Учет расчетов с подотчетными лицами

4)договор купли-продажи  №20 от 15.03.ХХ и акт купли-продажи,  составленные с предпринимателем  Соболевым Ф.И.на приобретение 4стульев  по цене 180руб.,на общую сумму  720руб.

Поступление инвентаря  подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: настольной лампы-1шт.;вентилятора-1шт.;калькуляторов-2шт.;стульев-4шт.

Авансовый отчет  приняла и проверила бухгалтер  Миронова Е.С., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер  Сазонова И.П., утвердил отчет директор Степанов В.П. 16.03.ХХг.

Перерасход подотчетных  сумм выдан Яковлеву А.А. по расходному кассовому ордеру №58 от 16.03.ХХг.[4]

Сформулируем  все хозяйственные операции, возникающие  в данной ситуации, составим  по операциям  бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций.

Таблица 2-Журнал регистрации хозяйственных операций

Выдача наличных денег под отчет на командировочные  расходы производится в пределах сумм, устанавлемаемых организацией. Нормы на командировочные  расходы для целей исчисления налога на прибыль регламентируются постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002г, № 93.Данным постановлением установлены нормы по оплате суточных 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются  в издержки производства в фактически произведенном  размере. В законе о налоге на доходы физических лиц установлено, что  не облагаются данным налогом суточные в пределах норм, установленных законодательно. В настоящее время такие нормы  законодательно не установлены, и поэтому с превышения суточных не надо начислять налог на доходы физических лиц. Такое решение было принято  Высшим арбитражным судом РФ 26 января 1995г.№16141/04.

НДС по расходам на проезд включается в состав налоговых  вычетов в случае его выделения  в проездном билете. В настоящее  время в проездных билетах( железнодорожных  и авиа) НДС не выделяется, и включаться в состав налоговых вычетов не может, поэтому полная стоимость билетов, включающая в себя и НДС, отражается в издержках производства. НДС по расходам на наем жилого помещения включается в состав налоговых вычетов следующим образом: при наличии счета фактуры, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; при наличии квитанции гостиницы(бланк строгой отчетности по форме №3 Г)в которой выделена сумма НДС.[2]

Рассмотрим пример отражения операции по командировочным  расходам на счетах бухгалтерского учета.

Главному бухгалтеру ЗАО «Надежда» Сазоновой И.П.(табельный номер 28) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 18 450 руб. по расходному кассовому ордеру № 45 от 13.03.ХХг. на командировку в Москву на 13 дней в Московский  институт  управления  для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Сазоновой И.П. нет.

Для обоснования  командировки Сазоновой И.П. имеются  следующие документы:1)договор с  Московским институтом управления, имеющим  лицензию на образовательную деятельность, на обучения Сазоновой И.П. по 50 часовой программе по теме « Бухгалтерский учет валютных операций» с 14.03.ХХ по 26.03.ХХг. в Москву.

2)приказ руководителя  №4 от 12.03.о направлении в командировку  Сазоновой И.П. сроком на 13 дней, с 14.03.ХХ по 26.03.ХХ в Москву. в  Московский институт управления ;для повышения квалификации; с разрешением  выдачи суточных в сумме 300 рублей в день.

3) плановая смета  командировочных расходов Сазоновой.           Железнодорожный билет (туда обратно)-3000 рублей.                            Гостиница 11 дней х 1050 руб.-11 550 руб.

Суточные 13 дней х 300 руб. – 3 900 руб.(норма установленная Правительством РФ для целей исчисления налога на прибыль)                                                                 Итого – 18 450 рублей.

4)командировочное удостоверение Сазоновой И.П. подписанное руководителем, главным бухгалтером и заверенное печатью организации.

Сазоновой И.П. представлен  в бухгалтерию авансовый отчет  №9 от 28.03.ХХг. об израсходованных средствах. К авансовому отчету приложены следующие документы: 

1) железнодорожные  билеты С-Петербург-Москва и Москва-С-Петербург  -3 200 рублей(НДС в билетах не выделен)                                               

2) квитанция  гостиницы по форме №3 Г  за 11 дней -13 200 руб, в том числе НДС -2014 руб.                                                                                                                          3)распоряжение руководителя на оплату суточных из расчета 300 руб. за день (на 13 дней командировки) 3 900 руб.                                                                                      

4) отчет о  проделанной работе в командировке  и копия свидетельства об окончании  курсов повышения квалификации  МИУ Сазоновой И.П.

5)командировочное  удостоверение Сазоновой И.П., отмеченное в Московском   институте управления.

Перерасход подотчетных  сумм в размере 1850руб. возвращен  Сазоновой И.П. по расходному кассовому  ордеру №98 от 28.03ХХг.[4]

составим расчет командировочных расходов  Сазоновой  И.П. по следующей форме .

Таблица 3- Расчет командировочных расходов 

(обратите внимание, что нормы устанавливаются  для целей налогообложения)

3.определим все  хозяйственные операции, возникающие  в данной ситуации, составим бухгалтерские  проводки по ним и занесем  всю информацию в журнал регистрации  операций.                      

Таблица 4-Журнал регистрации хозяйственных операций

При заграничных  командировках работников организации  выполняются следующие правила.

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам  по  командировкам на территории Российской Федерации. Для целей исчисления  налога на прибыль постановлением Правительства от 8 февраля 2002г. №93 по заграничным командировкам установлены нормы по суточным. Нормы  установлены  по каждой стране в долларах США.

Работникам, направляемым в служебную командировку за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ,в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ,и за время пребывания на иностранной территории-в иностранной валюте.

При направлении  работника в загранкомандировку в две и более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100%  по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

Организация вправе без ограничений и специальных  разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов.

Для получения  иностранной валюты с валютного  счета организация до убытия работников в зарубежную командировку представляет в банк заявление, в котором указывает  номера и даты приказов по организации о командировании работников за границу. Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Расходы на заграничные  командировки  возмещаются работнику  только на основании подтверждающих документов(счета, квитанции, проездные билеты).

При возвращении  из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в  кассу организации в валюте или  рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения  авансового отчета. Неизрасходованная  во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией  работнику в рублях  или  валюте, полученных путем  перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Командировочные расходы выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции.[3]

На счете 71 задолженность  подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБРФ на день выдачи; отчет подотчетного  лица и возврат  неиспользованных сумм- по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».[2]