Учет наличных денежных средств и денежных документов

Допустим, кассир отказывается возместить сумму недостачи. Тогда недостача взыскивается в судебном порядке. Работодатель вправе обратиться в суд с соответствующим иском в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ). Организации-работодателю придется взыскивать недостачу через суд также при следующих обстоятельствах (абз. 2 ст. 248 ТК РФ):

- если сумма недостачи, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок;

- если истек месячный срок, отведенный для издания распоряжения о взыскании недостачи, размер которой не превышает среднего месячного заработка виновного работника.

При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суде (абз. 3 ст. 248 ТК РФ).

Сумма ущерба, подлежащая взысканию с работника, может быть снижена с учетом степени и формы вины работника, его материального и семейного положения и других обстоятельств (ст. 250 ТК РФ). Решение об этом принимается комиссией или иным органом по рассмотрению трудовых споров, а при взыскании ущерба в судебном порядке - судом. Размер ущерба не может быть снижен, если этот ущерб причинен преступлением, совершенным в корыстных целях.

Кроме того, работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взысканияс виновного работника. Основание - ст. 240 ТК РФ. Так, руководитель организации вправе полностью освободить работника от обязанности возместить недостачу, если сочтет сумму недостачи незначительной (например, при недостаче не более 100 руб.).

Иногда недостача в кассе возникает не по вине кассира или другого работника организации. Причиной недостачи может быть ограбление кассы или офиса, нападение на кассира при перевозке денег из банка, пожар и др.

В подобных ситуациях, помимо обращения в органы милиции с соответствующим заявлением, необходимо провести внеплановую инвентаризацию кассы. Такое требование содержится в п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ. По результатам инвентаризации оформляется акт по форме N ИНВ-15.

Проведение инвентаризации обязательно при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). В акте инвентаризации указывают фактический остаток денежных средств, обнаруженный в кассе, и остаток по учетным данным, определяют сумму недостачи и приводят причины (обстоятельства) возникновения недостачи.

Недостача возникла по вине кассира. В этом случае сумма выявленной недостачи не является расходом организации ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете. Она подлежит взысканию с виновного работника по распоряжению руководителя организации или через суд.

Сумма недостачи, возмещенная кассиром организации-работодателю, при налогообложении прибыли не учитывается. Эту сумму не следует включать во внереализационные доходы, например, на основании п. 3 ст. 250 НК РФ. Дело в том, что при возникновении в кассе недостачи и ее последующем возмещении виновным сотрудником у организации не возникает дохода. Согласно ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, которую можно оценить. Очевидно, что если кассир, виновный в недостаче, возмещает работодателю недостающую в кассе сумму, то у последнего не возникает экономической выгоды и, значит, не образуется дохода, подлежащего налогообложению.

Изложенный подход применим только к случаям возмещения работником недостачи в кассе и иным аналогичным ситуациям. Допустим, устраняя ущерб, нанесенный работником, организация осуществила какие-либо расходы (например, отремонтировала помещение кассы или сейф, поврежденные работником, либо приобрела запчасти для ремонта принадлежащего ей автомобиля, попавшего по вине работника в дорожно-транспортное происшествие) и правомерно учла их при расчете налога на прибыль. В этом случае сумма ущерба, возмещенная работником (взысканная с него), признается доходом организации-работодателя. Она включается во внереализационные доходы на основаниип. 3 ст. 250 НК РФ.

Доходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба признаются внереализационными доходами налогоплательщика (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Если работник отказался возмещать недостачу и организация вынуждена взыскивать ее в судебном порядке, понесенные при этом судебные издержки и сумму уплаченной государственной пошлины она вправе включить во внереализационные расходы на основании пп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ.

В бухгалтерском учете организации сумма недостачи, возмещенная работником, отражается в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99). Указанные поступления учитываются в том отчетном периоде, в котором они признаны должником или судом вынесено решение об их взыскании (п. 16 ПБУ 9/99). Если кассир возмещает сумму недостачи в добровольном порядке (вносит в кассу единовременно всю сумму или по частям или недостача удерживается из его зарплаты), в бухучете организация включает эту сумму в прочие доходы в день, когда работник был ознакомлен под роспись с приказом руководителя о взыскании с него недостачи. Считается, что работник, подписавший указанный приказ и не представивший никаких возражений, фактически признал свой долг, бухгалтерском учете организации делаются следующие записи:

Дебет 94 Кредит 50 -  выявлена недостача в кассе;

Дебет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94

- отнесена на виновное лицо сумма выявленной недостачи;

Дебет 70 Кредит 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

- удержана из заработной платы кассира сумма недостачи

Организация решила не взыскивать недостачу с кассира. Работодатель может полностью или частично отказаться от взыскания недостачи с виновного работника (ст. 240 ТК РФ).Сумма недостачи, соответствующая прощенному долгу работника, не может быть признана при расчете налога на прибыль. Ведь расходы на покрытие ущерба, которые организация имела возможность взыскать с виновного лица, но не стала взыскивать, не являются экономически обоснованными и не направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ). Более того, в составе внереализационных расходов можно учесть только те суммы убытков от хищений, виновники которых не установлены (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). В целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Допустим, по решению руководителя организации кассир возмещает только часть недостачи (например, 50 или 75%), а от взыскания оставшейся суммы долга работодатель отказывается. В этом случае ни сумма, возмещаемая кассиром, ни оставшаяся невозмещенной часть недостачи в целях налогообложения не учитываются. Ведь в отношении обеих сумм у организации не возникает экономической выгоды и, следовательно, не образуется налогооблагаемый доход (ст. 41 НК РФ).

В бухгалтерском учете сумма недостачи, которую организация отказалась взыскивать с работника, включается в прочие расходы на основании п. 11 ПБУ 10/99. При возмещении кассиром только части долга сумма, внесенная в кассу или удержанная из его зарплаты, отражается в составе прочих доходов, а прощенная сумма - в составе прочих расходов организации (п. 7 ПБУ 9/99 и п. 11 ПБУ 10/99). Названный доход учитывается в том отчетном периоде, в котором работник признал свой долг или суд вынес решение о его взыскании (п. 16 ПБУ 9/99).

В бухгалтерском учете организации делаются следующие записи:

Дебет 94 Кредит 50  - выявлена недостача в кассе 1 000руб. ;

Дебет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94

- 750 руб. - отнесена на виновное лицо часть суммы недостачи, подлежащая взысканию с работника;

Дебет 50 Кредит 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

- 750 руб. - внесена в кассу сумма недостачи;

Дебет 91-2 Кредит 94

- 250 руб. (1000 руб. - 750 руб.) - признана в составе прочих расходов часть суммы недостачи, не подлежащая взысканию с работника.

Кассир не виновен в недостаче. Если причиной недостачи в кассе является кража или хищение денег неустановленными лицами, то в налоговом учете убытки организации от такого хищения приравниваются к внереализационным расходам. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Основание - пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ.

Потерпевший вправе получать копии постановлений о возбуждении уголовного дела, признании его потерпевшим или об отказе в этом, о прекращении уголовного дела, приостановлении производства по уголовному делу (п. 13 ч. 2 ст. 42 УПК РФ).

Органы государственной власти, уполномоченные в зависимости от вида совершенного преступления производить предварительное расследование, перечислены в ст. 151 УПК РФ. Предварительное следствие по уголовным делам о хищениях имущества проводится следователями органов внутренних дел РФ (п. 3 ч. 2 ст. 151 УПК РФ). Если лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено, то предварительное следствие приостанавливается, о чем следователь выносит соответствующее постановление. Основание - ч. 1 и 2 ст. 208 УПК РФ.

Следовательно, для того, чтобы организация смогла признать в целях налогообложения сумму убытка от хищения денежных средств, у нее должны быть копия постановления о приостановлении предварительного следствия в связи с не установлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого, либо копия постановления об отказе в возбуждении уголовного дела.

В бухгалтерском учете сумма недостачи в кассе, виновные в возникновении которой не установлены, списывается на финансовые результаты организации. Это указано в п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 94 Кредит 50 - выявлена недостача в кассе;

Дебет 91-2 Кредит 94 - списана недостача, виновник которой не установлен.

Предварительное следствие по уголовному делу должно быть закончено в срок, не превышающий двух месяцев со дня возбуждения уголовного дела (ч. 1 ст. 162 УПК РФ).

3.СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  УЧЕТА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1 Совершенствование учета наличных денежных средств

С января 2012 года начнет действовать Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации утверждено Банком России 12.10.11 № 373-П.

В новом Положении, как и в прежнем Порядке ведения кассовых операций, предусмотрена обязанность по соблюдению лимита остатка наличных денежных средств. Но есть одно существенное новшество. Если раньше максимально допустимую величину утверждал банк, то теперь компании и предприниматели делают это самостоятельно.

Размер лимита закрепляется распорядительным документом, например, приказом руководителя. Этот документ хранится в организации или у ИП в порядке, который они сами для себя установили.

Что касается сотрудников банка, то отныне они не вправе отклонить или одобрить размер лимита. Однако за ними сохранились полномочия по контролю за соблюдением кассовой дисциплины, в том числе, за превышением лимита. Это следует из пункта 2.14 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории российской федерации от 05.01.98 № 14-П. Банки по-прежнему должны проверять своих клиентов не реже одного раза в два года.

Изменились правила расчета величины кассового лимита. Раньше бухгалтеры заполняли форму 0408020, где выводили среднедневную и среднечасовую выручку, среднедневной расход и сообщали некоторые другие сведения. В частности, перечисляли, на какие нужды организация планирует расходовать наличные деньги. Затем указывали цифру, которую просили банк утвердить в качестве лимита.

Теперь лимит необходимо определять по одной из двух формул. Если организация получает наличную выручку, то лимит равен выручке за некий период времени, разделенной на количество рабочих дней в этом периоде и умноженной на период времени между сдачей в банк наличных денег.

К примеру, компания работает с понедельника по пятницу, и за неделю получает 1 000 000 руб. Деньги в банк сдаются один раз в три дня, не считая суббот и воскресений. Тогда лимит будет равен 600 000 руб. (1 000 000 руб. / 5 рабочих дней х 3 рабочих дня).

Если у компании нет наличной выручки, то лимит рассчитывается исходя из объема выданных денег (за исключением зарплаты, стипендий и прочих выплат персоналу) за определенный период. Этот показатель нужно разделить на количество рабочих дней в периоде и умножить на количество рабочих дней между сдачей денег в банк.

К примеру, организация работает с понедельника по пятницу и тратит за неделю 2 000 000 руб. Деньги в банк сдаются один раз в два дня, не считая суббот и воскресений. Тогда лимит составит 800 000 руб. (2 000 000 руб. / 5 раб. дней. х 2 раб. дня.).

В Положении не говорится, как определить период получения выручки или период выдачи денег, необходимые для расчета лимита. Это может быть неделя (как в наших примерах), месяц, квартал и так далее. Организации и предприниматели должны сделать выбор исходя из особенностей своего бизнеса.