Учет расчетов с подотчетными лицами

К договорам  гражданско-правового характера  относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и  иной договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок  и условия возмещения документально  подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора. 

К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы  по проезду и найму жилья, приобретению материалов и другие. 

Под служебной  командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с: 

покупкой материально-производственных запасов; 

осуществлением  работ капитального характера (выполнением  функций заказчика и т.п.); 

подготовкой и  повышением квалификации работников; 

участием в  общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет  вклады (акции); 

другими аналогичными нуждами. 
 
 

Документальное  оформление командировки 

Направление работников в командировку должно быть оформлено  первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К числу таких документов относятся:  

– служебное  задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а); 

– приказ (распоряжения) о направлении работника в  командировку (форма Т-9 или Т-9а); 

- командировочное  удостоверение (форма № Т-10).  

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.  

При направлении  работника в командировку в пределах РФ издание соответствующего приказа  руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому договору лиц, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.  
 
 

Сроки служебных  командировок 

Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства Российской Федерации и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники. 

Фактическое время  пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.  

В министерствах, ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и учреждениях  регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие, в организацию и учреждение, ведется в специальных журналах по установленным формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения, предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях. 

Днем выезда в командировку считается день отправления  поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.  

Рабочее время  и время отдыха командированного 

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени  отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха по возвращении из командировки дополнительные дни отдыха не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.  

В случаях, когда  по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.  
 
 

Возмещение расходов при служебных командировках  

и оплата суточных 

Работники имеют  право на возмещение расходов, связанных  со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ): 

– расходы по проезду; 

– расходы по найму жилого помещения, 

– дополнительные расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства (суточные); 

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.  

Порядок и размеры  возмещаемых расходов определяются коллективным договором или приказом (распоряжением). 

Расходы по проезду  к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в следующем размере:  

а) стоимости  проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом  общего пользования (кроме такси); 

б) страховые  платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте; 

в) оплату услуг  по предварительной продаже проездных  документов; 

г) расходы за пользование в поездах постельными  принадлежностями. 

При наличии  нескольких видов транспорта, связывающих  место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта. 

Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. При этом стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся:  

- стоимость завтраков; 

- услуги химчистки; 

- пользование  минибаром и т.п. 

Кроме того, работнику  возмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице. 

Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме. 

Например: 

Для большей  наглядности предположим, что учетной  политикой на 2005 год на предприятии  было предписано оплачивать сверхнормативные командировочные расходы работников за счет чистой прибыли предприятия, и не включать их в бухгалтерскую себестоимость. По очередной командировке на основании проездных документов бухгалтер определил, что работник находился в пункте назначения 7 суток (с 10.12.2005 по 16.12.2005). К авансовому отчету им был приложен счет гостиницы на 5 суток с расшифровкой стоимости: 
 
 

1. Одноместный  номер 5*260 1300 рублей 

2. Бронирование 1*50 50 рублей 

3. Телевизор  5*12 60 рублей 

4. Холодильник 5*10 50 рублей 

5. Утюг 2*5 10 рублей 

6. Набор к  чаю 3*20 60 рублей 

Итого - 1530 рублей 

В бухгалтерском  учете затраты на проживание отразятся  следующим образом. В соответствии с нормами, из-под налогообложения  выводится 5*270 = 1350 рублей и относятся на себестоимость продукции. Остальные расходы в соответствии с учетной политикой относим на прибыль, остающуюся в распоряжении предприятия (см. Таблица №6) 

. Таблица №6

Проводка  

Сумма (руб.)  

Примечание (расчет)  

Дт26 Кт71  

1300   
 
 

Дт84 Кт71  

70  

(1300+60+50+10)-1350  

Дт26 Кт71  

50  

Бронирование  номера  

-  

60  

Набор к чаю (не проводится, но может быть возмещен с соответствующим уменьшением  суточных)  

Дт26 Кт71  

14  

7*2 дня (Проживание  в течение 2 суток без оправдательных  документов)  
 
 
 

Суточные выплачивается  командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая  выходные и праздничные дни, а  также дни нахождения в пути, в  том числе за время вынужденной  остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62). При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.  

Размер суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить  в приказе, распоряжении руководителя или в коллективном договоре. Норма  суточных утверждена Постановлением Правительства  РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 и равна 100 руб. в день. 

При командировках  в такую местность, откуда командированный  работник имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту своего постоянного  жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Командировка, расположенная недалеко от места  работы и жительства работника может быть признана однодневной. Определение такой командировки производится руководителем в приказе на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха. Командировка за пределы России также может быть однодневной, если работник, который выехал за границу, возвратился в Россию в тот же день. 

Если командированный  работник по окончании рабочего дня  по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размере расходов, установленных при найме жилого помещения для командировок на территории Российской Федерации. 

Вопрос о том, может ли работник возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий отдыха. 

Отчет работника  о командировке 

В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию  авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.