Учет поступления и использования основных средств

     В момент составления акта по форме  ОС-1 каждому инвентарному объекту  основных средств присваивается  инвентарный номер, который сохраняется  за объектом весь период его нахождения на данном предприятии. Этот номер наносится на объект масляной краской или прикрепляется в виде жетона. Инвентарные объекты нумеруются по порядково - серийной системе. Каждой классификационной группе основных средств выделяется определенная серия порядковых номеров, которые в последовательном порядке присваиваются каждому объекту данной группы основных средств.

     Внутреннее  перемещение объектов оформляется  актом приемки- передачи или накладной  на внутреннее перемещение основных средств (форма ОС-2) в двух экземплярах. Первый экземпляр передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, а второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта.

     Отсутствие  данного документа объясняется  тем, что на предприятии за отчетный месяц не было внутреннего перемещения.

     При перемещении основных средств внутри предприятия, ремонте и выбытии  в карточках делаются соответствующие  отметки. Основанием для этого служат данные документов о перемещении, ремонте, ликвидации основных средств.

     Инвентарные карточки хранятся по классификационным  группам основных средств, а внутри каждой группы по местам их нахождения и видам. Это позволяет легко  установить наличие основных средств  по каждой группе и местам их нахождения. При выбытии основных средств инвентарные карточки из картотеки изымаются.

     Для того чтобы обеспечить контроль за сохранностью инвентарных карточек составляют "Опись инвентарных  карточек по учету основных средств" которая составляется в одном экземпляре. Опись инвентарных карточек ведется в разрезе классификационных групп основных средств

     Есть  предприятия, где количество объектов основных средств незначительное и  пообъектный учет на них ведется  в инвентарной книге (форма ОС-11).

     Записи  в книге производятся в разрезе  классификационных групп основных средств и по местам их нахождения. На таких предприятиях опись инвентарных  карточек (форма ОС-10) не составляется.

     Кроме вышеуказанных документов для учета  движения основных средств составляется "Карточка учета движения основных средств" (форма ОС-12). Данная карточка открывается на год на каждую классификационную группу основных средств. В карточке указывают наличие основных средств на начало месяца, поступление и выбытие основных средств, сумму износа и затраты на капитальный ремонт. Инвентарные карточки и карточки учета движения основных средств сверяются с данными синтетического учета основных средств и используются для заполнения отчетности о наличии и движении основных средств.

     Для пообъектного учета основных средств  в местах их нахождения и по материально ответственным лицам применяется "Инвентарный список основных средств" (форма ОС-13). В нем указывают наименование классификационной группы, номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, полное наименование объекта основных средств, его характеристика, первоначальная стоимость, отметки о выбытии (перемещении) и др.

     Инвентарные списки составляются в двух экземплярах. Один экземпляр списка хранится у материально ответственного лица по месту нахождения объекта основных средств, а другой экземпляр - в бухгалтерии с распиской материально ответственного лица. Данные списки не реже одного раза в полугодие должны сверяться.

     Кроме вышеперечисленного в оборотной  ведомости содержится  информация о безвозмездном поступлении  основных средств от других предприятий. А в конце года составляются сведения о безвозмездной передаче основных средств и сведения о приобретенных  основных средствах за отчетный год.

     В процессе деятельности предприятия  совершаются действия, в результате которых основные средства выбывают. Порядок отражения выбытия основных средств зависит от его причины. Чаще всего они выбывают по следующим причинам:

1. при реализации основных средств юридическим и физическим лицам;
2. при безвозмездной передаче основных средств другим предприятиям;
3. при их внесении в качестве взноса в уставный капитал других предприятий;
4. при ликвидации основных средств, связанной с их физическим и моральным износом;
5. при недостачах, выявленных в результате проведенной инвентаризации;
6. при уничтожении основных средств в результате аварий, стихийных бедствий;
7. при передаче арендодателю капитальных вложений в арендованные основные средства после истечения срока аренды.

     В условиях рыночных отношений возникают  случаи, когда тот или иной объект становится предприятию не нужным, и оно должно попытаться его реализовать. Условия продажи - покупки, продажная цена оговариваются с покупателем. Продажная цена зависит от величины остаточной стоимости продаваемого объекта, его физического и морального износа, спроса и предложения на рынке на такие товары. Цена, по которой предприятие реализует основные средства, может быть на уровне остаточной стоимости, выше или ниже ее.

     При продаже основных средств материально  ответственное лицо, в подотчете  которого находится объект, получив  от представителя покупателя доверенность на право совершения покупки, выписывает товарно-транспортную накладную. В  накладной работник бухгалтерии указывает необходимые данные по объекту (первоначальную или восстановительную стоимость, начисленный за время эксплуатации износ, отпускную цену и т.п.).

     Кроме этого к накладной прилагается  необходимая техническая и другая документация на основные средства.

     При продаже основных средств комиссия составляет "Акт приемки- передачи основных средств". На основании  данного акта в бухгалтерии делаются соответствующие отметки в инвентарных карточках, а затем они изымаются из картотеки, о чем делаются соответствующие записи в описи инвентарных карточек или в инвентарной книге.

     При частичной автоматизации учета  основных средств на рассматриваемом  предприятии, при продаже основных средств карточка изымается из картотеки, а соответствующая запись, сделанная  на ЭВМ - удаляется.

     Когда основные средства пришли в негодность и реализовать или передать безвозмездно другому предприятию невозможно, то они подлежат списанию и ликвидации. Ликвидация - это выбытие основных средств вследствие их физического и морального износа, аварий, ветхости, стихийных бедствий, нарушения нормативных условий эксплуатации, а также в связи со строительством, техническим перевооружением предприятия и по другим причинам. Предприятие имеет право списывать с баланса здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другое имущество, входящее в категорию основных средств, если они изношены либо морально устарели.

     Для определения непригодности объектов основных средств к дальнейшему  использованию, невозможности реализации или неэффективности их восстановления, а также оформления соответствующей документации по ликвидации на предприятии создается специальная комиссия. В ее состав обязательно включаются главный бухгалтер (или заместитель) и лицо, на которого возложена ответственность за сохранность основных средств.

     Бывают  случаи, когда приемку и списание основных средств осуществляет одна и та же комиссия.

     На  предъявленный к списанию объект комиссия составляет "Акт ликвидации основных средств" по форме ОС-3 в  двух экземплярах. В нем указываются  наименование объекта основных средств, дата поступления на предприятие и ввода в эксплуатацию, инвентарный номер, первоначальная стоимость, причины списания с баланса, износ, наличие драгоценных металлов в списываемом объекте. При списание автотранспортных средств составляется «Акт на списание автотранспортных средств».

     При списании с баланса машин, оборудования и транспортных средств вследствие аварии к акту о ликвидации основных средств прилагается копия акта об аварии, где указываются ее причины и виновники.

     Акт на списание основных средств подписывают  все члены комиссии, главный бухгалтер. К ликвидации объекта основных средств приступают только после утверждения акта руководителем предприятия. После утверждения акт передается в бухгалтерию для отражения в учете.

     Выбывшие  основные средства снимаются с учета  предприятия.

     Поскольку в учете основные средства числятся по первоначальной (восстановительной) стоимости и за весь период их эксплуатации начисляется износ, они должны быть сняты с учета по этой стоимости. Одновременно по ним уменьшается износ. 

     2.3 Синтетический и аналитический учет движения основных средств

     Аналитический учет представляет собой такую организацию  учета, когда он ведется по каждому  конкретному объекту. Движение основных средств предполагает осуществление хозяйственных операций поступления, внутреннего перемещение и выбытия основных средств. Для аналитического счета и контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту присваивается инвентарный номер.

     Учет  основных средств, как правило, ведется  централизованно в разрезе отдельных объектов и классификационных групп.

     В аналитическом учете основные средства учитываются в натуральном выражении по инвентарным объектам. Под инвентарным объектом понимается отдельный предмет (или комплекс предметов), предназначенный для выполнения определенных функций, например отдельное здание, станок и т.д. Аналитический пообъектный учет основных средств ведется бухгалтерией предприятия в инвентарных карточках по форме ОС-6, ОС-7.

     Одним из главных регистров аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки учета объектов основных средств, которые открываются отдельно на каждый инвентарный объект. Карточки заполняют на основе первичных документов (актов приемки-передачи, технических паспортов и др.), которые передают затем под расписку в соответствующий отдел предприятия. Если количество объектов не значительно, то ведется инвентарная книга учета объектов основных средств.

     На  местах эксплуатации объектов заполняются  инвентарные списки.

     В связи с тем, что на предприятии  учет основных средств частично автоматизирован, то данные, содержащиеся в инвентарных карточках, вводятся в ЭВМ. Вся информация, содержащаяся в карточках, фиксируется на дискете и в дальнейшем по ней можно получать соответствующие машинограммы о наличии и движении основных средств в необходимом разрезе. Основным документом аналитического учета при списании объектов основных средств вследствие ветхости или износа служит "Акт ликвидации основных средств".

     В том случае, когда основные средства выбывают, либо происходит их перемещение внутри предприятия или ремонт, то в карточках делается соответствующая пометка.

     По  данным инвентарных карточек и ведомостей расчета амортизации ежемесячно составляет ведомость движения основных средств по отдельным объектам, итоги которой служит основанием для заполнения отчетности.

     Синтетический учет наличия и движения основных средств, находящихся в собственности  организации, осуществляется на следующих  счетах:

1. 01 «Основные средства»;
2. 02 «Амортизация основных средств»;
3. 07 «Оборудование к установке »;
4. 08 «Вложения во внеоборудованые активы»;
5. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»;
6. 83 «Добавочный капитал».

     Основные  средства поступают в организацию  по следующим причинам:

1. приобретение объектов за плату;
2. строительство объектов (подрядный или хозяйственный способом);
3. вклад учредителя в уставный капитал организации;
4. безвозмездное получение;
5. по другим причинам.

     Бухгалтерские записи по учету поступления основных средств представлены в таблицах

Таблица 1- Корреспонденция  счетов при учете приобретения основных средств, не   требующих монтажа