Учет расчетов с подотчетными лицами

     Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость  по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет  по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами  и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

     Стандартный отчет «Журнал-ордер счета по субконто» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам.

     Стандартный отчет «Журнал-ордер и ведомость  по счету» по существу представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

     Стандартный отчет «Анализ счета 71» представляет собой таблицу, в которой содержатся обороты счета с другими счетами за указанный период, а также сальдо на начало и на конец период.

     Стандартный отчет «Анализ счета по субконто»  содержит итоговые суммы корреспонденций  данного счета с другими счетами  за указанный период, а также остатки  по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета.

     Стандартный отчет «Главная книга» (обороты счета) используется для вывода оборотов и  остатков счета за каждый месяц. Данный отчет очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности.

     Стандартный отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету по конкретным значениям  объектов аналитического учета –  подотчетных лиц. Кроме того, в  карточке счета показываются остатки  на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по счету 71), «Дебет» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д – дебетовое, К – кредитовое).

     Также существует стандартный отчет «Карточка  счета с выбранным значением  субконто» позволяет получить информацию по всем операциям с конкретным подотчетным  лицом.

     Ежемесячно итоги из журнала-ордера №7 переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты – по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами учитывают по строке 246, а кредиторскую – по строке 628.

     Чаще  всего через подотчетных лиц  приобретается оборудование. Это  связано с тем, что есть возможность  осмотра технического состояния  приобретаемого оборудования.  

     1.3 Обзор законодательства, по расчетам с подотчетными лицами. 

     В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных  актов достаточно велик.

     Основные  положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном законе "О бухгалтерском учете".

     Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения  кассовых операций».

     В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 60 000 руб.

     Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого  социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ:

1. глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств.
2. глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентируют порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет.
3. глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

     Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении  по бухгалтерскому чету № 10/99 «Расходы организации».

     При оформлении командировочных расходов учитываю нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, а также порядок оплаты командированного сотрудника в выходные и праздничные дни.

     При направлении сотрудника в командировку за границу РФ применяют следующие  нормативные акты: Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле», Положение Банка России, Инструкцию Банка России, Положение по бухгалтерскому учету № 3/200 «Учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте».

     Основными документами, которые применяются при оформлении расчетов с подотчетными лицами,  являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

     Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих  бухгалтерский регистрах: журнал-ордер  № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета. 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2 УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ПРОДКОНТРАКТ» 
 

     2.1 Организационно-экономическая  характеристика предприятия. 

     ООО «Продконтракт» относится к предприятиям строительной промышленности. Предприятие является юридическим лицом, имеет в хозяйственном ведении имущество, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные права, имеет расчетный счет в Западно-Уральском Банке Сбербанка РФ г. Екатеринбург и самостоятельный баланс.

     Организационно-правовая форма – частная.

     Основные  виды деятельности ООО «Продконтракт»: выпуск строительных материалов; выпуск товаров народного потребления; посредническая и коммерческая деятельности; транспортные услуги.

     Основным  видом продукции предприятия является производство керамического кирпича, применяемого для кладки наружных и внутренних стен и других элементов зданий и сооружений.

     Потребителями продукции являются многие строительные фирмы, которые располагаются в России: Башкортостан, Свердловскую, Тюменскую области.

     Сырьем  для производства кирпича является глина. Доставка сырья на завод производится технологическим транспортом – самосвалами МАЗ, КАМАЗ.

     Теплоснабжение  предприятия осуществляется от собственной  котельной, которая работает на природном газе.

     Для обеспечения выпуска продукции  имеются основные и вспомогательные цеха: производственный, отделение ремонта печных вагонеток, склад готовой продукции, котельная, мехмастерская, карьер, строй-участок, административно-бытовой корпус.

     Для более полного использования производственных мощностей оказываются услуги сторонним организациям. В столярном цехе изготавливаются дверные блоки и различные профильные детали. Котельная обеспечивает тепловой энергией соседние предприятия, детские сады и жилые дома.

     Основными конкурентами по производству кирпича  являются заводы: Ревдинский, Ижевский, на Серовский.

     ООО «Продконтракт» действует на основании Устава, утвержденного общим собранием учредителей от 12.12.2006 года.

     В ООО «Продконтракт» ведется автоматизированный бухгалтерский учет с использованием программы «1С: Предприятие» версия 7.7. В штате числятся 4 бухгалтера: главный бухгалтер; заместитель главного бухгалтера; бухгалтер по заработной плате и расчетам; а также бухгалтер по учету материалов, основных средств, нематериальных активов и т.д.

     Специалисты ООО «Продконтракт» никогда не стоят на месте и не намерены останавливаться на достигнутом. В их планах расширить номенклатуру выпускаемых изделий, освоить более полно производство цветного облицовочного кирпича, повышать пустотность керамических камней. Все это должно расширить возможности применения стройкерамики, сделать ее более энергоэффективной, менее материалоемкой, а значит и – конкурентоспособной по цене. 

     2.2 Первичный учет  расчетов с подотчетными лицами. 

     Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными  документами.

     Документ – это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

     Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Продконтракт» подразделяются на три вида.

     Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

     К таким документам относятся: заявление  о командировании, заявление на выдачу аванса, приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

     Приказ (распоряжение) является основанием для  направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается  фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10).

     В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, который подписывается и утверждается директором предприятия.

     Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчетом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

     Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

     Доверенность (форма № М-2) применяется для  оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.