Учет расчетов с подотчетными лицами

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО

ПЯТИГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» 
 

К У Р С О В  А Я    Р  А Б О Т А 

по  дисциплине   бухгалтерский финансовый учет_________________

___________________________________________________________ 

тема  Учет расчетов с подотчетными лицами_____________________

____________________________________________________________ 

исполнитель  студент  3 курса группы__________________________

__________________________________________________факультета

Дроботенко  Аина Мунировна_________________________________

Руководитель _______________________________________________

                         _______________________________________________ 
 

Курсовая  работа допущена к защите                      Защитил курсовую работу с оценкой

«_____»_________________200_г.                           _______________________________

_____________________________                           «____»_____________________200_г. 

Пятигорск   2009г. 

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                  Введение

    В  процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций. Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

1.  своевременное,  полное и достоверное отражение  на счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы; 

2.  документальная  обоснованность использования подотчетных  сумм и обоснованность включения  в состав затрат;    

3.  контроль  за экономным и рациональным  использованием денежных средств  на  хозяйственно- операционные цели.           

    Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет  свои особенности, так как эта  тема явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати. 

      1. Понятие и бухгалтерский  учет расчетов  с подотчетными  лицами 

      Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

      Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с  подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

Чтобы избежать обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно  назвать подотчетными лицами, а что  подотчетными суммами.

Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам .Порядок выдачи денег под отчет ,размер авансов и сроки на которые они могут быть выданы ,установлены правилами ведения кассовых операций .

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен: нижним пределом является норма ,установленная  для бюджетных организаций (100 рублей).Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке ,включая выходные дни и время в пути.

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

      Список  подотчетных лиц, а также порядок  выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

      Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в  бухгалтерию авансовый отчет (с  приложением документов, подтверждающих расходы).

      При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

      К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

      Командировочные расходы возникают в следствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

      В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

      В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

      Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

      Полный  перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ (1).

      Согласно  этой статье, к представительским  расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

      Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому  затраты на организацию развлечений  и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров  представительскими расходами не являются.

      Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Таблица 1- Расчеты  с подотчетными лицами

 

Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1  «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». (План счетов бухгалтерского учета (6))

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

Рассмотрим пример отражения на счетах бухгалтерского учета операций по подотчетным суммам.

Завхозу ЗАО  «Надежда» Яковлеву А.А.(табельный  номер 05)по разрешению руководителя организации по расходному кассовому ордеру №52 от 15.03.ХХг. (приложение №1) выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 3900руб.Деньги выданы Яковлеву А.А. сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 15.03.ХХг. у Яковлева А.А. нет. Яковлеву А.А.выдана доверенность на получение приобретаемого инвентаря.

Яковлев А.А.представил в бухгалтерию авансовый отчет  №2 от 16.03.ХХг. (приложение №2)об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1)товарный чек №95 от 15.03.ХХг.и кассовый чек магазина розничной торговли «Электротехника»на общую сумму 800руб.,в том числе:

1 настольная  лампа по цене 200руб.;

1 вентилятор  по цене 600руб.;

2)счет фактура  №11 от 15.03.ХХг. и накладная №83 от 15.03.ХХг.фирмы «Гарант» на 2 электронных калькулятора «Ситизен» на общую сумму 2520руб.,в том числе цена 2 калькуляторов-2100.,НДС-378руб.,полученных от Яковлева А.А.;

3)квитанция к  приходному кассовому ордеру  №128 от 15.03.ХХг. фирмы «Гарант»  на сумму 2478руб.,в том числе НДС-378руб.,полученные от Яковлева А.А.;