Приемные  акты и приходные ордера на оприходование  материалов должны, как правило, составляться в день их поступления. Только при этом условии возможно предъявление претензий поставщику (в том случае, если те или иные условия договора нарушены) без опасения того, что органы арбитража будут иметь формальную возможность отказать в рассмотрении иска.

      Все первичные документы по приходу и расходу материальных ценностей поступают в бухгалтерию, где они, прежде всего, подвергаются контролю по существу операций и правильности оформления. Здесь, в частности, проверяют наличие реквизитов, подписей, арифметические подсчёты, особое внимание обращается на законность операций. Неверно оформленные документы возвращаются на доработку. После проверки работником бухгалтерии документов, они подтверждаются таксировке. Затем все приходные и расходные документы группируются по складам, синтетическим счетам, субсчетам, а в разрезе отдельных групп материалов – по учётным ценам. Итоги подсчётов этих документов заносятся в накопительные ведомости синтетического учёта, которые ведутся по складам и отдельно по приходу и расходу в соответствии с указанной классификацией.

      Сложенный порядок учёта материально-производственных запасов позволяет осуществлять систематический контроль за складским  учётом, получать информацию об их движении, сократить трудоёмкость учётной  работы, облегчить поиск технических  ошибок.

В случаях, предусмотренных законодательством, организации обязаны проводить  инвентаризацию материально-производственных запасов, в ходе которой проверяется  и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация  является не только важным общехозяйственным мероприятием, но и элементом учетной политики. Согласно пункту 3 статьи 6 Федерального закона №129-ФЗ, при формировании учетной политики организации должен быть утвержден порядок проведения инвентаризации имущества организации.

Необходимо обратить особое внимание на важность этого положения, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризации либо вообще не проводятся, либо проводятся с нарушением установленных правил, что приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей и актов по данным регистров бухгалтерского учета (без проведения натуральной /вещественной проверки).

Основными целями инвентаризации являются:

- выявление  фактического наличия имущества  (как собственного, так и не  принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

- определение  фактического количества материально-производственных  ресурсов, использованных в процессе  производства;

- сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

- проверка  полноты и правильности отражения  в учете оценки имущества и  обязательств, а также возможность  оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния. В Федеральном законе №129-ФЗ подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной;

- проверка  соблюдения правил и условий  хранения товарно-материальных ценностей.

Основу  инвентаризации материально-производственных запасов составляет полная или выборочная проверка наличия ценностей специально созданной комиссией.

Это может  быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая  комиссия.

В тех  складах и кладовых, которые не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация хранящихся запасов производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства в подразделении, где расположены данные склады и кладовые.

Для документального  оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации. Названные формы утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями на 6 апреля 2001 года).

До проведения инвентаризации важно убедиться, что  в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

1) осуществляется  ли охрана территории организации,  оборудованы ли помещения пожарно-охранной  сигнализацией;

2) заключены  ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

3) соответствуют  ли должности материально ответственных  лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

4) созданы  ли материально ответственным  лицам условия для обеспечения  сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

5) оснащены  ли места хранения материальных  ценностей необходимыми измерительными  приборами;

6) существует  ли контроль над порядком вывоза  ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;

7) хранятся  ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам,  отдельно;

8) назначена  ли приказом руководителя постоянно  действующая комиссия для проверки  сохранности материальных ценностей.

Руководитель  организации должен обеспечить условия  для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные  сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные  и контрольные приборы.

Бухгалтерия распечатывает инвентаризационные описи, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», по объектам и  структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации в количестве не менее  двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения.

      Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ценностей предоставляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Учет материально-производственных запасов на примере ООО «Фолинор»

2.1. Характеристика финансово-хозяйственной  деятельности организации.

 

      ООО «Фолинор» учреждено, в соответствии с Указом Президента РФ «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий, добровольных объединений в акционерные общества 28.06.1996 года.

      Предприятие является надежным поставщиком своей продукции, деятельность предприятия основана на постоянном развитии и оснащении производства, на применении новых технологий, обеспечения наивысшего качества продукции на всех стадиях производства. В основе деятельности предприятия лежит принцип создания благоприятных условий для труда, принцип сохранения окружающей среды для будущих поколений.

      Общество  в своей деятельности руководствуется  Конституцией РФ, Гражданским Кодексом РФ, Указами и распоряжениями Президента РФ, и иными нормативными и правовыми актами Московской области, приказами и распоряжениями руководства ООО «Фолинор». В ООО «Фолинор» организован отдел договорных отношений, сбыта и   реализации выполненных работ.

      ООО «Фолинор» является юридическим лицом, имеет в собственности имущество, учитываемое на его балансе, расчетные и иные счета в учреждениях банка, круглую печать со своим наименованием.

      Основной  вид деятельности: строительно-монтажные  работы Источником формирования средств  общества является прибыль от реализации выполненных работ ( монтаж металлоконструкций ), а так же других видов деятельности, не запрещенных Законодательством РФ.

      Ведение бухгалтерского учета осуществляет – бухгалтерия, возглавляемое главным бухгалтером.

      

      Рис.2 Организационная структура управления ООО «Фолинор» 

      Функцией  бухгалтерии является учет и анализ финансового состояния предприятия, который показывает, по каким направлениям надо вести работу, чтобы улучшить его. Для облегчения своей работы бухгалтерия ООО «Фолинор» использует автоматизированный учет с использованием программы 1С:Бухгалтерия, версия 7.7. Бухгалтерия обязана следить за точными и своевременными выплатами налогов и денежных обязательств предприятия, вести точный документальный учет по работе предприятия для представления отчетности в проверяющие органы.

      Бухгалтерская отчетность представляется в установленные  сроки в ИФНС № 8 по Московской области;

      - ежеквартальная отчетность  (до 20   числа   месяца   следующего   за отчетным);

      - годовая отчетность (до 30 марта следующего за отчетным годом).

      В соответствии с Положением « О  бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», ПБУ 1 /08 «Учетная политика организации» и Федеральным законом от 21.11.1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» бухгалтерия руководствуется в своей деятельности разработанной и принятой к исполнению с 2008 года учетной политикой ООО «Фолинор» сформированной с учетом принципов и правил, регламентирующих методические и организационные основы ведения организацией бухгалтерского учета.

      Система материальной ответственности регламентируется договорами материальной ответственности, являющимися неотъемлемой частью трудового договора заключенного с работниками бухгалтерии. 

      Таб. 2 Основные экономические показатели хозяйственно-финансовой деятельности ООО ««Фолинор»» за 2006-2008 гг.