Учёт поступления и отпуска материалов

На основании  учетной политики ОАО «НКШП» [Приложение 1] учет материалов ведется по цене приобретения без учета налога на добавленную стоимость.

 

 

 

2.2. Документальное оформление поступления  и отпуска в производство сырья,  материалов, полуфабрикатов, комплектующих  изделий.

Поступление материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:

• по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с законодательством;

• путем изготовления материалов самой организацией;
• путем внесения в счет вклада в уставный фонд организации;

• путем получения организацией безвозмездно (включая договор дарения);

• от списания основных средств (металлолом, запасные части и другие);
• из основного производства в виде возвратных отходов (обрубки, обрезки, стружка и другие);
• и другие.

На материалы, поступающие  по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы (товарно-транспортные и  товарные накладные, спецификации, сертификаты, счета-фактуры, железнодорожные квитанции и другие). Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:

• зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов (типовая форма М-1), который ведется отделом материально-технического снабжения;
• проверить соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренных договором;
• акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично, или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты), при предварительной оплате за приобретаемые материалы покупатель сначала производит их оплату путем перечисления денежных средств платежными поручениями либо платежными требованиями-поручениями, а затем поставщик отгружает ценности в адрес получателя;
• определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;
• передавать документы в подразделения организации (бухгалтерская служба, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

В ОАО  «НКШП» сырье и материалы в  основном поступают на основании  товарно-транспортных накладных (форма  ТТН-1).

Для получения  материалов со склада поставщика или  от транспортной организации уполномоченному  лицу выдаются соответствующие документы  и доверенность на получение материалов.

Приемка материалов от организаций транспорта и связи по количеству и качеству осуществляется с учетом правил, действующих  в указанных организациях, и условий  договоров (купли-продажи, поставки, перевозки  груза и т.п.).

Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные и товарные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие  грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) и являются основанием для приемки и оприходования материалов.

 При  приемке материалы подлежат проверке  на соответствие ассортименту, количеству  и качеству, указанным в сопроводительных документах.

 Приемка  и оприходование поступающих материалов и тары под материалы оформляется складами путем составления приходных ордеров (типовая форма М-4) [Приложение 2] при отсутствии расхождения между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Как видно из данного приложения на склад была оприходована, полученная от ООО «Юмабел», пленка для обмотки на сумму 37 080 бел. руб. В данном приходном ордере, помимо наименования поставщика, наименования материала, суммы, также указывается номер документа на основании которого поступили материалы, номер сопроводительного документа, количества и цена.

На однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в  течение дня, допускается составление  одного приходного ордера в целом  за день. При этом на каждую отдельную  приемку материалов в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются и общий итог записывается в приходный ордер.

Вместо  приходного ордера приемка и оприходование материалов могут оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

При перевозке  грузов автотранспортом приемка  поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при  отсутствии расхождений между данными  накладной и фактическими данными).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым  требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и так далее), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов (типовая форма М-7).

В случае составления акта о приемке материалов приходный ордер не составляется.

Акт о  приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и  исков к поставщику и (или) транспортной организации.

В ОАО  «НКШП» случая составления акта при  приемке материалов не было.

 Материалы  должны приходоваться в соответствующих  единицах измерения (весовых,  объемных, линейных, в штуках). По  этим же единицам измерения  устанавливается учетная цена.

В случае, когда материал поступает в одной  единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его оприходование и отпуск отражаются в первичных учетных документах и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Если  затруднительно отражение движения такого материала одновременно в  двух единицах измерения, возможен перевод  материала в другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета материал приходуется в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода.

Если  в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято  в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются  в той единице измерения, которая  принята в данной организации.

 При  необходимости материалы могут  непосредственно направляться в  подразделение организации, минуя  склад. Такие партии материалов  отражаются в учете как поступившие  на склад и переданные в  подразделение организации. При  этом в приходных и расходных  документах склада и приходных  документах подразделения организации  делается отметка о том, что  материалы получены от поставщика  и выданы подразделению без  завоза их на склад.

Перечень  материалов, которые могут завозиться непосредственно в подразделения  организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации.

Приходные ордера и акты о приемке материалов составляются в день поступления  соответствующих материалов на склад  или в другие установленные в  организации сроки, но не позже сроков, установленных для приемки поступающих  грузов.

 Материалы,  поступающие на ответственное  хранение, записываются заведующим  складом (кладовщиком) в специальную  книгу (карточку), хранятся на  складе обособленно и не могут  расходоваться.

 В  организации должен быть установлен  контроль за поступлением материалов (за отгрузкой поставщиками), а также за производством расчетов с поставщиками.

Материалы, закупленные за наличный расчет, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету.

 Сдача  подразделениями организации материалов  на склад оформляется накладными  на внутреннее перемещение материалов (типовая форма М-13) в случаях, когда:

• продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;
• осуществляется возврат материалов подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
• производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;
• осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации основных средств.

Операции  по передаче материалов из одного подразделения  организации в другое оформляются  накладными на внутреннее перемещение  материалов.

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно  для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

Отпуск  материалов на склады (в кладовые) подразделений  организации рассматривается как  внутреннее перемещение.

Материалы отпускаются с центральных (головных) складов организации в зависимости  от структуры организации на склады подразделений или непосредственно  в подразделения организации (при  отсутствии у них складов) и из цеховых складов (кладовых) в производство (участкам, бригадам, непосредственно  на рабочие места) в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (заданиями). Отпуск сверх норм производится в  порядке, установленном организацией.

При отпуске  материалы должны измеряться в соответствующих  единицах измерений (весовых, объемных, линейных, поштучно).

 По  мере отпуска материалов со  складов (кладовых) подразделения  на участки, в бригады, на  рабочие места они списываются  со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство.

Первичными  учетными документами по отпуску  материалов со складов организации  в подразделения организации  являются лимитно-заборная карта (типовая форма М-8), требование-накладная (типовая форма М-11) [Приложение 3], накладная (типовая форма М-15).

В требовании накладной на отпуск материалов отражается перемещение материалов от инженера-технолога  Кабушева И. Е. на кондитерский цех ОАО  «НКШП». В данной накладной отражается корреспондирующий счет, наименование, номенклатурный номер, количества, цена и сумма. Как видно из данной накладной  на кондитерский цех было отпущено материалов на сумму 195 677 руб.

Исходя  из конкретных условий деятельности, организация может применять  самостоятельно разработанные формы  первичных учетных документов по движению материалов.

Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска  материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также для  контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборные карты выписываются подразделениями  организации, выполняющими снабженческие  или плановые функции, в двух или  трех экземплярах сроком на один месяц. При небольших объемах отпуска  материалов они могут выписываться на квартал. На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта.

Один  экземпляр лимитно-заборной карты  до начала месяца (квартала) ее действия передается подразделению организации - получателю материалов, второй экземпляр - соответствующему складу. Третий экземпляр (если он оформляется) остается в подразделениях, выполняющих снабженческие или  плановые функции для контроля.

Лицо, осуществляющее отпуск материалов, отмечает в обоих  экземплярах лимитно-заборной карты  дату и количество отпущенных материалов, которые подтверждаются подписями  получателя и заведующего складом (кладовщика).

Лимитно-заборная карта может выписываться в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточках складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материала со склада. По лимитно-заборной карте может производиться также возврат неиспользованных материалов на склад.