Учет расчетов с подочетными лицами

Содержание 
 
 
 
 

Введение 

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Для этих целей предприятия выдают наличные денежные суммы из кассы работникам организации  под отчет.

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

     1) полное, достоверное и своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

     2) документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;    

     3) контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на  хозяйственно-операционные цели.

     Учет  расчетов с подотчетными лицами имеет  место практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования.

     Изучение  выбранной темы дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

     Именно  эти обстоятельства и легли в  основу выбора данной темы для написания  курсовой работы.           

     Целью работы является рассмотрение порядка  учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия ОАО «Вымпел-Коммуникации».

     В связи с этим перед автором  данной работы стоят следующие задачи:

     - ознакомиться с теоретическим аспектом по данному вопросу;

     - изучить документальное оформление  выдачи, использования и возврата  подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками организации;

     - ознакомиться с нормативной базой,  регламентирующей порядок ведения  данного вида расчетов;

     - на основании документального  отражения расчетов с подотчетными  лицами (приложенными документами) проследить взаимосвязь теории с практикой.

     Предметом изучения является политика предприятия  по организации и ведению учета  расчетов с подотчетными лицами.

     Объектом  настоящего исследования является ОАО «Вымпел-Коммуникации» - предприятие образованное в форме открытого акционерного общества  в  соответствии с решением  Учредителей, и известное во всем мире  под брендом «Билайн». Основным предметом деятельности  является предоставление гражданам и организациям услуг связи в России и за рубежом на основе использования создаваемых систем связи.

       Как и многие другие предприятия, ОАО «Вымпел-Коммуникации» стремится увеличивать свою прибыль и рентабельность за счет осуществления коммерческих операций с «ноу-хау», научно-технической продукцией и информацией, в том числе за счет  получения  и распространения  лицензий. Это возможно только при наличии устойчивых экономических связей с поставщиками и партнерами, при налаживании новых контактов с коллегами из других регионов России и мира.

     Все это вызывает необходимость направлять сотрудников в командировки для ведения переговоров, заключения различных соглашений и договоров с поставщиками и партнерами по бизнесу налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

       Этот процесс находит документальное  оформление и в ОАО «Вымпел-Коммуникации».

     Таким образом, методологической основой  написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению  бухгалтерского учета и отчетности с подотчетными лицами предприятия,  учебная литература и данные ОАО «Вымпел-Коммуникации».

     Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений. В первой главе будут рассмотрены основы отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, основные первичные документы и нормативные акты, касающиеся данного раздела учета. Во второй главе будет рассмотрен порядок проведения учета расчетов с подотчетными лицами предприятия ОАО «Вымпел-Коммуникации».

Глава 1 Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

1. Порядок расчетов с подотчетными лицами

 

     Во  избежание обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно назвать подотчетными лицами, а что подотчетными суммами.

     Подотчетными  лицами являются штатные работники организации, а также работающие на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договору подряда, получающие авансом наличные денежные средства из кассы на административно-хозяйственные и командировочные расходы [13, с.45].

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам [18, с.45].

      Руководителем организации, приказом (распоряжением) должен быть утвержден:

      - перечень лиц, имеющих право  на получение наличных денежных  средств под отчет;

      - сроки, на которые могут выдаваться  подотчетные суммы;

      - требования, предъявляемые к оформлению  первичных документов и учету  расчетов с подотчетными лицами;

      - порядок их представления, обработки  и утверждения и др. [13, с.45].

      При выдаче денежных средств организация  обязана:

1. определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
2. получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;
3. выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;
4. запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому [14, с.45].

     Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить авансовые отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации [15, с.45].

     Помимо  денежных средств работникам могут  выдаваться под отчет банковские корпоративные карты для оплаты представительских, командировочных  и некоторых других расходов. При сдаче отчетов о произведенных расходах подотчетные лица в качестве оправдательных документов дополнительно обязаны представить сметы, квитанции электронных терминалов, квитанции банкоматов [12, с.45].

     Первичными  документами по учету расчетов с  подотчетными лицами являются авансовые отчеты (форма № АО-1), приходные кассовые ордера (форма № КО-1), расходные кассовые ордера (форма № КО-2), приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку (форма № Т-9 и № Т-9а), командировочные удостоверения (форма № Т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) и некоторые другие [13, с.45].

     Авансовый отчет – это отчет подотчетных лиц об использовании полученных сумм или самостоятельно израсходованных средств с обязательным приложением оправдательных документов.

     Оправдательные  документы – документы удостоверяющие (подтверждающие) факт совершения хозяйственных операций. Оправдательные документы представляют собой первый этап учетной регистрации данных. Эти документы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовые или товарные чеки, квитанции, накладные, приемные акты и др.) являются основанием для отражения фактов хозяйственной жизни в счетах аналитического и синтетического учета. Исполнители (материально ответственные лица) – кассиры, кладовщики, экспедиторы и другие – «оправдывают» свои действия этими документами [22, с.45].

     Приходный и расходный кассовые ордера – денежные документы, которыми оформляются кассовые операции по приему и по выдаче наличных денег предприятиями, организациями, учреждениями.

     Приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку применяются для оформления и учета направления работников в командировку. Форма № Т-9 оформляется на одного работника, а форма № Т-9а – на нескольких работников, направляемых в командировку.

     Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. В отличие от служебных поездок по России, при загранкомандировке не нужно выписывать командировочное удостоверение. В этом случае количество дней командировки рассчитывают на основании приказа руководителя и отметок в загранпаспорте работника о пересечении границы на контрольно-пропускных пунктах РФ [17, с.45].

     Исключение  составляют поездки в страны СНГ, с которыми подписаны соглашения о том, что в документах не проставляются отметки о въезде-выезде при пересечении границы. Для них командировочные удостоверения оформляют, как и для поездок по России [17, с.45].

     Служебное задание для направления в  командировку и отчет о его выполнении применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о выполнении служебного поручения.

     Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для учета расходов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы [4, с.44].

     По  дебету счета указываются суммы, выданные под отчет или в возмещение израсходованных средств. По кредиту  счета списываются подотчетные  суммы, использованные на необходимые  для предприятия цели и подтвержденные авансовыми отчетами, а также отражаются возвращенные неиспользованные подотчетные суммы [19, с.45].

     Дебетовое сальдо отражает сумму остатка денежных средств у подотчетных лиц. Кредитовое сальдо показывает сумму невозмещенных  средств, израсходованных работниками  на нужды предприятия.

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

2. Нормативно-законодательное регулирование расчетов с подотчетными лицами

 

     Ведение бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

     Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов РФ разработана достаточно стройная четырехуровневая система регулирования, в которой выделены законодательный, нормативный, методический и организационный уровни [25, с.46].

     Таблица 1

     Система регулирования бухгалтерского учета в России