Учет расчетов с подотчетными лицами

Организация с  целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами  и заключения новых хозяйственных  договоров осуществляет расходы, связанные  с приемом и обслуживанием  представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы. 

В состав представительских  включаются также расходы организации  по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации. 

В настоящее  время организациям следует руководствоваться  перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ. 

Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно  в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д. 
 
 

Оформление первичных  документов 

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий  в соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. 

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов. 

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов: 

1) оформление  так называемых подготовительных  документов; 

2) оформление  уточняющих (конкретизирующих) документов; 

3) оформление  документов, подтверждающих фактическое  расходование денежных средств. 

Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы. 

Предприятием  издаются внутренние организационно-распоря- 

дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие: 

- перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы; 

- порядок выдачи  подотчетных сумм на представительские  расходы; 

- порядок расходования  средств на представительские расходы; 

- документальное  оформление представительских расходов; 

- порядок осуществления  контроля над расходованием и  списанием средств на представительские  расходы; 

- нормирование  отдельных видов представительских  расходов. 

На втором этапе  составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:  

- распоряжение  руководителя о назначении ответственного  за проведение официального мероприятия; 

- распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации; 

- программа проведения  деловой встречи с указанием  даты, места и сроков проведения  деловой встречи, ФИО участников  со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов. 

На третьем  этапе ответственным лицом оформляются  и представляются в бухгалтерию  организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие: 

- отчет о расходах  на проведение деловой встречи; 

- авансовый отчет  с приложенными документами, подтверждающими  произведенные расходы. 

Такими документами  являются: счета предприятий общественного  питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д. 

Все первичные  документы должны соответствовать  требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ. 

Бухгалтерский учет 

Документы, регулирующие порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия "представительские расходы". 

Но если понесенные организацией затраты по своему характеру  можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила  признания затрат расходами (п.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99). 

При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в  качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат. 

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета  и Инструкцией по его применению представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д. 

Порядок включения  затрат, произведенных организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих  в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, состав представительских расходов определен п.2 ст.264 НК РФ. Положения  этого пункта применяются к официальным лицам организации, представителям организаций-контрагентов и организаций - потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации. 

К представительским относятся расходы организации:  

1) на проведение  официального приема (завтрака, обеда  или иного аналогичного мероприятия); 

2) транспортное  обеспечение доставки принимаемых  лиц к месту проведения представительского  мероприятия и (или) заседания  руководящего органа и обратно; 

3) буфетное обслуживание  во время переговоров; 

4) оплата услуг  переводчиков, не состоящих в  штате организации, по обеспечению  перевода во время представительских  мероприятий. 

Не относятся  к представительским расходы  на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. 

Представительские расходы организации принимаются  в целях налогообложения прибыли  в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. "Сверхнормативные" суммы представительских расходов согласно п.42 ст.270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. 

В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся  к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода (п.1 ст.318 НК РФ). База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода. 

Пример 

Организация с  целью поддержания дальнейшего  сотрудничества с организациями-покупателями провел официальный прием. Был организован  официальный ужин в кафе «Сели-Сьели», сумма счета - 3000 руб. НДС не облагается, в данном предприятия действует упрощенная система налогообложения.  

В бухгалтерском  учете организации будут сделаны  следующие проводки. 

Дебет 71 Кредит 50 - 3000 руб. - выданы денежные средства из кассы на проведение банкета с  представителем потенциального поставщика; 

Дебет 44 Кредит 71 - 3000 руб. - отражены представительские  расходы на проведение банкета. 

Заключение 
 
 

Перед данной работой  была поставлена цель – осветить как  можно больше вопросов в отношении  расчёта с подотчётными лицами. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны и для некоторых организаций имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. 

Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует  получение товаров в срок и  не продажу их третьим лицам. При  возникновении производственной необходимости  в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления  таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги  

Рассмотрены такие  вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.  

Особое внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.  

В работе рассмотрены  поставленные цели и задачи. 

Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем  и всех возможных ситуаций, связанных  с расчетом с подотчетными лицами.  
 
 

Список литература 
 
 

1. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок  при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2003. 

2. Бабаева Ю.А.  Бухгалтерский учет. – М.: «Юнити», 2002. 

3. Бакаев А.С.  Комментарии к новому плану  счетов бухгалтерского  

учета. - М.: «ИПБ-БИНФА», 2001. 

4. Гражданский  кодекс РФ. – Ч. 1, 2.  

5. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух № 20, 2003. 

6. Крутякова  Т.Л. Командировки по России  и за рубеж. - М.: «АКДИ  

Экономика и  жизнь», 2001. 

7. Кондраков  Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное  пособие. – М.: - Инф- 

ра – М, 2002. 

8. Ларичев А. Ю. В командировку со средним заработком // Газета «Учет. Налоги. Право» № 23, 17-23 июня 2003.  

9. Ларичев А.  Ю. Если вы закупаете товары  у физических лиц // Газета «Учет.  Налоги. Право» № 14, 15-21 апреля 2003. 

10. Налоговый  кодекс РФ. – Ч. 1, 2. – М.: Проспект, 2000. 

11.Приказ Министерства  финансов России № 94н от 31.10. 2000 «План  

счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности  

организаций»  

12. Постановления  Совмина – Правительства РФ  от 1 декабря 1993 г. № 1261 

«О размере  и порядке выплаты суточных при краткосрочных командиров- 

ках на территории иностранных государств» 

13. Постановлением  Правительства РФ от 13 мая 2005 г. N 299 

"О внесении  изменений в нормы расходов  организаций на выплату су 

точных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пре 

делах которых  при определении налоговой базы по налогу на прибыль  

организаций такие  расходы относятся к прочим расходам, связанным с  

производством и реализацией, предусмотренные  постановлением