Учет расчетов с подотчетными лицами

Составление и регистрация  расходного кассового ордера в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров производится в  бухгалтерии работником, ответственным  за ведение соответствующей группы операций (а не бухгалтером-кассиром). После составления и регистрации  расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения. Выдача расходных  ордеров на руки лицам, получающим денежные средства, не допускается. Установление данного правила объясняется тем, что передача ордера непосредственно кассиру исключает возможность внесения в него неоговоренных исправлений. Из этого, в частности, следует, что кассир формально не имеет права принимать к исполнению ордер, представляемый получателем тех или иных сумм наличных денежных средств. Если же подобная ошибка допущена работником бухгалтерии (ордер передан получателю), то главный бухгалтер должен убедиться в правильности и обоснованности выплаты сумм, указанных в документе, посредством личного общения с бухгалтером, оформившим расходный кассовый ордер, и проверить соответствующую запись, внесенную в журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. В противном случае любое недоразумение (по поводу размера или обоснованности выплачиваемых сумм) может быть расценено как ошибка кассира, а выплаченная сумма – как недостача денежных средств со всеми вытекающими последствиями. 

При выдаче денежных средств по расходному кассовому  ордеру или заменяющему его документу  отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого  документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда  он выдан и отбирает расписку получателя. Требование об обязательном представлении  документа, удостоверяющего личность, может показаться в некоторых  случаях излишним, например, если личность получателя заведомо известна кассиру. Однако данный реквизит расходного кассового  ордера обязателен к заполнению (если получатель является единственным), а  при отсутствии подобного документа  заполнить его не представляется возможным. Если заменяющий расходный  кассовый ордер документ составлен  на выдачу денежных средств нескольким лицам, то получатели также предъявляют  документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей  графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Порядок  ведения кассовых операций допускает  выдачу денежных средств по удостоверению, выданному данным предприятием, при  наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. 

Расписка в получении  денежных средств может быть сделана  получателем только собственноручно  чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При  получении денежных средств по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма  прописью не приводится. 

Кассир производит выдачу денежных средств только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денежных средств производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денежных средств бухгалтером указываются  фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денежных средств. Если выдача денежных средств производится по ведомости, кассир делает перед распиской  в получении денег надпись: «  По доверенности» . Выдача денежных средств  по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в  п. 15 Порядка ведения кассовых операций (с обязательным требованием предъявления документа, удостоверяющего личность, и перенесения данных из этого  документа в соответствующий реквизит расходного кассового ордера). Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. 

Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой  ручкой или отпечатаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки  или исправления в этих документах не допускаются. 

В расходных кассовых ордерах указывается основание  их составления и перечисляются  прилагаемые к ним документы. 

Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут  производиться только в день их составления. 

При получении приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов кассир обязан проверить: 

– наличие и подлинность  на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или  заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия  или лиц, на это уполномоченных; 

– правильность оформления документов; 

– наличие перечисленных  в документах приложений. 

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для  надлежащего оформления. Приходные  и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денежных средств подписываются  кассиром, а приложенные к ним  документы погашаются штампом или  надписью « Оплачено» с указанием  даты (числа, месяца, года).

1.1.4. Особенности  выдачи наличных денежных средств  под отчет 

Организации выдают наличные денежные средства под отчет  на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных  подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций. 

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели. 

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они  выданы, или со дня их возвращения  из командировки предъявить в бухгалтерию  организации отчет об израсходованных  суммах и произвести окончательный  расчет по ним. 

Таким образом, выдача наличных денежных средств работникам организации может производиться  для закупки материальных ценностей, для возмещения расходов по приобретению товаров для нужд организации, а  также для выдачи сумм, причитающихся  сотрудникам организации при  убытии в командировку. 

Установлены следующие  основные ограничения в отношении  выдачи наличных денежных средств под  отчет: 

– запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации; 

– запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии  непогашенной задолженности по ранее  выданным подотчетным суммам; 

– нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны  в качестве материально ответственных  лиц в соответствующем распорядительном документе. Как правило, перечень подотчетных  лиц ежегодно отдается приказом руководителя организации в начале года. Одновременно устанавливаются предельные размеры  единовременной выдачи подотчетных  сумм на конкретные цели, а также  схема документооборота (порядок  и сроки представления отчетности в израсходовании подотчетных сумм). Данные ограничения не распространяются на случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам. 

Учет сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные  и прочие расходы, осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На израсходованные подотчетными лицами суммы этот счет кредитуется в  корреспонденции со счетами, на которых  учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. 

При выдаче подотчетных  сумм для выплаты заработной платы  читателям следует учитывать  общие требования трудового законодательства, регулирующие этот процесс. 

В соответствии со ст. 136 ТК РФ: 

– при выплате  заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого  работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему  за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате; 

– заработная плата  выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором; 

– заработная плата  выплачивается непосредственно  работнику, за исключением случая, если иной способ выплаты предусматривается  законом или трудовым договором. Из этого требования, в частности, следует, что для того чтобы заработная плата могла быть выдана другому  лицу (например, родственнику или коллеге  заболевшего работника), как минимум, необходима доверенность, оформленная  установленным порядком. В противном  случае выдача наличных денежных средств  является незаконной, и в случае предъявления претензий работником, которому заработная плата была начислена, вся сумма выплаты может быть взыскана с кассира; 

– заработная плата  выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный  правилами внутреннего трудового  распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором; 

– для отдельных  категорий работников федеральным  законом могут быть установлены  иные сроки выплаты заработной платы. Это обычно практикуется в некоторых  государственных учреждениях и  регулируется отраслевыми или ведомственными нормативными актами; 

– при совпадении дня выплаты с выходным или  нерабочим праздничным днем выплата  заработной платы производится накануне этого дня; 

– оплата отпуска  производится не позднее чем за три  дня до его начала. 

Согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового  договора (увольнении работника) выплата  всех сумм, причитающихся работнику  от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в  день увольнения не работал, то соответствующие  суммы должны быть выплачены ему  не позднее следующего дня после  предъявления уволенным работником требования о расчете.

1.1.5. Документальное  оформление списания подотчетных  сумм 

Суммы, выданные под  отчет, списываются на основании  представленного авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и  должна применяться организациями  всех форм собственности, за исключением  бюджетных учреждений. 

Авансовый отчет  составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. 

На оборотной стороне  формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное  удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6) и нумерует документы, приложенные  к авансовому отчету, в порядке  их записи в отчете. 

В бухгалтерии проверяются  целевое расходование средств, наличие  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а  также на оборотной стороне формы  указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые  дебетуются на эти суммы (графа 9). 

Реквизиты, относящиеся  к иностранной валюте, заполняются  только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной  валюте в соответствии с установленным  порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации. 

Проверенный авансовый  отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это лицом и принимается  к учету. Остаток неиспользованного  аванса сдается подотчетным лицом  в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном  порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. 

Ниже приводится упрощенная форма авансового отчета, в которой указаны реквизиты, на правильность заполнения которых  кассир должен обращать особое внимание. Так как авансовый отчет заполняется, как правило, в бухгалтерии (но не в кассе), пример заполнения не приводится. 

На основании утвержденного  авансового отчета бухгалтерия списывает  подотчетные денежные суммы в  установленном порядке. 

Основанием для  записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные  документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые  должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код  формы, дату составления, содержание хозяйственной  операции, измерители хозяйственной  операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. (п. 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и  бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Поэтому  для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица должен быть в наличии первичный  учетный документ.