Учет наличных денежных средств и денежных документов

и) иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;

к) быть исправной;

л) обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;

м) соответствовать образцу, представленному в Министерство промышленности и торговли Российской Федерации при внесении сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 07.06.2008 N 441)

н) иметь паспорт установленного образца;

о) иметь идентификационный знак установленного образца;

п) иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;

р) иметь знак "Государственный реестр" установленного образца;

с) иметь знак "Сервисное обслуживание" установленного образца.

Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные - руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно - платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: “По доверенности“. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздат­чикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета приня­тых и выданных кассиром денежных средств. Выдача и возврат денег и оплачен­ных документов оформляются подписями.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен: в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: “Депонировано“; составить реестр депонированных сумм; в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости (приложение) и скрепить надпись своей подписью; записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: “ Расходный кассовый ордер № _ “.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.

Указанием Центрального банка РФот 14.11.01 № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" установлен предел расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, он составляет 100 000 рублей по одной сделке. Причем не имеет значения, как производятся расчеты - по одному или нескольким денежным документам.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы по передаче в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме “Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров”, составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качество отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

При условии обеспечения полной сохранности документов кассовую книгу можно вести програмно- техническим способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме “Вкладной лист кассовой книги“ за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм “Вкладной лист кассовой книги” и “Отчет кассира“ обязан проверить правильность составления указанных документов подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы “Вкладной лист кассовой книги “ в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы “Вкладной лист кассовой книги“ брошюруют в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации и книгу опечатывают. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, воспрещается.

Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

В организации должна регулярно проводиться инвентаризация наличных денег. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене кассира;

- если были выявлены факты хищения наличных денег;

- если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна по инициативе руководителя организации; по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.), так же проводится ревизия кассы, находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при усло­вии заключения с ним договора о материальной ответственности.

1.2 Нормативные документы, используемые при учете денежных средств

Нормативными документами в части учета денежных средств, которыми пользуются сотрудники ООО «АФСАРТ» являются: Гражданский кодекс РФ; Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года (Закон определя­ет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность, требования к составлению первичной документации и учетных регистров); Трудовой кодекс Российской Федерации от 21 декабря 2001 г.; Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года № 34н. (Регулирует общие вопросы организации и ведения бухгалтерского учета, составления первичных документов, организации документооборота); «Бухгалтерская отчетность организации». ПБУ 4/99 г. Утвержде­но приказом Минфина РФ от 06 июля 1999 года № 43н(в ред. Приказов Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н, от 08.11.2010 N 142н); План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н.; Приложение № 2 к Постановлению Министерства труда и социаль­ного развития РФ от 31 декабря 2002 года № 85 «Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности»; Приказ Минфина Российской Федерации от 02.07.2010 г. N 66н "О формах бухгалтерской отчетности организаций.    Отчет о движении денежных средств является формой финансовой отчетности, которая заполняется по итогам года. Он не входит в состав промежуточной бухгалтерской отчетности.; «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенный пись­мом Банка России от 4 октября 1993 года № 18 применяется в полном объеме; Положение о правилах организации наличного денежного обраще­ния на территории Российской Федерации, утвержденное постановле­нием Центробанка РФ от 5 января 1998 года № 14-П применяется в части поряд­ка получения денежных средств в банке и сдачи наличных денег в банк, установления лимита остатков наличных денег и других вопро­сов, касающихся отношений между организацией и банком в рамках договора о расчетно-кассовом обслуживании; Положение о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденное постановлением Центробанка РФ от 9 октября 2002 года № 199-П применяется в части, касающейся организации порядка банками приема денежной налич­ности и ее выдачи организациям; Приложение № 13 к Инструкции Центробанка РФ от 16 ноября 1995 года № 31 «По эмиссионно-кассовой работе в учреждениях банка Рос­сии» «Признаки платежеспособности банкнот и монеты Банка России; Указание Центробанка РФ от 14 ноября 2001 года № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке, указания Центробанка РФ в изменение данного указания, а также разъяснения Центробанка РФ, Минфина РФ и МНСРФ о порядке применения указаний Центробанка РФ о пределах расчетов наличны­ми денежными средствами; "О введении новых форматов расчетных документов" Указание от 22 февраля 1999 года N 502-У о внесении изменений и дополнений в указание банка России от 03 декабря 1997 № 51-У; Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года № 49; Постановление  от 18 августа 1998 г. N 88 об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (в ред. Постановлений Госкомстата РФот 27.03.2000 N 26, от 03.05.2000 N 36);

В конце марта 2011 года Минюст России зарегистрировал совершенно новое ПБУ 23/2011 «Отчет о движении денежных средств». Этот документ устанавливает правила, по которым коммерческим организациям (за исключением кредитных) следует составлять отчеты о движении денежных средств за истекший год. Новая форма отчета утверждена приказом Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н. Первый раз ее нужно будет подготовить по итогам 2011 года; "Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации"(утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) (Зарегистрировано в Минюсте РФ 24.11.2011 N 22394) с 01.01.2012 года.

2 ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Состояние первичного учета наличных денежных средств

              Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 “ Касса “. В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит- выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные сред­ства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иност­ранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обо­собленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и дви­жение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и экс­плуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов, кассах отделений связи и т.п. Этот суб­счет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящие­ся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные до­кументы.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в жур­нале-ордере № 3. Журналы-ордера и вспомогательные ведомости  представляют собой основные формы регистров бухгалтерского учета, используемые в журнально-ордерной форме счетоводства. Основные формы журналов-ордеров ведутся в сочетании со вспомогательными ведомостями, группирующими записи по дебету счета в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов.