Вдосконалення обліку розрахунків з постачальниками, покупцями, підрядниками з використанням АРМ бухгалтера

                                                      Вступ

Головною метою функціонування бухгалтерської інформаційної системи  на підприємстві є забезпечення керівництво  підприємства фінансовою інформацією  для прийняття обґрунтованих  рішень при виборі альтернативних варіантів  використання обмежених ресурсів.

Бухгалтерські інформаційні системи  представляють бухгалтерську інформацію, що відображає повну картину господарської  діяльності підприємства. На сучасному  етапі в умовах переходу на міжнародні стандарти ведення бухгалтерського  обліку змінилась орієнтація бухгалтерської інформації. Якщо зовсім недавно її основним користувачем були органи державного управління, то зараз бухгалтерська  інформація є основою для прийняття  управлінських рішень як всередині  підприємства, так і зовнішніми щодо нього користувачами облікової  інформації. Передусім вона надає  кількісні дані, необхідні для  виконання таких функцій управління виробництвом і комерційної діяльності підприємства, як планування, контроль і аналіз.

Застосування комп'ютерної техніки  вносить певні зміни до організації  бухгалтерського обліку, причому  обчислювальна техніка з допоміжного  засобу перетворюється на визначний  фактор організації обліку, змінюючи не тільки форму обліку, але й  зміст. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки інформації, за яких забезпечується різна швидкість  надання звітної інформації. Вона забезпечується, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею по всіх напрямках.

Застосування ПЕОМ дає можливість одному працівникові оперувати нормативною, технологічною, обліковою, правовою інформацією, що підносить інтегрованість бухгалтерського  обліку в системі управління на вищій  рівень, породжуючи нову якість бухгалтерського  обліку і нові чинники його побудови.

У сучасних умовах господарювання децентралізована форма обробки облікової інформації на базі використання ПЕОМ, встановлених безпосередньо на підприємствах  найбільш ефективна. Застосування автоматизованих  робочих місць бухгалтера, що використовують найбільш прогресивну технологію обробки  даних у діалого-автоматизованому режимі від реєстрації господарських  операцій До отримання необхідної результативної інформації дозволяє суттєво покращити  якість та оперативну обробку облікових  даних, зменшити витрати ручної праці.

Облік розрахунків з постачальниками, підрядчиками та покупцями відноситься  до самих трудомістких ділянок облікової  роботи. На цій ділянці більш, ніж на інших складається зведених документів, виконується таксувальних і рахункових робіт.

Застосування ПЕОМ для опрацювання  даних усіх стадій первинного обліку є основою всякої результативної й ефективної автоматизації в  даній області. Таким чином, вибрана  тема є актуальною.

Метою даної роботи є вивчення питань організації обліку розрахунків  з постачальниками, підрядчиками та покупцями в умовах використання сучасних інформаційних технологій для автоматизації їх обліку та одержання  вихідної інформації.

При написанні даної курсової роботи перед нами стоять такі завдання:

• вивчення і надання критичної оцінки стану обліку розрахунків з постачальниками, підрядчиками та покупцями;
• розгляд і обґрунтування природно - економічних та організаційних умов досліджуваного господарства:/
• проведення аналізу ефективності виробництва в господарстві;
• експериментальні розрахунки з автоматизації обліку розрахунків з постачальниками, підрядчиками та покупцями;
• надання рекомендацій щодо удосконалення організації та автоматизації обліку розрахунків з постачальниками, підрядчиками та покупцями.

Предмет дослідження: теоретичні і  практичні питання автоматизації  обліку.

Об'єктом дослідження виступають питання автоматизації обліку розрахунків  з постачальниками, підрядчиками та покупцями в ТОВ «Делени» Тарутинського  району Одеської області, період дослідження  з 2009 року по 2011 рік.

Джерелами інформації є річні фінансові  звіти, первинні документи, виробничо-фінансовий план.

1 Сучасний стан питань автоматизації  обліку, аналізу та аудиту

Вдосконалення обліку в цілому на підприємстві та витрат на виробництво  окремих видів продукції зокрема  є впровадження автоматизованої  системи обліку. При запровадженні  комп'ютерної системи обліку на підприємстві слід керуватися наступними принципами: принцип відповідності користі  та витрат; принцип контролю та безпеки  даних; принцип сумісності; принцип  гнучкості

Перший принцип полягає у  тому, що переваги, що очікуються від  використання комп'ютерної системи  обліку повинні бути більшими від  витрат, що пов'язані з її запровадженням (вивчення, проектування, реалізацію, наступне супроводження).

Принцип контролю та безпеки даних  полягає у тому, що проектна система  повинна виконувати функції внутрішнього контролю для забезпечення безпеки  інформації в системі. Тому добре  спроектована комп'ютерна система обліку повинна підтримувати такі функції, як розподіл доступу до різних частин інформації; шифрування даних; наявність  сліду контролю та системного журналу; відстеження створення резервних  копій важливої інформації.

Принцип сумісності полягає у тому, що система повинна проектуватися  з врахуванням людського фактору  і організаційних особливостей, що відносяться до конкретного підприємства.

Шуремов Є. [52] затверджує, що створення  автоматизованої інформаційної  системи можливо декількома способами: упровадити готове типове рішення, використовувати  типове рішення з тими чи іншими чи доробками створити систему «з нуля», цілком «приладивши» її під специфіку  підприємства. Кожний з перерахованих  варіантів має свої переваги і  недоліки. Використовуючи типове рішення, автоматизовану систему можна запустити  в експлуатацію в самі^стислі строки. Вона забезпечить рішення стандартних  задач оперативного і бухгалтерського  обліку, загальних для усіх виробничих підприємств. Вартість впровадження в  цьому випадку буде мінімальної, особливо в тому випадку, якщо функції  по розгортанню системи і навчанню користувачів візьме на себе власна Іт-служба підприємства. Однак цілком імовірно, що типове рішення не зможе подужати всі специфічні для даного підприємства задачі. Отже, автоматизація не буде повної і багато чого прийдеться вирішувати «по старинці» чи підбудовувати  свої бізнес-процеси під ті вимоги, що пред'являє типове рішення. У силу цієї обставини багато підприємств  вибирають варіанти впровадження, так  чи інакше зв'язані з модифікацією системи з обліком своєї конкретної специфіки. Такі модифікації можуть носити як «косметичний» (зміна форм і правил обробки окремих комп'ютерних документів і звітів), так і «глобальний» характер. В останньому випадку логіка поводження системи істотно перебудовується в порівнянні з її типовим варіантом. Це самий тривалий і найдорожчий варіант упровадження. Але зате тут «костюмчик» цілком «підганяється по фігурі» і клієнт одержує рішення, що найбільше повно задовольняє його запитий/Однак це і самий ризикований спосіб, оскільки при змінах у законодавстві постачальник у першу чергу буде підбудовувати своє типове рішення під них, і треба або бути цілком упевненим у його надійності, або навчитися вносити необхідні зміни самим. [52] 

Потресов С. вважає, що у сучасних умовах тільки ефективно функціонуюча система електронного документообігу дозволяє грамотно й оперативно реагувати  на швидко мінливу ринкову кон'юнктуру. [40]

У бухгалтерській практиці часто зустрічаються  ситуації, коли необхідно одержати електронний варіант документа, надрукованого на папері. У цьому  випадку можна набрати потрібний  текст на комп'ютері, що досить трудоємко, або скористатися сканером - пристроєм, спеціально призначеним для перекладу паперових документів в електронний вид. Для організації розпізнавання тексту крім безпосередньо сканера потрібно спеціальна програма, задача якої - «розпізнати» відсканований текст і перевести його з графічної форми в що редагується, доступну для наступного зміни, каже Міхєєва О. [35]

Інструмент роботи бухгалтера - облікова система. Споконвічне головною задачею  автоматизації і була задача організації  обліку. Ця область досить ретельно досліджена і непогано затребувана, тому облікові системи задовольняють  інформаційні потреби бухгалтера в  набагато більшому ступені, чим, скажемо, потреби менеджерів по закупівлях чи продажам. Але вимоги користувачів до інформації міняються і зростають, у тому числі і вимоги користувача-бухгалтера. Разом з розширенням функціональних обов'язків ростуть і міняються  інформаційні потреби.

Активне впровадження комп'ютеризації й інформаційних технологій у  податкову сферу дає державі  реальну можливість підвищити оперативність  і ефективність контролю за повнотою охоплення і правильністю податків, що збираються в бюджет у виді, фінансових засобів. Впровадження

електронної звітності по ПДВ, що включає  в себе дані не тільки про щоквартальні і щомісячні обороти суб'єктів  господарської діяльності, але і  про всі їхні операції, дозволить  державі ефективно виявляти тих, хто ховає свої реальні обороти. Крім того, можна буде істотно підвищити ефективність контролю, маючи відповідні бази даних усіх необхідних показників по кожній угоді конкретного обличчя.

При цьому, каже Висоцький М. [18], варто враховувати, що згодом використання паперових носіїв інформації зійде на ні, тому що документальна перевірка в повному обсязі навіть поточних періодів при зростаючих потоках інформації може зайняти не один десяток років.

Значно більший ефект від  використання ЕОМ в бухгалтерському  обліку можна досягти шляхом удосконалення  методології і методики організації  самого обліку, підвищення його контрольних  функцій, а також за рахунок більш  повного задоволення потреб в  Україні необхідною інформацією. Зараз  потреби організації бухгалтерського  обліку в основному здійснюють шляхом раціоналізації існуючої технології обробки  інформації та зниження її трудомісткості. Проте можливості такої автоматизації значно менші. Це пов'язується з тим, що існуюча обробка інформації формувалась для ведення обліку в ручну. Так при системах ручного ведення обліку розподіл обов'язків між окремими виконавцями, виконувалось за предметною ознакою, то в умовах комп'ютеризації на розподіл робіт значною мірою впливає трудомісткість робіт по введенню даних в комп'ютерні

Обробка даних на ПК по суті є діалоговою, у вигляді обміну повідомлень  між користувачем ПК та машиною. Бухгалтер  стає безпосереднім учасником інформаційного процесу, а ПК є засобом його праці. [13]

Крім ведення безпосередньо  обліку сучасним бухгалтерам усе  частіше приходиться звертатися і до фінансового аналізу. Кінцевий перелік виконуваних функцій  варіюється від простих облікових  операцій до складання бізнес-планів, каже Чемеркіна Н. [49]

Фінанси - один з найважливіших  видів ресурсів, необхідних для успішної роботи будь-якої компанії. Від того, наскільки ефективно побудоване керування фінансовими ресурсами, багато в чому залежить конкурентноздатність і ринкова ефективність будь-яких комерційних проектів і підприємств, їхня успішна діяльність в умовах ринкової економіки і конкурентного  середовища неможлива без застосування сучасних інструментів керування фінансово-господарською  діяльністю. [49]

Грамотно оброблена і систематизована  інформація деякою мірою гарантією  ефективного керування виробництвом. Відсутність же достовірних даних (у першу чергу зведень бухгалтерського  обліку), навпроти, може привести до нервового  управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків.

Подивимося, скільки коштує сьогодні помилка бухгалтера. Порушення правил обліку доходів і витрат волоче штраф  від 5 до 15 тис. карбованців, а несплата чи неповна сплата податкових сум  приводить до штрафу в розмірі 20 і більш відсотків від суми, що не сплачується. З іншої сторони  бухгалтерська програма для автономного  комп'ютера може бути куплена за 2-4 тис. гривень, а система з двох-трьох  комп'ютерів і невеликої локальної/системи  обійдеться фірмі в 10-12 тис.грн. Таким  чином, вартість початкової автоматизації  на базі вітчизняної програми, що гарантує бухгалтеру рятування, принаймні, від  елементарних помилок, сьогодні для  малих підприємств, порівнянна із сумою  утрат від штрафних санкцій за подібні помилки, а для великих  підприємств і корпорацій навіть істотно менше їх. [14]

Іванова Г. [27] говорить, що застосування інформаційних технологій у керуванні  підприємством - загальновідомий факт. Хоча самі по собі ні самі ці технології, ні корпоративні інформаційні системи, ні комплексні системи керування  не вирішують ні однієї управлінської  задачі. Вони є інструментом, що допомагає  реєструвати, зберігати, обробляти  і представляти інформацію в тім  чи іншому потрібному для ухвалення  рішення виді.

При виборі інформаційної системи  для комплексної автоматизації  замовнику необхідно не тільки орієнтуватися  в термінах, переліку заявлених функцій  і їхнього взаємозв'язку, але і  вміти самим ретельним образом  їх перевіряти. Він також повинний добре представляти, як буде відбиватися  відсутність якої-небудь з них  на загальній технології роботи і  керування. [27]