні документи;
3. документи митного оформлення і контролю;
4. платіжні документи в зовнішньоекономічних розрахунках;

Отже, облік операцій по розрахунках  здійснюється на підставі господарських  договорів та первинних документів, що засвідчують факт здійснення господарської  операції. Завдання організації документування цих операцій - скласти графік документообігу із зазначенням конкретних виконавців, дат виписки та передачі документів до архіву.

Таким чином, процес документального  забезпечення розрахунків з покупцями  та замовниками є важливою ланкою діяльності підприємства і вимагає  ретельного підходу до його організації. Раціональна організація обліку розрахунків з покупцями та замовниками  дасть можливість зменшити рівень заборгованості і підвищити фінансову стабільність ТОВ «Делени».

Інформація, що міститься в прийнятих  до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного і аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємозв'язаних рахунках бухгалтерського  обліку. Операції в іноземній валюті відображаються також у валюті розрахунків  і платежів по кожній іноземній валюті окремо.

Дані аналітичних рахунків повинні  бути тотожними відповідним рахункам синтетичного обліку на перше число  кожного місяця

На рахунку 36 «Розрахунки з покупцями  та замовниками» ведеться узагальнення інформації про розрахунки з покупцями  та замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи й послуги, крім заборгованості, яка забезпечена  векселем, а також узагальнюється інформація про розрахунки з учасниками промислово-фінансової групи.

По дебету рахунку 36 «Розрахунки  з покупцями і замовниками»/відображається продажна вартість реалізованої продукції, товарів, виконаних робіт, наданих  послуг (у тому числі у виконання  бартерних контрактів), яка включає  податок на додану вартість, акцизи і інші податки, збори (обов'язкові платежі), що підлягають переліку до бюджетів і  позабюджетних фондів і включених  у вартість реалізацій, по кредиту - сума платежів, які поступили на рахунки підприємства в банківських  установах, в касу, і інші види розрахунків. Сальдо рахунку відображає заборгованість покупців і замовників за одержані продукцію (роботи, послуги)..

На ТОВ «Делени» синтетичний облік за рахунком 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» ведеться в Журналі 3.

Розрахунки з покупцями проходять, як за умови попередньо перерахованого авансу від покупця за товари (роботи, послуги), так і шляхом оплати після  відвантаження.

Для аналітичного обліку розрахунків  з покупцями та замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи й послуги, крім заборгованості, яка забезпечена векселями, призначено Відомість 3.1.

Ця відомість ведеться за окремими субрахунками, що доцільно на підприємстві, так як крім

продажу товарів (продукції), виконання  робіт і послуг для вітчизняних  покупців (замовників) здійснюються операції на експорт. У разі відсутності  операцій за рахунком (субрахунком) у поточному  місяці Відомість 3.1. не застосовується.

Аналітичний облік розрахунків  з покупцями та замовниками повинен  забезпечити отримання даних  про заборгованість, строк сплати за якою ще не настав, а також заборгованість, несплачену в строк. На ТОВ «Делени» аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками ведеться за кожним покупцем і замовником, а також пред'явленим до сплати рахунком, за кожною операцією. Аналітичний облік повинен бути організований таким чином, щоб своєчасно надавати управлінцям необхідну повну інформацію про стан розрахунків з дебіторами з метою оптимізації її обсягу та забезпечення своєчасного погашення. )

Для узагальнення інформації про розрахунки по поточній заборгованості з постачальниками  та підрядниками підприємства використовують рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками  і підрядниками», призначений для  відображення розрахунків за придбані на стороні активи (основні, оборотні, матеріальні та нематеріальні), за виконані і прийняті роботи, надані і спожиті  послуги.

На рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками  та підрядниками» ведеться облік  розрахунків з постачальниками  та підрядниками за одержані товарно-матеріальні  цінності, виконанні роботи і надані послуги. На цьому рахунку сільськогосподарське підприємство веде облік розрахунків  за одержані товарно-матеріальні цінності (роботи, послуги).

За кредитом рахунка 63 «Розрахунки  з постачальниками та підрядниками»  відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників  товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом - її погашення, списання тощо.

Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками  та підрядниками» має такі субрахунки:

631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»

632 «Розрахунки з іноземними постачальниками»

На субрахунку 631 «Розрахунки з  вітчизняними постачальниками» ведеться облік розрахунків за одержані товарно-матеріальні  цінності, виконані роботи, надані послуги  з вітчизняними постачальниками  та підрядниками.

На субрахунку 632 «Розрахунки з  іноземними постачальниками» ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги.

«Розрахунки з постачальниками  і підрядниками» — пасивний рахунок, він числиться за класом зобов'язань. Для обліку дебіторської заборгованості постачальників і підрядників виділено окремий активний рахунок 371 «Аванси  видані».

Відображення на рахунку 63 розрахункових  операцій відбувається за такою схемою (рис. 2.1).

 

Розрахунки з постачальниками  і підрядниками
Д-т	К-т
Вибуття активів з балансу (-) (оплата)	Надходження активів на баланс (+) (оприбуткування)

Рис. 2.1 Схема розрахунків з постачальниками  і підрядниками

 

Аналітичний облік за рахунком 63 «Розрахунки  з постачальниками і підрядниками»  ведеться за кожним пред'явленим рахунком, а розрахунків у порядку планових платежів - за кожним постачальником (підрядником).

У разі коли рахунок постачальника  був сплачений до надходження  вантажу, а під час приймання  на склад ТМЦ, що надійшли, виявилася  їх нестача, рахунок 63 кредитують на відповідну суму в кореспонденції з рахунком 374 «Розрахунки за претензіями».

З іншого боку, цей рахунок дебетується  на суму перерахованої раніше передоплати  у кореспонденції з рахунком 371 «Розрахунки  за виданими авансами», і таким чином  рахунки 63 і 371 закриваються, а а на рахунку 374 утворюється сальдо дебіторської заборгованості цього постачальника  на суму виявленої нестачі, тобто  пред'явленої претензії. Якщо претензія , відповідно до умов договору, виставляється  з урахуванням штрафних санкцій, сума штрафних санкцій нараховується  за кредитом рахунка 715 «Отримані штрафи, пені, неустойки» у кореспонденції з рахунком 374 «Розрахунки за претензіями».

У разі придбання товарно-матеріальних цінностей першою подією являється  перерахування авансу постачальнику. Для забезпечення розрахунків за виробничі запаси, товари, інші матеріальні  цінності, роботи та послуги (незалежно  від факту підписання угоди або  усної Домовленості відносно поставки) від постачальника (підрядника) в  адресу одержувача виставляється рахунок-фактура (форма №868) або рахунок. В рахунку-фактурі (рахунку) приводять інформацію, котру  платник вказуй у банківських  платіжних документах: найменування постачальника і платника, їхні коди ЄДРПОУ, назва банку, що обслуговує постачальника, МФО даного банку, номер  поточного рахунку в цьому  банку, найменування товару або послуги, кількість і ціну без ПДВ, суму ПДВ, та суму з пдв.

Облік розрахунків за поточними  авансами, виданими іншим підприємствам,. Організаціям ведеться на вищезгаданому  рахунку 371 «Розрахунки за виданими авансами». За дебетом цього субрахунку відображають суми виданих авансів (попередньої оплати) за товари, роботи, послуги, в кореспонденції з рахунками  обліку грошових коштів (ЗО «Каса», 31 «Рахунки в банках»), Таким чином підприємство відображає виникнення поточної дебіторської заборгованості за товару роботи, послуги.

Товарно-матеріальні цінності отримані від постачальників, зачисляються до складу виробничих запасів І відображаються оо дебету рахунків 15 «Капітальні інвестиції», 20 «Виробничі запаси 22 «Малоцінні швидкозношувані  предмети», 28 «Товари» і кредиту  відповідного субрахунку рахунка 63 «Розрахунки  з постачальниками та підрядниками». Оприбуткування виробничих запасів, товарів  оформлюється прибутковим ордером (типова форма №М-4) або прибутковою  накладною вільної форми.

Прийняття від підрядника виконаних  робіт (наданих послуг) відображається в обліку підприємства в кореспонденції з рахунком 23 «Виробництво» або  відповідним рахунком обліку витрат діяльності.

По кредиту субрахунку 371 відображають суми, погашені заліком при розрахунках  за надані матеріали, роботи, послуги  в кореспонденції з рахунком 63, а  також суми, повернені постачальниками  або підрядниками^ як невикористані, в кореспонденції з рахунками  обліку грошових коштів. Іншими словами, після виконання постачальниками  і підрядниками своїх зобов'язань  по кредиту даного субрахунку відображають погашення заборгованості, а у  вшіадку невиконання - її списання у  випадку визнання такої заборгованості сумнівною або безнадійною.

Сальдо по субрахунку 371 характеризує наявність поточної дебіторської заборгованості, а субрахунку 183 - довгострокової. В  залежності від терміну погашення  дебіторської заборгованості відображається у рядку 050 Балансу (форми №1) (якщо термін погашення заборгованості не перевищує 12; місяців і дати балансу), а по субрахунку 371 у рядку 1.80 (якщо строк погашення заборгованості не перевищує 12 місяців з дати балансу).

Залишок по рахунку 63 характеризує наявність  поточної кредиторської заборгованості 31 товари, роботи, послуги і відображається у рядку 530 Балансу.

Для обліку розрахунків з іншими кредиторами , окрім рахунків 37 та 63, підприємства використовують рахунок 68 «Розрахунки за іншими операціями». Зокрема, мова йде про субрахунок 685 «Розрахунки з іншими кредиторами». Як передбачено Планом рахунків, даний  субрахунок використовується для обліку розрахунків з різними організаціями  за операціями некомерційного характеру (навчальними, науково-дослідницькими і т.ін.).

Субрахунок 685 використовують орендатори для відображення орендної плати. Підставою  для відображення орендатором орендної плати у складі витрат являється  акт виконаних послуг: Д-1Р 23,91-93, 941, 949 К-т 685.

Отже, синтетичний та аналітичний  облік дебіторської заборгованості за розрахунками з покупцями та замовниками  є невід'ємною частиною раціональної організації бухгалтерського обліку. Побудова аналітичного обліку забезпечує отримання даних про заборгованість, строк сплати по якій ще не настав, а  також заборгованість не сплачену в  строк. Між синтетичним та аналітичним  обліком існує тісний взаємозв'язок, на основі якого узагальнюються дані поточного обліку, які використовуються для складання звітності.

В цілому, можна зробити висновок, що на ТОВ «Делени» не раціональна організація бухгалтерського обліку. Синтетичний та аналітичний облік дебіторської та кредиторської заборгованості за розрахунками з покупцями, замовниками та постачальниками, підрядчиками потребує вдосконалення для підвищення оперативності та контролю за заборгованістю, що можливо досягти за рахунок автоматизації обліку.

 

2.3 Постановка задачі автоматизації обліку розрахунків з постачальниками, підрядчиками та покупцями

Необхідною умовою підтримання  виробництва сільськогосподарської  продукції на певному рівні є  постійна наявність частини оборотних  активів у матеріальні формі (виробничі  запаси). Так щоб здійснювався процес виробництва, господарство повинне  мати в необхідних розмірах запаси пасивного матеріалу, кормів, палива, матеріальних добрив, засоби захисту  рослин і тварин, запасні частини  та інших виробничих запасів.

Використання електронно-обчислювальних машин дає можливість підвищувати  аналітичний облік, вести його в  масштабі реального часу, диференціювати звітні показники в залежності від  виду та рівня рішень, що приймаються  оперативно та гнучко реалізовувати  на умови виробничо- господарської  діяльності підприємства, що змінюються.