Учет расчетов с подотчетными лицами

6. Возврат суммы неиспользованного аванса.

     Несмотря  на то, что любая организация стремится, чтобы подотчетное лицо вовремя  отчитывалось по выданным суммам, нередко  возникают ситуации, когда работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами:

     - удержать сумму задолженности  из заработной платы работника;

- не  удерживать с работника сумму  задолженности. Тогда данная сумма    целиком учитывается в составе его доходов.

     Данные  операции по-разному отражаются в  бухгалтерском учете. Рассмотрим каждый вариант. 

     Вариант 1 .

     С соответствии со статьей 137 ТК РФ для  погашения неизрасходованного и  своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды), работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в суде.

     Удержания из заработной платы работника нужно  производить с учетом требований ст. 138 ТК РФ, согласно которой общий  размет всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может  превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.

     Если  задолженность работника превышает  максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность  в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы. 

     Вариант 2.

     Если  руководитель организации принял решение  не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности то:

     Согласно  п.1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

     Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.

     Значит, принимая решение не удерживать с  работника сумму невозвращенного  аванса, организация обязана исчислить, удержать с физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%.

     Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание НДФЛ.

     На  основании п. 3 ст. 236 НК РФ стоимость  невозвращенного аванса не признается объектом обложения ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыль. 

         7. Аналитический и синтетический  учет.

     Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

     71.1 «Расчеты с подотчетными лицами  в рублях»;

     71.2. «Расчеты с подотчетными лицами  в валюте».

     Счет 71 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. 

     Таблица 1

     Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

      Для получения информации о наличии  и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных  разрезах, предназначено ведение  аналитического учета. Аналитический  учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. 
          Регистром для учета операций  по  движению  подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке.                                              
          Ежемесячно итоги из журнала-ордера №7 переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты – по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками учитывают по строке 246, а кредиторскую – по строке 628.                                        
      Чаще всего через подотчетных лиц приобретается оборудование. Это связано с тем, что есть возможность осмотра технического состояния приобретаемого оборудования.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         Заключение

     Любая организация в процессе осуществления  хозяйственной деятельности приобретает  разные материальные ценности в розничной  торговле. Это могут быть хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно в условиях деятельности крупного хозяйствующего субъекта можно предусмотреть, чтобы закупка перечисленных ценностей была организована путем безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-либо имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть. Нужно отметить, что практически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так как этот счет затрагивает большое количество хозяйственных операций, не нужно рассчитывать, что этот участок бухгалтерского учета уйдет из-под контроля налоговиков.

     Наиболее  распространенные ошибки, связанные  с организацией данного направления  бухгалтерского учета: отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм; несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами; списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов; отсутствие аналитики по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

     Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно  упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок при организации учета на счете 71. Это поможет избежать штрафных санкций.

      В заключении можно сделать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

      А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные  нужды, на командировочные и представительские  расходы.

      Рассмотрены основные первичные документы и  нормативные акты, применяемые в  оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

      Основным  первичным документом, отражающим расчеты  с подотчетными лицами, является авансовый  отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

      Основные  ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением  норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН. 
 
 
 

         Список используемой литературы

1. Трудовой  Кодекс РФ от 30 декабря 2011г.

2. ФЗ  № 129 «О бухгалтерском учете»

3. Постановление  Правительства РФ № 93 от 08.02.2002г.

4. Налоговый  Кодекс РФ часть II от 05.08.2000г.

5. Бухгалтерский  учет: Учебное пособие. Санин К.В., Санин М.К.- СПб.: СПб ГУИТМО, 2005 (электронная  книга).