Учет расчетов с подотчетными лицами

      Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

      Денежные  средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  расходы.

      Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

      К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

      Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации может производиться:

- либо под отчёт на хозяйственные  и операционные расходы;

- либо в порядке возмещения  произведённых сотрудником из  личных средств расходов на  нужды организации (по решению  руководителя организации).

      К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

      Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

      При выдаче денег под отчет для  приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и  зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. 
 

         4. Первичный учет расчетов с  подотчетными лицами.

     Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными  документами.

     Документ  – это оправдательный объект с  информацией, закрепленной созданным  человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

     Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет.

     Документы по учету расчетов с подотчетными лицами  подразделяются на три вида.

     Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и  бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной  записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

     К таким документам относятся: заявление  о командировании, заявление на выдачу аванса, приказ руководителя, служебное  задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер. (Приложение А, С, Н)

     Приказ (распоряжение) является основанием для  направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город  командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение. (Приложение G)

     В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, которое  подписывается и утверждается директором предприятия.

     Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчетом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание. (Приложение В)

     Кроме того, при выдаче денежных средств  под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего  оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

     Доверенность (форма № М-2) применяется для  оформления права лица выступать  в качестве доверенного лица организации  при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика. (Приложение I)

     Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

     При покупке за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый и товарный чеки (или накладную).

     Счет-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

     Третий  вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в  командировочном удостоверении  в течение 3 дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств.

     Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. (Приложение D)

     Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после  чего принимается к учету. Остаток  неиспользованных сумм сдается в  кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

     На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

     Таким образом, к итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки. 

         

5. Авансовый отчет.

     По  истечении установленного срока  сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый  отчет (унифицированная форма №АО-1,утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. №55) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

     Указания  по применению и заполнению унифицированной  формы “Авансовый отчет» (форма  №АО-1).

     Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные  расходы.

     Составляется  в одном экземпляре подотчетным  лицом и работником бухгалтерии.

     Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителе информации.

     На  оборотной стороне формы подотчетное  лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат  по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

     В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы, правильность их оформления и  подсчета сумм.

     Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

     На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

     Форма №АО-1 “Авансовый отчет” предназначена  для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений), введена в действие с 1 января 2002года и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Эта форма содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм, как в рублях, так и в иностранной валюте.

     Авансовый отчет – документ двусторонний, он заполняется подотчетным лицом  и бухгалтером организации. Составляется авансовый отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен на бумажном или машинном носителе.

     Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает  наименование организации, номер и  дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный  номер (если он есть), профессию (должность), и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе и остатке.

     Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу “Бухгалтерская запись”, в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов  и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью), ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

     В самом низу лицевой части авансового отчета новый раздел – расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются  фамилия, имя и отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

     На  оборотной стороне формы подотчетное  лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и др.), и суммы фактических  затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

     Полностью проверенный отчет утверждает руководитель организации (или уполномоченное лицо), на лицевой стороне указывается его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету.

     Остаток неиспользованного аванса сдается  подотчетным лицом в кассу  организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

     Списание  подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

     Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

     Если  у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, выдача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное лицо обязано вернуть в кассу организации сумму неиспользованного аванса. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. На данное положение бухгалтеру необходимо обратить особое внимание.