Учет расчетов с подочетными лицами

     Как и при выдаче подотчетной суммы  на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировочные расходы производится на основании расходного кассового ордера.

     Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.

     Порядок направления работников в командировку изложен в Положении об особенностях направления работников в служебные  командировки, утвержденном в постановлении Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки" от 13.10.2008г. № 749 [8, с.44]. Ранее применяемая Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» действует только в части приложений 2 и 3 (журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки) [9, с.44].

     В соответствии с указанным постановлением направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения и по усмотрению руководства организации – приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован [17, с.45].

     По  мнению Минфина России, изложенному в письме от 12.05.2008г. № 03-03-06/2-47, при направлении работника в командировку должны быть оформлены:

     - приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку по  формам № Т-9 и № Т-9а;

     - командировочное удостоверение  по форме № Т-10;

     - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а [27, с.46].

     Командировка  оформляется приказом руководителя организации, с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки.

     Цели  служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов  с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

     Командированному  работнику выдается командировочное  удостоверение, подписанное руководителем  предприятия и скрепленное печатью.

     Лица, убывающие в командировки и прибывающие  из них, на предприятиях регистрируются в «Журнале учета работников, убывающих в командировки», в котором работники, отбывающие в командировку, должны свой подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя организации [17, с.45].

     Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а после 0.00 часов и позднее – последующие сутки [17, с.45].

     На  работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени  тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

     При командировании работников на незначительное расстояние от постоянного места  работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае оговаривается в приказе о командировании работника, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха [17, с.45].

     При направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

     На  основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы.

     В состав расходов по служебным командировкам  включаются затраты:

     - по проезду к месту командировки  и обратно к месту постоянной  работы в размере стоимости  проезда воздушным, железнодорожным  и автомобильном транспортом  общего пользования (кроме такси);

     - по найму жилого помещения;

     - по бронированию гостиничных  номеров и авиабилетов;

     - по уплате страховых платежей  по государственному обязательному  страхованию пассажиров на транспорте;

     - по оплате сборов за предварительную  продажу билетов (проездных документов);

     - по оплате расходов за пользование  в поездах постельными принадлежностями;

     - суточные за время нахождения  в командировке (при однодневных  командировках в пределах России  право работника на суточные  определяет руководитель организации);

     - по возмещению расходов на  телефонные переговоры, если они  связаны с производством и  подтверждены соответствующими документами;

     - иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя [14, с.45].

     Подпунктом 12 п.1 статьи 264 НК РФ установлен полный перечень командировочных расходов, принимаемых в целях налогообложения [28, с.46].

     Выдача  наличных денег под отчет на командировочные  расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются  в издержки производства в фактически произведенном размере.

     Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке. Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций – 100 рублей за каждый день нахождения в командировке по России. При направлении сотрудника бюджетной организации в командировку за границу из России размер суточных зависит от страны поездки [17, с.45].

     В главе 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, командировочные расходы включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией в фактически  произведенном размере, т.е. в пределах сумм, установленных и прописанных в учетной политике организации [24, с.46]. 

     В главе 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ установлено, что в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке [24, с.46].

     По  возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

     К документам, подтверждающих достоверность произведенных расходов относятся: документы о найме жилого помещения (включая бронирование гостиничных номеров), фактических расходах по проезду и др.

     После утверждения отчета руководителем  он передается в бухгалтерию для  отражения в бухгалтерском учете  используемых сумм.

     Проверяя  законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов:

     Дебет 26, 44 Кредит 71 – сумма суточных;

     Дебет 26, 44 Кредит 71 – сумма расходов на проезд;

     Дебет 26, 44 Кредит 71 – сумма расходов на проживания без НДС;

     Дебет 70 Кредит 68 – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

     Если  работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в  день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неизрасходованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру. Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме:

     Дебет 50 Кредит 71 – на остаток неизрасходованной  суммы.

     В случае непредставления в установленный  срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке:

     Дебет 70 Кредит 71 – на сумму удержания  долга из заработной платы подотчетного лица.

     Нередко подотчетные лица используют банковские корпоративные карты для оплаты командировочных расходов. Чтобы работник имел возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке:

     Дебет 55 Кредит 51, 52 – переведены денежные средства на специальный карточный счет.

     Дебет 71 Кредит 55 – учтена сумма средств  на карточке, выданная работнику для  оплаты командировочных расходов.

     Направление работника в командировку за пределы  Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства – участники Содружества Независимых Государств.      

     При заграничных командировках работников организации выполняются следующие правила:

     - затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам  по  командировкам на территории Российской Федерации;

     - командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем пересчета валюты в рубли по курсу Центрального Банка РФ на дату их выплаты;

     - суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте [17, с.45].

     Организация вправе без ограничений и специальных  разрешений Центрального Банка РФ покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов, используя счет 52 «Валютные счета» для этих целей.

     Полученную  в банке валюту приходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютные  счета». Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет  счета 71.

     При возвращении из командировки остаток  неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу Центрального Банка РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.

     На  счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБ РФ на день выдачи, отчет подотчетного  лица и возврат  неиспользованных сумм – по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная – на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная – на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71) [20, с.45].

     Выводы: Рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм. Изучены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформлении расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.