Учет расчетов с подотчетными лицами

     3 Мероприятия по  совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами 

     В ООО «Продконтракт» в командировку направляется любой сотрудник организации  по усмотрению руководителя, так как  не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

     Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые  имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

     сроки, на которые выдаются подотчетные  суммы, и их предельный размер;

     порядок представления авансовых отчетов;

     запрещение  выдачи денег работнику под отчет  при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

     запрещение  передачи подотчетных денежных средств  от одного работника другому.

     Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке. Пример приказа представлен  в приложении М1.

     Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных. Пример данного приказа представлен в приложении М2.

     Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности  подотчетного лица к учету принимаются  авансовые отчеты, к которому прилагаются  чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетное лицо.

     К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или калькулятор). В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

     Допущенную  ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

     Также по неопытности подотчетного лица и  предприятия-продавца встречается  такая ошибка, когда на приобретенные  ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

     В ООО «Продконтракт» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

     Существует  определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. Предприятие  должно сначала сдать наличную выручку  в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

     А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные  нужды. Данную сумму можно будет  хранить в кассе предприятия  и постепенно расходовать на покупку  необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное – не превысить лимит наличных в кассе.

     Единственной  неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура  не предоставляется, а без этого  документа организация не вправе принять к вычету НДС.

     Так же дело обстоит при оплате услуг сотовой связи подотчетным лицом через свободные кассы.

     Лучшим  разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг  сотовой связи. Тогда предприятие  сможет получать от операторов мобильной  связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).

     Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу  – бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

     Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых  проверках.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 
 

     В заключении можно сдать выводы о  том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе

     А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

     Рассмотрены основные первичные документы и  нормативные акты, применяемые в  оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

     Основным  первичным документом, отражающим расчеты  с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

     Основные  ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением  норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

     В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной  деятельности предприятия. В силу того, что правильность ведения данного участка бухгалтерского учета в конечном итоге отражается на величине налогов, уплачиваемых предприятием. Актуальность данной темы выходит за рамки одного предприятия, т.к. касается бюджета государства. 
 
 

     Список  использованной литературы 
 

    Налоговый Кодекс РФ, Часть 2 от 20 октября 2007 г.

    Трудовой  Кодекс РФ.

    Федеральный закон «О бухгалтерском учете».от 21.11.96 N 129-ФЗ.

    Федеральный закон «О валютном регулировании  и валютном контроле» от 10.12.2003 № 173-ФЗ.

    Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации.

    План  счетов бухгалтерского учета, Постановление  от 31 октября 2000 г., № 94н.

    Указания  Центрального Банка РФ от 14.11.01 № 1050-У  .

    Положение Банка России от 22.06.97 № 62 .

    Инструкция Банка России от 27.02.95 № 27 .

    Постановление правительства РФ от 08.02.02 № 93.

    ПБУ 3/2000 от 10 января 2000 г. «Учет активов  и обязательств, выраженных в иностранной  валюте».

    ПБУ 10/99 от 06.05.99 № 33н «Расходы организации»

    Бухгалтеру  и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 — СПб, 2005

    Воронов В.В. и др. Законодательная и нормативная база, практика, рекомендации и методика осуществления — М.: Международная школа управления «Интенсив» РАГС, Издательство «ДИС», 2004 г. — 544 с.

    Ефремова  А.А. Типичные бухгалтерские ошибки. – М.: ФБК-Пресс, 2005, - 263с.

    Кирилишин И.М. Расчеты по командировкам. Анализ типичных ошибок и нестандартных  ситуаций// Главбух — 2004 — № 9

    Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении  расчетов с подотчетными лицами// Главбух  — 2005 — № 2

    Шеремет А.Д. Аудит: Учеб.для студентов вузов. – М: «Финансы и статистика», 2007

    Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: - Инф-ра – М, 2002.

        Крутякова Т.Л. Командировки по России и за рубеж. - М.: «АКДИ        Экономика и жизнь», 2001.

        Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2003.

        Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух № 20, 2003.       

        Ларичев А. Ю. Если вы закупаете товары у физических лиц // Газета «Учет. Налоги. Право» № 14, 15-21 апреля 2004. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ПРИЛОЖЕНИЕ 
 

ООО «Продконтракт» 

Приказ  № 4 

от 12 января 2008 г. 

О порядке выдачи денежных средств под отчет

 

Приказываю:

1. В  2008 году выдавать наличные деньги под отчет следующим работникам:

      менеджеру Дубовик О.С.

      менеджеру Толстову К.М.

      товаровед Семеновой И.К.

2. Денежные  средства под отчет выдаются  на срок не превышающий 7 рабочих  дней с момента их выдачи. 

Директор  ООО «Продконтракт» __________________________/Иванов И.П./

 

ООО «Приоритет»

 

Приказ  № 5

 

от 12 января 2008 г. 

 

О установлении размера (норм) суточных

Приказываю:

      В 2008 году установить размер суточных при командировках по территории России - 550 рублей в сутки.

Директор  ООО «Продконтракт» __________________________/Иванов И.П./