Учет расчетов с подотчетными лицами

1. Общие правила  расчетов с подотчетными лицами 

1.1. Законодательное  и нормативное регулирование  расчетов с подотчетными лицами

1.1.1. Общие положения 

В предпринимательской  деятельности организаций весьма часто  возникает необходимость осуществления  расчетов наличными денежными средствами. Как правило, наличными денежными  средствами оплачиваются материально-производственные запасы при их приобретении в розничной  сети и командировочные расходы. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными  денежными средствами могут производиться  и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам. Расчеты  наличными денежными средствами также практикуются при оплате через  подотчетных лиц задолженности  по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной  пошлины) и страховым взносам. 

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации. 

При этом расчеты  наличными денежными средствами осуществляются не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального  поощрения и т.д. Абсолютная ликвидность  денежных средств превращает наличные деньги в весьма привлекательный  инструмент для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные  работы и оказанные услуги, для  приобретения материально-производственных запасов, а при определенных условиях – и внеоборотных активов. 

Но в то же время  широкое использование наличных денежных средств для расчетов между  юридическими лицами (и торговыми  организациями) создает благоприятные  предпосылки для злоупотреблений, а в последнее время – и  для ухода от налогов. Поэтому  неудивительно стремление государства  максимально ограничить и зарегламентировать процесс обращения наличных денежных средств. 

В настоящее время  наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Банка России 22.09.1993 № 40 (далее –  Порядок ведения кассовых операций). 

Кроме того, Советом  Директоров Банка России утверждено 05.01.1998 № 14-П Положение о правилах организации наличного денежного  обращения на территории Российской Федерации, которое устанавливает  общие правила регулирования  денежного обращения в стране. Но его содержание больше относится  к банковским учреждениям. А так  как рассмотрение особенностей отражения в учете операций, совершаемых кредитными учреждениями, не является целью данного издания, мы будем обращаться только к отдельным нормам вышеуказанного Положения, которые определяют порядок осуществления кассовых операций субъектами хозяйственной деятельности всех форм собственности. 

Для того чтобы порядок  выдачи денежных средств под отчет  в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий: 

– наличие приказа  руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных  сумм, который должен в том числе  предусматривать: 

круг лиц, имеющих  право на получение денег под  отчет; 

размеры подотчетных  средств; 

сроки их возврата или  отчета об израсходовании; 

– соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе  о порядке выдачи подотчетных  средств; 

– соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет  только лицам, отчитавшимся по ранее  выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет  одним работником другому.

1.1.2. Перечень подотчетных  лиц 

Документами системы  нормативного регулирования бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут  быть подотчетными лицами. 

По нашему мнению, при формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью  предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение, по нашему мнению, могут  составлять случаи выдачи подотчетных  сумм командированным работникам ввиду  того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей. 

Таким образом, при  формировании перечня работников, которые  могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни  должностей и работ, замещаемых или  выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или  коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. 

В соответствии с  вышеуказанными перечнями договоры о полной материальной ответственности  могут заключаться со следующими работниками (которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право  на получение подотчетных сумм), а именно: 

– с руководителями, их заместителями, специалистами и  иными работниками, осуществляющими  операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам  оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных  металлов и иных валютных ценностей; 

– с директорами, заведующими, администраторами (в том  числе старшими, главными), другими  руководителями организаций и подразделений (в том числе секций, приемных пунктов, отделов, залов) торговли, общественного  питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместителями, помощниками, продавцами, товароведами всех специализаций (в том числе  старшими, главными), а также иными  работниками, выполняющими аналогичные  функции; начальниками (руководителями) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных  подразделений, производителями работ  и мастерами (в том числе старшими, главными) строительных и монтажных  работ; 

– с заведующими, другими руководителями складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер  хранения, других организаций и подразделений  по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместителями; заведующими хозяйством, комендантами зданий и иных сооружений, кладовщиками, кастеляншами; старшими медицинскими сестрами организаций  здравоохранения; агентами по заготовке  и/или снабжению, экспедиторами по перевозке и другими работниками, осуществляющими получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку  материальных ценностей; 

– с заведующими  и иными руководителями аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместителями, провизорами, технологами, фармацевтами; 

– лаборантами, методистами  кафедр, деканатов, заведующими секторами  библиотек. 

Кроме того, при формировании перечня подотчетных лиц организациям можно ориентироваться на перечень работ, при выполнении которых с  исполнителями могут заключаться  договоры о полной материальной ответственности. В частности, к таким видам  работ могут быть отнесены операции: 

– по приему и выплате  всех видов платежей; по расчетам при  продаже (реализации) товаров, продукции  и услуг (в том числе не через  кассу); 

– по изготовлению и  хранению всех видов билетов, талонов, абонементов [1] и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги; 

– по купле, продаже, разрешению на оплату, а также иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и  иных валютных ценностей; с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживании клиентов, имеющих  индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей  и иного имущества клиентов в  хранилище; по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому  и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или  формированию денежной наличности и  валютных ценностей; по выполнению инкассаторских функций и по осуществлению перевозки (транспортировке) денежных средств  и иных ценностей; 

– по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации); 

– по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей  на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся  в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах  отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных  организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов; 

– по приему от населения  предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей  на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению  предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей; 

– по приему и обработке  для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче); 

– по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных. 

Работники, занятые  вышеперечисленными видами работ, могут  получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств  и иных внеоборотных активов, оплаты работ и услуг сторонних организаций, расчетов с населением за приобретенные  товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания  и откорма). 

Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а также перечни  работ и категорий работников, с которыми могут заключаться  вышеуказанные договоры, а также  типовые формы этих договоров  утверждаются в порядке, устанавливаемом  Правительством РФ. 

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в  приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85. 

Если в организации  практикуется выдача заработной платы  через специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных  лиц. 

Читателям следует  иметь в виду, что трудовым законодательством  установлено ограничение, связанное  с оформлением договора о полной материальной ответственности. 

В общем случае [2] заключение трудового договора допускается  с лицами, достигшими возраста шестнадцати  лет. Однако на основании других статей настоящего Кодекса можно сделать  вывод, что существует фактически прямой запрет на прием на работу материально  ответственных лиц, не достигших  возраста восемнадцати лет. 

В соответствии со ст. 242 ТК РФ работники в возрасте до восемнадцати лет несут полную материальную ответственность только за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный  в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также  за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного  проступка. Следовательно, договор  о полной материальной ответственности  с ними заключен быть не может, что, в свою очередь, обуславливает невозможность  выдачи таким лицам подотчетных  сумм. 

Подотчетные суммы  для оплаты командировочных расходов работникам моложе восемнадцати лет  также выдаваться не могут, так как  трудовое законодательство запрещает  направление несовершеннолетних лиц  в служебные командировки. 

Следует подчеркнуть, что трудовым законодательством  предусмотрены дополнительные основания  для расторжения трудового договора с работниками, осуществляющими  операции с материальными и денежными  ценностями в случае утраты доверия  к ним со стороны руководства.

1.1.3. Выдача наличных  денежных средств под отчет 

При выдаче наличных денежных средств под отчет должны соблюдаться общие требования, установленные  Порядком ведения кассовых операций. 

Выдача наличных денежных средств из касс организаций  производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще  оформленным другим документам [3] с  наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового  ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия  или лицами, на это уполномоченными. 

Если на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях, счетах имеется  разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходных  кассовых ордерах не обязательна. Иными  словами, в общем случае вышеуказанный  реквизит документа (расходного кассового  ордера) не является обязательным к  заполнению.