Учет расчетов с подотчетными лицами

     СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………….….3

1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами…………………………………5
1. Понятие расчетов с подотчетными лицами………..…………………………….5
2. Аналитический и синтетический учет…………………………………………...6
3. Обзор законодательства регламентирующие расчеты с подотчетными

лицами…………………………………………………………………………………….10

2. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Продконтракт»…………………13
1. Организационно – экономическая характеристика предприятия…………...…13
2. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами……………………………14
3. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными

лицами…………………………………………………………………………………….19

3. Мероприятия по усовершенствованию учета расчетов с подотчетными

лицами…………………………………………………………………………………….23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………..…26

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………………….27

ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………………….29 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 
 

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. Расчеты с подотчетными лицами включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров в других организациях или у физических лиц; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

• своевременное, полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
• документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
• контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

     Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации.

     Цель  данной работы – рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организацию контроля расчетов с подотчетными лицами.

     Задачи  работы:

1. изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства.
2. осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
3. выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

     Методологической  основой написания курсовой работы являются нормативные документы  по ведению бухгалтерского учета  и отчетности, учебная литература, периодические издания и данные действующего предприятия.

     Объектом  исследования является конкретное предприятие  – Общество с ограниченной ответственностью «Продконтракт».

     Период  исследования 2007 – 2008 гг.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1 Характеристика расчетов с подотчетными лицами 
 

     1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. 

     Под подотчетными лицами в бухгалтерском  учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

     Список  подотчетных лиц, а также порядок  выдачи в организации наличных денег  под отчет устанавливает руководитель.

     Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в  бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

     При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

     К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

     Командировочные расходы  возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

     В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

     В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту  командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

     Представительские расходы - это затраты организации  по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

     Полный  перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ. Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

     Этот  перечень является исчерпывающим, поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются. 

     1.2 Аналитический и синтетический учет. 

     На  предприятиях бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие 7.7».

     Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

     71.1 «Расчеты с подотчетными лицами  в рублях»;

     71.11 «Расчеты с подотчетными лицами  в валюте». 

     Счет 71 - активно-пассивный, по дебету отражается сумма задолженности подотчетных лиц предприятию или сумма возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. 

     Таблица 1 - Структура счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

 

     Для получения информации о наличии  и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных  разрезах, предназначено ведение аналитического учета.

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения  объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.

     На  предприятиях счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетом:

     Дебет 71 Кредит 50 «Касса» - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы; возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

     Счет 71 кредитуется в корреспонденции  со счетами:

     Дебет 10,41,08,07 Кредит 71 – оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

     Дебет 20,25,26 Кредит 71 – списаны расходы  по командировке, необходимые для нужд производства.

     Дебет 91-2 Кредит 71 – затраты подотчетного лица непроизводственного характера  учтены в составе прочих расходов; Дебет 91-2 Кредит 71 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.

     Дебет 28 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

     Дебет 19 Кредит 71 – учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 – произведен налоговый вычет.

     Дебет 44 Кредит 71 – списаны расходы  по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).

     Дебет 94 Кредит 71 – отражена сумма недостачи  по вовремя невозвращенному авансу; Дебет 70 Кредит 94 – удержана сумма  неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника.

     Дебет 50 Кредит 71 – оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный  регистр, сочетающий аналитический  и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке.

     Используемая  программа, позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» в разрезе  каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

     На  основании разнесенных расходных  кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов – на израсходованные суммы; новых приходных или расходных кассовых ордеров – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии расчетов с подотчетными лицами.