Служебное задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении (ф. N Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

      Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной  работе, который согласовывается  с руководителем структурного подразделения  и представляется в бухгалтерию  вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

      Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. N Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (ф. N Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника и его трудовую книжку.

      Табель  учета рабочего времени и расчета  оплаты труда (ф. N Т-12) и табель учета рабочего времени (ф. N Т-13) применяют для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления статистической отчетности по труду. Форма N Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а ф. N Т-13 - только для учета использования рабочего времени.

      Форма N Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

      Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается  определенный табельный номер, который  указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается  в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев  опозданий и неявок с указанием  их причин, а также часов простоя  и часов сверхурочной работы.

      Табели  составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются  руководителем структурного подразделения  и кадровой службы и передаются в  бухгалтерию. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности  рабочего дня.

      Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих  документов - справок о вызове в  военкомат, суд, листов о временной  нетрудоспособности и др., которые  работники сдают табельщикам; время  простоев устанавливают по листкам  о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров.

      Учет  выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и  другие работники, на которых возложены  эти обязанности. Для учета выработки  применяют различные формы первичных  документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных  работ и др.).

      Независимо  от формы первичные документы  содержат в себе, как правило, следующие  реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени  и расценки за единицу работы; сумму  заработной платы рабочих; шифры  учета затрат, на которые относится  начисленная заработная плата; количество нормо-часов по выполненной работе.

      Учет  выработки, а вместе с тем и  выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации  и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.

      Оформленные первичные документы по учету  выработки и выполненных работ  вместе со всеми дополнительными  документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

      Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка  работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в  расчетно-платежной ведомости (ф. N 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

      В левой части этой ведомости записывают суммы начислений заработной платы  по ее видам (сдельно, повременно, премии и разного рода оплаты), а в  правой - удержания по их видам и  сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.

      В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчетно-платежных ведомостей применяют  отдельно расчетные ведомости (ф. N Т-51) и платежные ведомости (ф. N Т-53). В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Расчетно-платежные ведомости или замещающие их расчетные и платежные ведомости применяют для расчетов с работниками за целый месяц.

      Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40% заработка  по тарифным ставкам или окладам  с учетом отработанных работниками  дней.

      Заработную  плату выдают из кассы в течение  трех дней. По истечении этого срока  кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку "Депонировано", составляет реестр невыданной заработной платы и в конце ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы не выплаченной в срок заработной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет.

      На  выданную сумму заработной платы  составляется расходный кассовый ордер (ф. N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

      В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При  этом форма документа должна содержать  все реквизиты унифицированной  формы.

      Журнал  регистрации платежных ведомостей (ф. N Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется работником бухгалтерии.

      Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку "Разовый расчет по заработной плате".

      Расчетно-платежная  ведомость выполняет несколько  функций - расчетного документа, платежного документа - и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате.

      Однако  на практике использовать расчетно-платежные  ведомости для подсчета средней  заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за три месяца при  оплате отпуска) неудобно, поскольку  необходимо делать трудоемкие выборки  из различных ведомостей.

      Поэтому в организации на каждого работника  открывают лицевые счета (ф. N Т-54 и Т-54а), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

      Форма N Т-54 используется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

      Форма N Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для печатания кодов видов оплат и удержаний.

      Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (ф. N Т-60) предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

      Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового  договора с работником (увольнении) (ф. N Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

      Для получения аванса за первую половину месяца в банк представляют следующие  документы: чек, платежные поручения  на перечисление денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на социальные нужды (в фонды - пенсионный, социального страхования, обязательного медицинского страхования).

1.3 Документальное оформление работ и выплата по договорам гражданско-правового характера

      Договор гражданско-правового характера (подряда, поручения, аренды, купли-продажи, контракции, мены, комиссии, авторский договор  и др.) заключается между организацией и работниками, привлекаемыми со стороны для выполнения конкретных работ, которые организация не может  выполнить своими силами.

      Указанные договоры составляются не менее чем  в двух экземплярах: один из них выдается работнику-исполнителю, второй остается у организации. Форму договоров разрабатывает сама организация, но в ней должны быть предусмотрены все реквизиты, необходимые для документов подобного вида (наименование документа, организации, фамилия, имя, отчество руководителя организации (или другого должностного лица) и работника-исполнителя, их подписи, место и дата составления договора, его содержание, сроки выполнения работ, сумма и условия оплаты работ, порядок ее приемки, печать организации). Договоры регистрируются в бухгалтерии или в отделе кадров.

      Выполненные по договорам работы оплачивают по счету-заявлению исполнителя, форму  которого также разрабатывает сама организация. В нем указываются  содержание заявления, фамилия и  инициалы руководителя, на чье имя  подается заявление, ссылка на договор, фамилия, имя, отчество и паспортные данные заявителя, его подпись, дата, сведения о льготах по налогам.

      Основанием  для оплаты работ по счету-заявлению  служит резолюция организации.

      Для оформления и учета приемки-сдачи  работ, выполненных работником по трудовому  договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы, можно использовать акт о приемке  работ, выполненных по срочному трудовому  договору, заключенному на время выполнения определенной работы (ф. N Т-73). Акт является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

      Составляется  работником, ответственным за приемку  выполненных работ, утверждается руководителем  организации или уполномоченным им лицом и передается в бухгалтерию  для расчета и выплаты исполнителю  работ причитающейся суммы.

      В акте указывают наименования выполненных  работ, суммы оплаты за выполненные  работы, суммы аванса и предоплаты и всего к выплате (с учетом аванса, предоплаты). Акт ф. N Т-73 может применяться по трудовому и гражданско-правовому договору.