Учет расчетов с подотчетными лицами

 

МИНИСТЕРСТВО  НАУКИ И ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

Глазовский  инженерно-экономический институт (филиал)

государственного  образовательного учреждения

высшего профессионального образования 

«Ижевский государственный технический университет» 

Кафедра «Бухгалтерский учет и аудит» 
 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа 

по учебной  дисциплине «Бухгалтерский финансовый учет»

на тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила студентка

2 курса,  гр. 3231-у __________________________________________________ М.Р. Данилова

                                                                  (подпись) 
 

Проверил____________________________________________________________И.А. Зверев

                                                         (оценка, подпись) 
 
 
 
 
 

Глазов, 2011 

Содержание 

Введение………………………………………………………………… . . . . . . . . 3

1. Общие правила  расчетов с подотчетными лицами. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5

2. Нормативно-законодательное  регулирование  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

3. Выдача и  учет подотчетных сумм… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

3.1. Учет представительских  расходов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3.2. Учет операционно-хозяйственных расходов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

4. Первичный  учет расчетов с подотчетными  лицами  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

5. Авансовый  отчет  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

6. Возврат суммы  неиспользованного аванса  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23

7. Аналитический  и синтетический учет  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Заключение  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Список использованной литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .30

Приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         Введение

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются наличные для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

     С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. Своевременное,  полное, достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы;

2. Документальная  обоснованность использования подотчетных  сумм и обоснованность включения  в состав затрат;

3. Контроль  за экономным и рациональным  использованием денежных средств  на хозяйственно-операционные цели.

     Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации.

     Цель  данной работы – рассмотреть на примере конкретной организации  порядок учета и организации  контроля расчетов с подотчетными лицами.

     Задачи  работы:

1. Изучить  теоретический материал, действующие  в настоящее время нормативные  акты в сфере учета расчетов  с подотчетными лицами, быть в  курсе последних изменений законодательства;

2. Проанализировать  деятельность действующего предприятия  в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

3. Осветить  как можно шире проблемы бухгалтерского  учета командировочных расходов;

4. Выдвинуть  предложения по совершенствованию  бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

     Методологической  основой написания курсовой работы являются нормативные документы  по ведению бухгалтерского учета  и отчетности, учебная литература, периодические издания. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         1.  Общие правила расчетов с подотчетными  лицами. 

       Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, а также для оплаты хозяйственных  расходов, расходов, связанных с  приобретением материалов, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение  запасных частей, материалов, топлива  за наличный расчет, канцелярских  товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;                            
- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;                    
- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; 
- представительские расходы.                                     
При выдаче денежных средств организация обязана:                                 
- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;     
- получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;                           
- выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;                                         
- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому; 
- определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.                             
         Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.                                               
     Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.                                   
        В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. 
Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д. Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

- цель  командировки;

- кто  направляется в командировку;

- место  командировки;

- срок  командировки;

- какие  расходы допускается нести работнику  в служебной командировке;

- условия  командировки за пределами России;

- порядок  оформления командировки;

- порядок  учета расходов по служебной  командировке для целей налогообложения.  
        Цель  командировки  определяет  её  классификацию  и   порядок  распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные. 
           В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

- покупкой  ТМЗ, расходы по которым учитываются  в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

- осуществлением  работ капитального характера,  расходы по которым учитываются  в составе прочих капитальных  затрат и включаются в инвентарную  стоимость объекта строительства;

- подготовкой  и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

- другими  аналогичными нуждами.                              
       Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ.                           
       Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.                             
            Порядок оформления командировки и расчетов с работником:

- для  командировки работнику оформляется  командировочное удостоверение;

- наряду  с командировочным удостоверением  может быть издан приказ о  командировке;

- командировочное  удостоверение может не выписываться  на однодневные командировки, если  по ним не выплачиваются суточные;

- фактическое  время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

- днем  выезда считается день отправления  соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;

- перед  командировкой работнику наряду  с командировочным удостоверением  также выдается денежный аванс  в пределах сумм, причитающихся  ему для выполнения установленного задания;

- организации  разрешается рассчитываться с  командированным работником по  предварительному расчету, если  командировочные расходы заранее  известны. В этом случае работник  в составе авансового отчета  не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

- по  возвращении из командировки  работник обязан в течение  3 дней предоставить руководителю  организации для утверждения  авансовый отчет с приложением  командировочного удостоверения  и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.                           
      

2. Нормативно-законодательное регулирование.

     Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

     В зависимости от назначения и статуса  нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

• 1-ый уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.
• 2-ой уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.
• 3-ий уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.
• 4-ий уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.