Учет расчетов с подотчетными лицами

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном  порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения кассовых операций). 

Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1.  

Работник должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание  с заполненным и подписанным  отчетом о его выполнении (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов.  

В бухгалтерии  проверяются законность и целевое  расходование средств, путем сопоставления  данных авансовых отчетов и приложенных  к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.  

При проверке документов, прилагаемых к авансовому отчету, устанавливается наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов. 

Если работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем. 

Таким образом, при учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются  по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета. 

Например: 

Работнику в  соответствии с расчетом на командировочные  расходы было выдано 1400 рублей. По прибытии из командировки им был написан свидетельствующий  о производственном характере поездки отчет, который был утвержден директором. На основании авансового отчета работника бухгалтер отражает командировочные расходы на счетах бухгалтерского учета (см. Таблица №7). 
 
 

Таблица №7

Оправдательный  документ  

Проводка  

Сумма (руб.)  

Примечание (расчет)  

 Авиабилеты  Москва – Санкт-Петербург (804 руб.) 

Дт26 Кт71  

804   
 
 

Квитанция добровольного  страхования пассажира (30 руб.)  

-  

30  

Не оплачено  

 Ж/д билеты  Санкт-Петербург – Москва (366 руб.) 

Дт26 Кт71  

366   
 
 

Бронирование билетов (Квитанция на 26 руб.)  

Дт26 Кт71  

26  

-  

Квитанция за пользование  постельными принадлежностями (18 руб.)  

Дт26 Кт71  

18   
 
 

Талоны на проезд общественным транспортом в пункте назначения  

-  

10  

Не оплачено (можно возместить с соответствующим уменьшением суточных)  

Суточные (без  оправдательных документов)  

Дт26 Кт71  

110  

55*2 дня  

 Квитанция  из гостиницы (270 руб.) 

Дт26 Кт71  

270   
 
 
 

В результате указанных  проводок кредитовый оборот по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” составит 1594 рублей. Таким образом, командированное лицо перерасходовало 1594 - 1400 = 194 рублей, которые возвращаются ему из кассы с выпиской расходно-кассового ордера. 
 
 

Зарубежные командировки 

Все большее  распространение получают командировки в дальнее зарубежье. Это связано с расширением делового сотрудничества российских организаций и компаний с зарубежными партнерами, расширением рынка сбыта. Кроме того, все большее число российских фирм принимают участие в зарубежных выставках, научных конференциях.  

Необходимым условием для оформления зарубежной командировки сотрудника является издание приказа  о командировании, что следует  из Положения о порядке покупки  и выдачи иностранной валюты для  оплаты командировочных расходов (утвержденное ЦБ РФ 25 июня 1997 г. № 62).  

Уполномоченные  банки выдают организациям наличную валюту или дорожные чеки на командировочные  расходы на основании заявки, оформленной  на основании 2 приказов: 

а) устанавливающий  сотруднику размер суточных; 

б) о направлении  сотрудника в служебную зарубежную командировку с указанием фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда и возвращения из служебной командировки или планируемого срока командировки, страны командирования. 

Если направление  сотрудников в зарубежные командировки носит разовый характер, то всю необходимую информацию можно определить и в одном приказе. Размеры суточных в зависимости от страны, которыми можно руководствоваться, установлены Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» и постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. N 299 

"О внесении  изменений в нормы расходов  организаций на выплату суточных  за каждый день нахождения  в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, предусмотренные постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 93" 

Можно установить приказом руководителя организации  и более высокий размер суточных, при этом: превышение размера суточных над нормируемой величиной не включается в расходы при исчислении налога на прибыль, а также потребует  включения суммы превышения в облагаемый НДФЛ доход работника.  

В отличие от произвольной формы приказа на установление размера суточных, приказ на командирование сотрудников должен быть оформлен с  применением унифицированной формы  Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (или Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г.  

№ 26.  

Фактическое время  пребывания в командировке должно быть подтверждено документально. Это необходимо для обоснования отсутствия работника  на рабочем месте и для подтверждения правильности величины понесенных расходов, и для документального обоснования включения этих расходов в затраты. Причем, предусмотренное командировочное удостоверение для командировок в пределах России, при зарубежных командировках не оформляется.  

Время фактического пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной  границы РФ. Учитывая, что загранпаспорт  является личным документом сотрудника, представляется целесообразным после возвращения из командировки приложить к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах РФ. 

Но если сотрудник, направленный в командировку в страну – участник Таможенного союза, пересечение границы с которой производится свободно, то командировочное удостоверение необходимо оформлять, так как оно будет основным документом, подтверждающим факт нахождения работника в той или иной местности с посещением организации, в которую он был командирован. 

Расходы по проезду  работника к месту командирования и обратно принимаются в бухгалтерском  учете, и в целях налогообложения  в размере фактически произведенных  и документально подтвержденных затрат. При непредставлении (утрате) подтверждающих документов работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника, с отнесением указанной суммы в бухгалтерском учете в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов в зависимости от целей командировки. В целях налогообложения расходы, не подтвержденные документально, не уменьшают базу по налогу на прибыль и не подлежат включения в доход, облагаемый НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). 

Приказ Минфина  России № 15н применяется в качестве ориентира для определения нижней границы возмещаемых расходов на наем жилого помещения при зарубежных командировках. Эти расходы, подтвержденные документально, принимаются к учету в размере фактически произведенных затрат. 
 
 

Отчеты о служебной  загранкомандировке 

После возвращения  из командировки работник должен представить  отчеты: 

- о выполнении  задания на командировку по  форме № Т-10а; 

- авансовый отчет  по форме № АО-1. 

Согласно Положению  № 62 в 10-дневный срок после возвращения  из командировки работник должен сдать в бухгалтерию отчет и рассчитаться с организацией за выданную ему под отчет иностранную валюту. Если предприятие получило иностранную валюту на командировочные расходы в банке, то оно должно предоставлять в этот банк отчет об использовании выданной на эти цели иностранной валюты. Отчет Т-10а должен быть подписан руководителем, в нем отражаются цели и результаты командировки, к нему прилагаются протоколы о намерениях или предварительные договоры, образцы рекламной продукции, прейскуранты, проспекты и другие документы, так или иначе подтверждающие выполнение целей служебной командировки. В бухгалтерском учете по авансовому отчету делаются проводки: 

Дебет 26, 44 Кредит 71-2 (71-1) – по списанию расходов на командировку. В зависимости от характера произведенных расходов, соответствующих заданию на командировку, счет 71 может кредитоваться и с другими счетами.  

Курсовые разницы, которые образуются при изменении  курса иностранной валюты, определяются в соответствии с ПБУ 3/2000. Расходы  в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета. (дата признания расходов). В бухгалтерском учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе внереализационных доходов, а отрицательная – внереализационных расходов (дебет 91-2 кредит 71-2). 
 
 

Расчеты с подотчетным  лицом 

По авансовому отчету у командировочного сотрудника может быть либо перерасход (он сдается  в кассу), либо остаток средств  в иностранной валюте. Предприятие  обязано вернуть неизрасходованный  остаток в банк в течение 10 рабочих  дней с момента возвращения командируемым лицом в кассу. Если сумма перерасхода в иностранной валюте превышает эквивалент 10 000 $ США по курсу ЦБ РФ на дату погашения указанной суммы, уполномоченный банк направляет извещение в Минфин РФ (Положение, утвержденное ЦБ РФ 20.08.02 № 193-П). 
 

Задолженность командированного лица перед организацией может быть погашена путем внесения в кассу организации эквивалентной  суммы задолженности в рублях по курсу Центробанка, она также  сдается в банк. 

У командированного сотрудника может возникнуть перерасход наличной иностранной валюты по авансовому отчету. Такая ситуация бывает, когда он расходует во время командировки собственные валютные средства, приобретенные от своего имени и за свой счет. В этом случае для погашения перерасхода банк запрашивает авансовый отчет командируемого лица и документы, подтверждающие его расходы за пределами РФ. Организация может погашать задолженность разными способами: в наличной или безналичной форме, в рублях или иностранной валюте. Если организация не предъявила по требованию уполномоченного банка авансовый отчет и подтверждающие документы, банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности в наличной иностранной валюте или в переводе на валютный счет командируемого лица.  

1.5. Представительские  расходы организации