Учет расчетов с подотчетными лицами

     Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К ним относятся  проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

     При покупке за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа  – кассовый и товарный чеки (или накладную).

     Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской  номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима.

     Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления  документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

     В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры  и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

     Счет-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

     Третий  вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки, обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки, по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Для ввода в информационную базу программы 1С: Предприятие авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

     Документ  «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую  на двух закладках.

     На  первой закладке «Лицевая сторона» указывается  информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

     Прежде  всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

     Реквизит  «Сотрудник» заполняется выбором  из справочника «Сотрудники».

     Если  предоставляется авансовый отчет  о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование  аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

     На  закладке «Лицевая сторона» указывается  также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

     Закладка  «Оборотная сторона» диалога позволяет  ввести данные в табличную часть документа.

     В ней нужно указать:

• дату или интервал дат совершения расходов;
• выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;
• указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные);
• сумму НДС;
• назначение расходов (кому, за что и по какому документу).

     Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка «ОК»).

     При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которые списываются затраты данного наименования.

     Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

     Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

     На  основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

     Таким образом, к итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.  

     2.3 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами. 

     Основные  нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

• Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

1) Отсутствует  приказ руководителя, устанавливающий  порядок выдачи работникам подотчетным средств;

2) В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;

3) Выдача  денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

4) Выдача  денежных сумм из кассы   под отчет лицам, не являющимся  работниками предприятия; 

5) Выдача  денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

6) Списание  подотчетных сумм за счет чистой  прибыли предприятия; 

7) Несоответствие  фактического расхода подотчетных  сумм целям, на которые они  были выданы;

8) Допускается  передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому;

• Нарушения при оформлении командировочных расходов:

1) Отсутствие  приказов (распоряжений) о направлении  работников в командировку;

2) Отсутствие  командировочных удостоверений  с отметкой в месте пребывания  в командировке;

3) Несоблюдение  установленных норм командировочных  расходов;

4) Отсутствие  приказов (распоряжений) об оплате  суточных сверх установленных  норм;

5) Отсутствие  аналитического учета командировочных  расходов в пределах норм и  сверх норм;

• Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

1) Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

2) Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;

• Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

1) Выделение  сумм налога на добавленную  стоимость расчетным путем от  стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

2) Списание  на затраты сумм налога на  добавленную стоимость от стоимости  материальных ценностей, приобретенные через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

• Нарушения порядка учета представительских расходов:

1) Несоответствие  фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

2) Отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм; 
 

• Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

1) Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

2) Неправильное  выведение остатков на конец  отчетного периода; 

3) Журнал-ордер  № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно;

4) Несоответствие  записей в авансовых отчетах  и журнале-ордере № 7 или других  регистрах;

• Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

     Нарушения, связанные с несоблюдением порядка  выдачи денег под отчет возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных п.11 «Порядка ведения кассовых операций». Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

     Нарушения, связанные с неправильным оформлением  авансовых отчетов, которые выражаются в том, что к авансовым отчетам  не прилагаются либо прилагаются  не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

     Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

     При этом п.2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы;

     Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как  адрес его постоянного местожительства  и паспортные данные.

     При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами  нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).