-  По приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей;

- По приему  и обработке для доставке (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче);

-  По выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных³

Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а   также перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также  типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.              Типовая форма договора о полной материальной ответственности приведена в приложении №2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 №85.  Если в организации практикуется выдача заработной платы через специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности, и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.                                                                                  Трудовым законодательством   установлено ограничение, связанное с оформлением договора о полной материальной ответственности.                                   В общем случае ст.63 Трудового кодекса РФ (ТКРФ)  заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Однако  на основании других статей настоящего Кодекса можно сделать вывод, что существует фактически прямой запрет на прием на  работу материально ответственных лиц, не достигших возраста восемнадцати  лет.                                       В соответствии со ст.242 ТК РФ работники в возрасте до восемнадцати  лет несут полную материальную ответственность только за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причинный в результате совершения преступления или административного поступка.      Следовательно, договор о полной материальной ответственности с ними заключен быть не может, что, в свою очередь, обуславливает невозможность выдачи таким лицам подотчетных сумм.                                                              Подотчетные суммы для оплаты командировочных расходов работникам моложе восемнадцати лет также выдаваться не могут, так как трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц в служебные командировки.                                                                                     Следует подчеркнуть, что трудовым законодательством предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с работниками, осуществляющими операции с материальными и денежными ценностями в случае утраты доверия к ним со стороны руководства⁴.                                                                                  

В организациях (предприятиях, учреждениях) существует, в основном, два вида работников, имеющих отношение к денежным средствам и несущим полную материальную ответственность за причиненный  ими ущерб:

- работники,  занимающие должности или выполняющие  работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, отпуском, перевозкой денежных средств или материальных ценностей;

- работники,  получающие денежные средства  или другие ценности под отчет  по разовой доверенности или  другим разовым документам.

С работниками первой категории заключаются письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности вверенных им ценностей и ущерб, причиненный предприятию. При этом должны быть соблюдены следующие условия:

- в трудовую  функцию этих работников должно в обязательном порядке входить обслуживание денежных и товарных ценностей или выполнение работ, непосредственно связанных с хранением, отпуском, перевозкой, расчетами материальных или денежных средств;

- эти  работники должны быть ознакомлены под роспись со своими функциональными обязанностями или эти обязанности должны быть изложены в заключаемых с работниками письменных трудовых договорах (контрактах).

С работниками  второй категории письменные договоры о полной материальной ответственности не заключаются. Однако и получение ими денежных или иных материальных ценностей не должно носить систематического характера. Это могут быть разовые поручения, не входящие в круг функциональных обязанностей работника. В случае утраты или недостачи полученных такими работниками под отчет денежных или иных материальных ценностей также наступает полная материальная ответственность за причиненный по их вине ущерб предприятию.                                                                                              Полная материальная ответственность за ущерб, причиненный предприятию, наступает также в тех случаях, когда:                                                                                           - ущерб причинен преступными действиями работников, установленными приговором суда;                                                                                                              - ущерб причинен работником, на которого законами России возложена полная материальная ответственность при исполнении им трудовых обязанностей (например, к таким работникам относятся кассиры, операторы почтовой связи и др.);                                                                                                                                    - ущерб причинен работником не при исполнении им трудовых обязанностей (например, водителем служебной машины при "левой" перевозке пассажиров во внеслужебное время и др.);                                                                                                       - ущерб причинен работником, находившимся в нетрезвом состоянии;                            - ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий, инструментов, приборов, спецодежды, аппаратуры и других предметов, выданных предприятием работнику в пользование (например, сотовых телефонов, факсов, компьютеров и т.д.).

В любом  случае для привлечения работника  к материальной ответственности  необходимо выяснить размер причиненного им ущерба, обстоятельства дела, форму вины, которые устанавливаются не только данными бухгалтерии (актов инвентаризации, ревизии и т.д.), но и материалами административного (служебного) расследования.                                                                     Материальная ответственность может быть возложена на работника лишь при одновременном наличии следующих обязательных условий:                                    - прямого действительного ущерба;                                                                                              - противоправного поведения работника;                                                                          - причинной связи между действиями (или бездействием) работника и ущербом;                                                                                                                                   - вины работника в причинении ущерба своими действиями или бездействием.

Судебная  практика по делам, посвященным материальной ответственности, обобщена в постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю». 

2. Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

2.1 Порядок выдачи наличных средств

     Подотчетные лица - это сотрудники организации, которым выдают деньги на какие-либо нужды. Например, подотчетному лицу могут выдать средства на покупку билетов для проезда в командировку, на приобретение канцтоваров или на множество других нужд. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами имеет некоторые особенности.  Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. Если у предприятия нет кассы, или она временно отсутствует, допускается выдавать денежные средства из касс банка по чекам кассирам или лицам их заменяющим.

Определенные  виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно  из кассы организации. В этих случаях  допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем организации в учетной политике (приложение). Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные и операционные расходы.          Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров,  для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам. Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма №КО-2). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.             Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.       Согласно Порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.   Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.            Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике организации.

Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам

Учет  операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.       Организация может выдать подотчетному лицу доверенность (ст. 185 ГК РФ) на совершение операций от имени организации. Если сотрудник, имеющий доверенность, покупает какие-либо товары - ему выдается накладная и счет-фактура - то есть, как будет показано ниже, НДС, полученный вместе с приобретенными товарами, можно будет принять к зачету. Сотрудник с доверенностью заключает сделки с другими организациями от имени своей организации. Если же подотчетный сотрудник доверенности не имеет, для других организаций он - физическое лицо, которое заключает сделку от своего имени. И, хотя расходы, например, на приобретение тех же товаров, попадут на соответствующие счета, счета-фактуры сотруднику не выдадут, а это значит, что НДС так же нельзя будет принять к зачету.       Доверенность выписывают в одном экземпляре, регистрируют в книге регистрации доверенностей, ее подписывает руководитель организации, на нее ставится печать. Доверенность выдают сотруднику, оставляя на предприятии корешок доверенности, содержащий все необходимые сведения. Доверенность сотрудника остается в той организации, с которой он вел дела.

2.2 Особенности учета расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с Планом счетов, счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Выданные  под отчет суммы отражаются по дебету счета 71 в корреспонденции  со счетами учета денежных средств.

Например, такой операцией мы отразим выдачу подотчетному лицу денежных средств из кассы организации:

Д71 К50 - выданы подотчетному лицу денежные средства из кассы

Если  сотрудник получает денежные средства под отчет в банке - делается такая  запись:

Д71 К51 - выданы подотчетному лицу денежные средства с расчетного счета в отделении банка

После того, как авансовый отчет подотчетного лица будет принят и обработан в бухгалтерии, делаются записи по кредиту счета 71 и по дебету счетов учета затрат и приобретенных подотчетным лицом ценностей. Например, если за счет подотчетной суммы были куплены материалы, это будет отражено такой записью:

Д10 К71 - на сумму приобретенных материалов

Нельзя  забывать об НДС, причем, выше мы говорили о доверенности, которую может иметь подотчетное лицо. Если такой доверенности нет, мы делаем следующие записи:

Д19 К71 - на сумму НДС, подлежащего зачету

Но предъявить НДС к зачету мы не можем - ведь лицо, не имеющее доверенности организации, не может получить счет-фактуру, поэтому делаем такую запись:

Д91 К19 - списываем НДС, подлежащий зачету, на расходы

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу оформляется следующей записью:

Д50 К71 - на остаток подотчетных денежных средств.

Если  же доверенность есть, подотчетное лицо действует от имени организации - бухгалтерские записи будут такими же, как будто эти операции (покупку товаров, например) совершает сама организация:

Д41 К60 - приобретены товары

Д19 К60 - отражен НДС, подлежащий зачету

Если  работник не вернул вовремя неизрасходованную  подотчетную сумму или не смог правильно отчитаться по ней, эта  сумма может быть списана следующей записью:

Д94 К71 - на сумму не возвращенных вовремя подотчетных средств

Счет 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей" используется для обобщения  информации о суммах различных недостач и потерь.

Если  сумму, учтенную по счету 94 можно удержать из заработной платы работника - это оформляют такой записью:

Д70 К94 - удержана из заработной платы работника подотчетная сумма, не возвращенная вовремя

Если  сумма не может быть удержана из заработной платы, делается такая запись:

Д73 К94 - сумма, подлежащая взысканию с виновного лица.

Если  сумма не может быть взыскана с  работника - ее списывают в убыток: