Учёт поступления и отпуска материалов

В конце  месяца (квартала) лимитно-заборные карты  сдаются в бухгалтерскую службу организации.

В ОАО  «НКШП» учет отпуска материалов ведется  при помощи вычислительной техники.

При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета  и первичным учетным документом. По данным карточек выдается машинограмма (ведомость) расхода материалов [Приложение 4]. В данной ведомости отражаются обороты по счету 10 «Материалы», а также сальдо на начало и конец месяца. Как видно из данной ведомости сальдо на 1 октября 2010г. в кондитерском цехе составило 7 924 руб. в количестве 4 шт. За месяц в кондитерский цех поступило материалов на сумму 7 302 руб., сальдо на конец составило 15 226 руб. Данные ведомости составляются по каждому месту хранения.

Подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материалов, которые с документами по учету  затрат на производство передаются в  бухгалтерскую службу организации или иное подразделение согласно утвержденному в организации порядку документооборота.

Отпуск  материалов на производство разового потребления внутри организации (внутреннее перемещение ценностей), а также  хозяйствам своей организации, расположенными за пределами ее территории в ОАО  «НКШП» оформляется накладной-требованием  на отпуск материалов [Приложение 3].

Отпуск  материалов сторонним организациям автомобильным транспортом в  организации оформляют товарно-транспортными  накладными (форма ТТН-1) [Приложения 5,6]. Товарно-транспортные накладные являются бланками строгой отчетности, поэтому их заполнению уделяется большое внимание. Их заполнение регулируется Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008г. № 192. В данных приложениях отражается отпуск продукции с ОАО «НКШП»  в столовую №10. Здесь отражается наименование, единицы, количества, цена, стоимость, а также кто отпустил и кто принял.

2.3. Синтетический и аналитический  учет движения сырья, материалов, полуфабрикатов. Комплектующих изделий  на ОАО «НКШП».

Для обеспечения  действенного контроля за сохранностью материалов немаловажное значение имеет состояние складского и весоизмерительного хозяйства. С этой целью приказом по организации каждому складу присваивается постоянный номер и в последствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

На ОАО  «НКШП» имеется несколько складов, где сосредотачивают в каждом материалы определенных групп. Внутри складов материалы размещаются по секциям, затем по типосорторазмерам в штабелях, на стеллажах и на полках, с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. С этой целью в местах хранения материалов прикрепляется ярлык. Например, поступившая мука в мешках, хранится на отдельном складе тарным способом. Мешки с мукой укладывают в штабеля партиями. Каждая партия имеет вид и сорт муки.

Соль, жир, дрожжевое молоко, сыворотку, растительное масло хранят бестарным способом в специальных емкостях. Скоропортящееся  сырье (сливочное масло, маргарин, дрожжи и другие) – в холодильных камерах.

Склады  обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.  

На складах  выполняются следующие основные операции: прием сырья и материалов по количеству штук, массе и качеству, размещение сырья и материалов и  их хранение; подготовка сырья к  отпуску в производство  очистка муки, очистка и растворение сахара, соли, жиров; отпуск сырья в производство; оформление приходных и расходных документов, учет сырья и материалов.

Руководитель  предприятия утверждает список должностных  лиц, ответственных за приемку и  отпуск  (заведующие складами, кладовщиков, экспедиторов и другие) правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранностью вверенных им материалов. С этими лицами заключаются договоры о материальной ответственности.

Для удобства приемки и хранения грузов, внутрискладского транспортирования всех видов сырья и материалов, склады расположены вблизи производственных участков.

На ОАО «НКШП» складские помещения используются полностью. Склады обеспечены техникой противопожарной безопасности, нормально вентилируются и освещаются, то есть созданы все необходимые условия для хранения сырья и материалов. А подобная организация складского хозяйства значительно облегчает работу персонала.

Аналитический учет материалов на складах осуществляется в сортовом разрезе, в соответствии с порядком хранения сырья и материалов, вызываемом как условиями их производственного  потребления, так и требованиями организации складского хозяйства.

ОАО «НКШП» ведет наиболее прогрессивный и рациональный метод учета материалов – оперативно-бухгалтерский (сальдовый). Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие:

• оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально-ответственными лицами;
• систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильностью и своевременностью документирования операций по движению материалов и ведением складского учета материалов;
• предоставление бухгалтерии права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
• осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и фактической себестоимости в разрезе групп  материалов и мест их хранения;
• систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Оперативно-бухгалтерский  метод учета материалов предлагает ведение на складах только количественно-сортового  учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета  материалов типовой формы № М-12. Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему  складом. По мере поступления на  склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований, накладных) в карточке регистрируется расход материалов.

Разноска  из лимитно-заборных карт в карточки  складского учета материалов данных об отпуске может производиться и по мере закрытия карт (если они на одну позицию материалов), но не позднее первого числа  следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течении месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входят запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской карточке в течении месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета.  Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входят запись учетных цен в документы на приход и расход  материалов и номер записи по складской карточке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (форма № М-13) с указанием количества доходов, их номеров и групп материалов  к которым они относятся.

Бухгалтер материального отдела принимает  от материально-ответственного лица документы  при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов, документов в карточках складского учета (номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка принимает силу бухгалтерского регистра.

Работник  бухгалтерии должен также проводить  на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатка  материалов, особенно дефицитных и  дорогостоящих.

По состоянию  на первое число каждого месяца материально-ответственное  лицо переносит количественные остатки  из карточек в ведомости учета  остатков материалов (форма № М-14). Эта ведомость открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а первого и второго числа следующего за отчетным месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально-ответственного лица входят контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу маркетинга.

На материальном складе ОАО «НКШП» учет движения осуществляется сальдовым методом. Его основными принципами являются оперативность и бухгалтерская достоверность учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально-ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии за правильным и своевременным документированием операции по движению материалов; проверка соответствия фактических остатков материалов натуре данным текущего складского учета; осуществления бухгалтерией учета движения материалов в стоимостном выражении и взаимопроверка данных складского и бухгалтерского учета.

Таким образом, на складе ОАО «НКШП» сортовой учет осуществляется на карточках складского учета материалов по типовой форме № М-12п [Приложение7]. В данной карточке отражаются обороты по счету 10 «Материалы» в разрезе субсчетов. В нашем случае это счет 10 субсчет 1 «Сырье и материалы», согласно типовому плану счетов ОАО «НКШП». Как видно из данной карточки сальдо по счету 10/1 на 01.10.2010г. составило 7 924 руб. 21.10.2010г. инженер-технолог Кабушева И. Е. передала в эксплуатацию щетку сметку в количестве 1 шт. на сумму 1 550 руб., также 21.10.2010г. тем же инженером был передан веник «Сорго» в количестве 1 шт. на сумму 5 752 руб., в таком случае дебетовый оборот по счету 10/1 составил 7 302 руб. По кредиту данного счета движения не было. На конец месяца сальдо составило 15 226 руб. Сортовой количественный учет ведется непосредственно материально-ответственным лицом по мере поступления первичных документов и в соответствии с номенклатурой материалов. На каждый номенклатурный номер бухгалтерия открывает отдельную карточку. Представитель кондитерского цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточке складского учета. При этой системе карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции оправдательного документа.

Учет  на складе предприятия частично автоматизирован. Все операции по движению материалов (помимо карточек складского учета) ежедневно  отражаются в специальных отчетах  по приходу и расходу в отдельности  в натуральном выражении с  последующим выведением остатков. Также  следует отметить, что в ближайшем  будущем в условиях все большей  компьютеризации складского учета  на ОАО «НКШП» процесс ведения карточек складского учета постепенно автоматизируется полностью. Это в значительной мере облегчит работу кладовщика. 

Таким образом утром следующего дня материально-ответственное лицо каждого склада представляет в бухгалтерию ведомости отдельно по приходу и расходу материалов за день по складу и ведомость о движении сырья и его остатках по данным сырьевого склада.

Из отчетов  составляется в 2-х экземплярах с  приложением первичных документов. В обязательном порядке указываются  количество и номера сдаваемых первичных  документов. Бухгалтер сверяет данные учетных регистров с данными  первичных документов. Один экземпляр  отчетов возвращается материально-ответственному лицу. На основании второго экземпляра бухгалтер заносит итоговые записи о движении материалов к себе в  компьютер.

На основании  проверенных отчетов кладовщикам  составляют сводные отчеты по приходу  и расходу на материальном складе и сводная ведомость о движении сырья и его остатках по данным сырьевого склада за месяц.

Независимо  от получения первичных документов и текущего их контроля работник бухгалтерии  в целях проверки организации  складского учета посещает материальный склад во время, назначаемое в  согласовании с главным бухгалтером. При проверках определяются правильность и своевременность записей в  карточках складского учета, произведенных  материально-ответственными лицами. Проверку записи операций и выведенных кладовщиком  остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей  подписью по соответствующей строке карточки, происходит обязательная взаимосверка  данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатка материалов по данным складского (количественного) учета с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

По состоянию  на первое число каждого месяца заведующий материального склада формирует ведомость остатков материалов на основании карточек складского учета [Приложение 4]. Ведомость составляется в количественном выражении только по тем материалам, которые имели движение в отчетном месяце.

Если  в течение месяца происходил отпуск материалов на сторону, то работником склада составляется подробный отчет, к которому прикладывается приказ на отпуск продукции на сторону и накладная, данный отчет также предоставляется работнику в бухгалтерии.

Также ежедневно  начальники цехов в которые отпускались сырье и материалы, представляют в бухгалтерию отчеты о списании сырья или материалов, здесь подробно указываются все материалы, которые были получены на складе и израсходованы на нужды производства. При необходимости прилагается расчет на основании которого списывались затребованные сырье и материалы.

Ежедневно к работнику бухгалтерии стекаются  все данные со склада и цехов в  виде отчетов и приложенных к  ним первичных документов. Первичные  документы подвергаются проверке учетных  шифров, а затем эти документы  группируются по видам операций, источникам поступления и направления отпуска  сырья и материалов. После проверки данные о движении материалов и сырья  по предприятию заносятся бухгалтером  материального стола в компьютер, где осуществляется формирование ведомости  о движении материалов и сырья  за месяц в натурально-стоимостном  измерении.