Учет расчетов с персоналом по оплате труда в системе «1С: Бухгалтерия 8.1»

     В программе предусмотрен также ввод произвольных разовых начислений на одного или группу сотрудников. С  помощью этого документа можно  ввести различные разовые премии, пособия, материальную помощь, доплаты  и т.д.

     Для ввода отклонений в программе  предусмотрены такие документы, как «Больничный лист», «Отпуск», «Оплата по среднему» и «Невыход».

     Документы для ввода отклонений можно ввести как по определенному месту работы (например, только по основному месту  без учета внутреннего совместительства), так и без учета места работы. В случае выбора определенного места  работы в базу войдут только те начисления, которые были введены по выбранному месту работы.

     База  отклонений настраивается пользователем  в справочнике «Виды расчетов».

     Результаты  расчета и распределение можно  редактировать произвольным образом. В целях обеспечения работы на предприятиях с большим количеством  работников основные «расчетные» документы  снабжены средствами автоматического  заполнения и расчета.

     Таким образом, данная конфигурация позволяет  автоматизировать работу следующих  отделов: отдел кадров, расчетный  отдел, плановый отдел. 

 

2. Теоретические аспекты автоматизации учета расчетов с персоналом по оплате труда в системе «1С: Бухгалтерия 8.1»

     Поскольку расчет зарплаты является очень ответственной и трудоемкой работой, которую нужно выполнять в короткие сроки между предоставлением информации и выплатой сотруднику. Во многих крупных предприятиях существует большое множество различных видов начислений и удержаний. И без автоматизированной системы данные расчеты выполнить практически не возможно.

     В разделе учета «Заработная плата» 1С: Бухгалтерия 8.1 используются следующие объекты:

     1. Справочники:

• «Подразделения»;
• «Должности»;
• «Начисления»;
• «Удержания»;
• «График рабочих дней»;
• «Значения МРП»;
• «Ставки подоходного налога»;
• «Проценты отчислений от заработной платы»;
• «Налоги на заработную плату»;
• «Шкалы подоходного налога для перерасчетов».
• «Настройка счетов удержаний для персонала»;

     2. Картотека: 

• «Персонал»

     3. Журналы хозяйственных операций:

• «Расчеты с персоналом»;
• «Удержания из заработной платы»;
• «Перерасчеты по заработной плате»;
• «Данные из другой организации»;
• «Распределение заработной платы по счетам бухгалтерского учета»;
• «Накопительный пенсионный фонд».
• «Платежная ведомость»
• «Перенос данных»
• «Корректировка специфик»
• «Очистить журнал НПФ»

     Рассмотрим  основные объекты, участвующие в  расчете заработной платы.

     1. Справочники. Система 1С: Предприятие позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников для организации аналитического учета (организации, сотрудники, материалы и т.д.) Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый такой объект называется элементом справочника.

     К справочникам, участвующим в расчете  заработной платы, относятся:

     - Подразделения;

     - Сотрудники;

     - Виды начислений по зарплате  и прочим доходам.

     Подразделения – это одноуровневый справочник, подчиненный справочнику организации.

     По  этому справочнику ведется аналитический  учет на синтетические счета 7210 «Административные  расходы», 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», 8110 «Основное производство», 8310 «Вспомогательные производства». Методически этот справочник необходим, чтобы видеть картину доходов, расходов, наличие внеоборотных активов в разрезе существующих подразделений в организации, а также для группировки сотрудников организации по подразделениям.

     Справочник  «Сотрудники» используется для хранения информации о сотрудниках, указания конкретных физических лиц в качестве реквизитов других объектов конфигурации, а также при начислении заработной платы.

     Также справочник используется для ведения  аналитического учета на счетах синтетического учета 1250 Краткосрочная дебиторская  задолженность работников, 3350 Краткосрочная  задолженность по оплате труда, 3210 Обязательства  по социальному страхованию, 3220 Обязательства  по пенсионным отчислениям и т.д.

     В типовой конфигурации для справочника  «Сотрудники» предусмотрена трехуровневая  структура, то есть сотрудников в  справочнике можно объединять в  произвольные группы и подгруппы.

     Форма ввода элемента справочника «Сотрудники» реализована с пятью закладками. На закладке «Общие» отображаются основные данные о сотруднике: табельный номер, организация, РНН сотрудника, ФИО, должность, подразделение, даты приема на работу и увольнения и т.д.

     В нижней части формы справочника  расположены кнопки, позволяющие  просмотреть историю периодических  реквизитов элемента справочника (сотрудника), получить информацию по выбранному сотруднику или по всем сотрудникам фирмы. Кнопка «Отчет по сотрудникам» позволяет получить отчет по всем сотрудникам, в котором  указывается табельный номер  сотрудника, ФИО, подразделение, оклад, количество иждивенцев и т. д. Поскольку  большинство реквизитов справочника  являются периодическими, отчет формируется  по состоянию на текущую (рабочую  дату). Дата актуальности указывается  в заголовке формы. Для изменения даты актуальности следует перед составлением отчета установить эту дату в качестве рабочей.

     Отчет по сотрудникам имеет кнопки управления «Обновить» и «Настройка». По кнопке «Обновить» отчет строится заново с  теми же параметрами. По кнопке «Настройка»  открывается Диалог задания параметров отчета.

     Справочник  «Виды начислений по зарплате и прочим доходам» содержит виды начислений физическим лицам (структуру фонда оплаты труда) и служит для организации аналитического учета на забалансовом счете ПНС - «Совокупный доход». Справочник позволяет учесть все виды доходов работника предприятия.

     Справочник  «Виды начислений и прочих доходов» заполняется автоматически при  первом открытии программы, но может  быть скорректирован пользователем  самостоятельно.

     Можно дополнять справочник по необходимым  видам начислений, например, Отпускные, Компенсация за неиспользованный трудовой отпуск, Пособия по беременности и  родам, а также регулировать налогообложение  каждого вида начисления, то есть устанавливать  признаки обложения тем или иным видом налога.

     2. Следующим объектом, участвующим  в операциях по учету заработой  платы является такой объект 1С: Бухгалтерия 8.1, как «Документы». Первичные документы формируются с помощью раздела «Документы». В типовой конфигурации все эти документы разбиты по группам по смысловому содержанию.

     Документы, отражающие состояние расчетов с  персоналом по оплате труда следующие:

• Ведомость начислений
• Дополнительные начисления
• Ведомость удержаний
• Депонирование заработной платы
• Выплата заработной платы
• Пенсионные отчисления.

     3. Также в конфигурации есть отчеты по зарплате.

     Расчетные листки и ведомость формируются  для всех сотрудников, которые указаны  в выбранном документе. При вызове отчета через меню расчетные листки и ведомость можно сформировать как по отдельному документу, так  и по выбранному месяцу, для чего в форме предусмотрен соответствующий  переключатель.

     Таким образом, были рассмотрены все объекты типовой конфигурации 1С: Бухгалтерия 8.1, непосредственно участвующие в расчете заработной платы на предприятии.

     Методология расчета заработной платы в программе следующая:

     1. В разделе учета «Заработная  плата» осуществляется обработка  исходных данных, введенных из  первичных документов, обработка  данных, введенных в других разделах  учета, получение и проверка  итоговых результатов, корректировка  и передача в другие разделы  учета, а также подготовка и  печать всей текущей отчетности  по заработной плате.

     2. После занесения исходной информации  производится расчет заработной  платы. По итогам расчета можно  получить предварительную отчетность: ведомости начислений и удержаний,  своды. По этим отчетам проверяется  правильность расчета заработной  платы.

     3. Обнаруженные ошибки исправляются. Если в результате проверки  ошибки не были обнаружены, распечатывается  итоговая отчетность. После этого,  выполняется распределение по  счетам.

     4. На этом расчет заработной  платы текущего месяца завершается.  Нужно перенести начальное сальдо  на следующий период.

 

II. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. Учет расчетов с персоналом по оплате труда

    ОАО «Маяк» - предприятие на примере  которого мы будем рассматривать  учет расчетов с персоналом по оплате труда в программе «1С-Бухгалтерия 8.1»

Порядок работы с документом «Прием на работу в организацию»:

     Для того чтобы перейти к списку сотрудников  на нашем предприятии, мы заходим  в раздел “справочник”, выбираем раздел “физические лица”

Рис.1 “Справочник объектов”

На закладке «Работники» нажимаем на клавишу Ins для ввода новой строки.  Колонку «Работник» заполняется выбором элемента из справочника «Физические лица». Поскольку речь идет о новом работнике, то сведения о нем необходимо сначала внести в этот справочник. Для этого открываем и заполняем имеющимися данными форму личных данных физического лица.

Рис.2 “физические лица в подразделении  АУП”

     Для отражения в информационной базе факта приема физического лица на работу предназначен документ «Прием на работу в организацию». Экранная форма нового документа открывается из списка «Учет кадров организации» (Зарплата →Кадровый учет→Журнал кадровых документов; Действия→Добавить→Прием на работу в организацию).

Рис. 3 “Учёт кадров организации”

     При этом следует учитывать, что если объектом аналитического учета по счету  затрат является подразделение, то нет  необходимости создавать шаблоны  проводок для работников каждого  подразделения. Обусловлено это  тем, что при формировании проводок по умолчанию используется то подразделение, которое указывается на закладке «Работники» формы документа «Прием на работу в организацию» (документа «Кадровое перемещение организаций»).

Рис. 4 «Прием на работу в организацию»

     В шапке экранной формы документа  указывается дата составления документа, организацию, в которую работница принимается на работу и вид занятости (Основное место работы). Затем на закладке «Работники» нажимаем на клавишу Ins для ввода новой строки.  Колонку «Работник» заполняется выбором элемента из справочника «Физические лица». Поскольку речь идет о новом работнике, то сведения о нем необходимо сначала внести в этот справочник. Для этого открываем и заполняем имеющимися данными форму личных данных физического лица.