Учет материалов

 

       На  материалы, поступающие по договорам  купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация должна получать от поставщика расчётные и сопроводительные документы.

       15.06.2010 была составлена счёт-фактура и акт приемки-сдачи оказанных услуг, выполненных работ ООО ЖХ «Ясенки». В данном акте было указано, что организация занималась тех.обслуживанием двух домов на сумму 2668,38 рублей (Приложение 10). Так же на данную сумму была сделана бухгалтерская проводка: 

       Таблица – 5 Оказание услуг по основной деятельности организации 

 

         Расчётные документы передаются соответствующему подразделению организации  как основание для приёмки и принятия к бухгалтерскому учёту материалов.

       При приёмке материалов необходимо:

       - зарегистрировать документы в  журнале учёта поступающих грузов;

       - проверить соответствие данных  этих документов договорам поставки по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;

       - проверить правильность расчётов в расчётных документах;

       - оплатить расчётные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;

       - определить фактические размеры  ответственности в случае нарушения  условий договора;

       - передавать документы в подразделения организации (бухгалтерию, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

       Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации  уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов (Приложение 11).

     Поступившие материалы должны быть своевременно оприходованы. Приёмные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации дни, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приёмки поступающих грузов.

     Несмотря  на то, что ведение учёта обеспечено программным комплексом 1С: бухгалтерия версия 8.1, в настоящее время параллельно используются ручные карточки складского учёта, что позволяет проверить достоверность компьютерных данных. Для обобщения и систематизации вышесказанного движение документации по учёту поступления производственных запасов отобразим в виде рисунка.

     

   

   

   

   

     
 
 

     Рисунок 2 - Движение документации по учёту поступления товарно-материальных ценностей 

     Материалы, приобретенные через подотчётное лицо, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счёта и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру – при покупке у другой организации за наличный расчёт, или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

     15.06.2010 через подотчётное лицо Балабанову  Е.В. были  приобретены материалы  на сумму 1500 рублей. Был оформлен  расходный кассовый ордер (Приложение  6) и составлены корреспонденции. 

       Таблица – 5 Выдача денег под отчёт 

 

     Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также выпуск материалов для управленческих нужд организации.

     Первичными  учётными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения являются лимитно-заборная карта и накладная.

     Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска  материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля над соблюдением лимитов.

     Операции  по передаче материалов из одного подразделения  организации в другое оформляются  накладными на внутреннее перемещение  материалов. Накладная на внутреннее перемещение материалов, как правило, выписывается в трёх экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем материалы, второй экземпляр передается подразделению, принимающему материалы, третий экземпляр передается в бухгалтерскую службу организации. Накладные на внутреннее перемещение материалов подписываются руководителями передающего и принимающего подразделения организации.

     Для учёта движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется требование-накладная (Приложение 12). Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй – принимающему складу для оприходования ценностей.

     Все первичные учётные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться в бухгалтерию в установленные организацией сроки.

     Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления. В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству РФ и правилам бухгалтерского учёта, работник бухгалтерии, осуществляющий учёт материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру.  

3. Бухгалтерский учёт материалов

 

       Все первичные документы по движению материалов со складов и  подразделений  предприятия поступают в бухгалтерию. Работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью документального оформления операции по движению материалов.

       Существует  несколько вариантов учёта материалов в бухгалтерии. ООО ЖХ «Ясенки»  ведёт оценку поступающих материальных запасов по фактической себестоимости их приобретения, а списание - по средней себестоимости, определяемой по окончании каждого месяца, по каждому виду (группе) материальных запасов. Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

        Ежедневно или в другие установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учёта материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках.

       К концу месяца заведующий складом  переносит количественные данные об остатках на 1-ое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек, учёта материалов в ведомость учёта остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

       После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию.

       Основными задачами бухгалтерского учёта материалов являются:

        - правильное и своевременное  документальное оформление операций  и обеспечение достоверных данных  по заготовлению, поступлению и  отпуску материалов;

       - контроль за сохранностью материалов  в местах их хранения и на всех этапах их движения;

       - контроль за соблюдением установленных  организацией норм запасов материалов, обеспечивающих бесперебойный выпуск  продукции, выполнение работ и  оказание услуг; 

       -  своевременное выявление ненужных  и излишних материалов с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот.

       ООО ЖХ «Ясенки» оказывает разнообразные  услуги, отпуск материалов на строну тоже входит в рамки деятельности организации (Приложение 6). 29.06.2010 по доверенности были отпущены материалы на строну в сумме 1740 рублей. В соответствии с документом была составлена корреспонденция 

       Таблица – 6 Отпуск материалов на сторону по доверенности 

 

       Таблица 7 – Корреспонденции по счёту 10 «Материалы» 

 

       Контроль  сохранности и движения материалов существенно облегчен, так как  предприятие проводит специальные организационно-технические мероприятия:

       - складские и другие аналогичные помещения для хранения ценностей оснащены погрузочно-разгрузочным оборудованием;

       - места размещения объектов разделены на секции и ячейки, которые пронумерованы и поименно обозначены;

       - в секциях размещены точные измерительные и весовые приборы и приспособления;

       - приказом руководителя предприятия определены материально ответственные лица, а также работники, которым предоставлено право получать и отпускать материальные ценности. 

       2.4 Рекомендации по совершенствованию  учёта материалов 

       Бухгалтерский учет в современных условиях является одной из универсальных функций  управления производством, призванной осуществлять повседневный и действенный  контроль за соблюдением установленных норм и нормативов, сохранностью собственности, а также обеспечивать получение достоверной и в то же время оперативной информации, необходимой для контроля за выполнением плана и принятия управленческих решений.

       Следовательно, повышение роли учета материалов, объективность его информации зависят в первую очередь от форм и методов контроля, которые давали бы возможность оперативно, своевременно подводить итоги работы по экономии во всех звеньях производства, выявлять внутрицеховые резервы, своевременно искоренять факты бесхозяйственности и расточительства.

       Усиление  контроля за состоянием сырья и материалов и рациональном их использовании  оказывает существенное влияние  на рентабельность предприятия и  в целом на его финансовое положение. Так как сырье и материалы составляют значительную часть имущества и затраты на их составляют до 80% в себестоимости продукции.

       ООО ЖХ «Ясенки» уже использует систему 1С: предприятие версии 8.1 и переход на версию 8.2 не является обязательным, поскольку изменений, касаемо учёта материалов и складского учёта там нет.

       Относительно  совершенствования учета материалов в ЖХ «Ясенки», можно предложить использование следующих мероприятий:

       - для своевременного оприходования  поступивших материалов (в день  покупки), необходимо обеспечить поступление документов в бухгалтерию сразу же после приобретения объектов. Для этого необходимо, чтобы сотрудник, приобретший материал передал в бухгалтерию документацию для дальнейшей обработки. Во избежание халатного отношения и утери документов, можно предложить ввести систему штрафов;