Учет расчетов с подотчетными лицами

     В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

     Основные  положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском  учете регламентированы в Федеральном  Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень).

     Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций».

     В связи с тем, что расчеты с  подотчетными лицами осуществляются в  наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

     Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ (16). Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

     Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении  по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень).

     При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса  РФ , который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

     Размер  суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень).

     Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная  политика, формируемая главным бухгалтером  организации и утверждаемая руководителем  организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.

2. Утвержденные  руководителем формы первичных  учетных документов по учету  расчетов с подотчетными лицами:

- приходный  кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается  в случае, когда работник возвращает  в кассу неизрасходованную подотчетную  сумму; 

- расходный  кассовый ордер (форма КО-2) –  выписывается при выдаче денежных  средств под отчет;

- командировочное  удостоверение (форма №Т-10) –  определяет фактическое время  нахождения работника в командировке;

- авансовый  отчет с приложением подтверждающих  документов (счетов, квитанций, проездных  билетов, накладных и т.д.).

3. Утвержденный  руководителем План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

           

                   3.  Выдача и учет подотчетных  сумм.

     Подотчетными суммами называются  денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно - хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.                                 
       Денежные  средства   выдаются   подотчёт   на  административно-хозяйственные расходы.                            
     Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом. К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.                                     
           Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

- либо  под отчёт на хозяйственные  и операционные расходы;

- либо  в порядке возмещения произведённых  сотрудником из личных средств  расходов на нужды организации  (по решению руководителя организации). 
           В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. 
           При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:

Если  сначала выдаются денежные средства под отчет:

Дебет 71 Кредит 50(51) - на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;

Дебет 10 Кредит 71 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;

Дебет 50 Кредит 71- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

Если  работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные  средства:

Дебет 10 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.                                    
          Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются. Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации. Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача  выданных под отчёт наличных денег  одним лицом другому запрещается. 
  Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций. 
        Процесс приобретения  за  наличный  расчёт  материальных  ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций - юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение  договоров между юридическими  лицами, регламентирующих их отношения,  а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение  наличных денег по заключённому  договору в кассу организации-продавца  оформляется приходным кассовым  ордером по межведомственной  форме КО-1. Покупателю выдаётся  квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца. 

         3.1. Учет представительских расходов.

      Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

        К представительским расходам  относятся затраты: по проведению  официального приема (завтрака, обеда,  ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

      Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому  затраты на организацию развлечений  и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров  представительскими расходами не являются.

      Предприятия самостоятельно определяют порядок  расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для  успешного проведения переговоров  с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных  делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

      Очень часто возникают вопросы, что  считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

      К представительским расходам относят расходы на:

1. Официальный прием и (или) обслуживание  представителей других организаций,  участвующих в переговорах в  целях установления и (или)  поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших  на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

2. Проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного  мероприятия) для указанных лиц,  а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;

3. Транспортное обслуживание доставки  этих лиц к месту проведения  представительского мероприятия  и (или) заседания руководящего  органа и обратно;

4. Буфетное обслуживание во время  переговоров;

5. Оплата услуг переводчиков, не  состоящих в штате налогоплательщика,  по обеспечению перевода во  время проведения представительских  мероприятий. 

      Состав  представительских расходов налогоплательщика  определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению  с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

      Согласно  п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы  в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика  на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

      Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения. 

         3.2. Учет операционно-хозяйственных  расходов.

      Предприятия в процессе финансово-хозяйственной  деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.